Введение. Понятие и принципы организации конфиденциального документооборота.

Информация о документе:

Дата добавления: 08/11/2015 в 16:27
Количество просмотров: 18
Добавил(а): Денис Копылов
Название файла: vvedenie_ponyatie_i_principy_organizacii_konfidenc.doc
Размер файла: 88 кб
Рейтинг: 0, всего 0 оценок

Введение. Понятие и принципы организации конфиденциального документооборота.

9


Тема 1

Введение. Понятиеи принципыорганизацииконфиденциальногодокументооборота.

Термин «конфиденциальный документ» имеет латинское про­исхождение: confidential - доверие (доверительный, не подлежащий огласке, секретный), documentum - доказательство, свидетельство. То есть конфиденциальный документ - это документ, содержащий какую-то тайну и поэтому имеющий ограниченный доступ.

Ограничение доступа к информации устанавливается федеральными законами в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства. Любая форма завладения и пользования конфиденциальной информацией без прямо выраженного согласия ее собственника (за исключением случаев, указанных в законе) является нарушением его прав, т.е. неправомерной.

Конфиденциальными в соответствии с законом являются, в частности, такие виды информации, как личная тайна, непосредственно затрагивающая права и свободы гражданина, или его персональные данные, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных или иных сообщений. Конфиденциальная информация может быть получена гражданами (физическими лицами) при исполнении ими профессиональных обязанностей или организациями при осуществлении ими определенных видов деятельности (профессиональная тайна).

Конфиденциальная информация может составлять коммерческую тайну, служебную тайну или иную тайну.

Государственная тайна - это принадлежащие государству (государственному учреждению) сведения о его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности государства. Защита информации, составляющей государственную тайну, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.


Виды тайн в гражданском законодательстве

Российской Федерации и

группы конфиденциальной информации.


Соответствие видов тайн в гражданском законодательстве группам конфиденциальной информации представлено в следующей таблице:


Соответствие видов тайн в гражданском законодательстве

группам конфиденциальной информации.

Существующие в гражданском законодательстве виды тайн

Группы конфиденциальной информации


Информация о гражданах (персональные данные)

Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (ст. 2 закона «Об информации, информатизации и защите информации»)

Персональные данные

Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях


Личная и семейная тайна

(ст. 23 Конституции России, ст. 150 ГК РФ)


Тайна следствия и судопроизводства

Данные предварительного следствия могут быть преданы гласности лишь с разрешения следователя или прокурора и в том объеме, в каком они признают это возможным (ст. 139 УПК РСФСР)

Тайна следствия и судопроизводства

Тайна совещания судей

Приговор постановляется судом в совещательной комнате. Во время совещания судей в совещательной комнате могут находиться лишь судьи, входящие в состав суда по данному делу. Присутствие иных лиц не допускается... Судьи не могут разглашать суждения, имевшие место во время совещания (ст. 302 УПК РСФСР)

Сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства

Служебная тайна

Информация составляет служебную или коммерческую тайну в случае, когда информация имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности. Сведения, которые не могут составлять служебную или коммерческую тайну, определяются законом или иными правовыми актами (ст. 139 ГК РФ)

Служебная тайна


Служебные сведения, доступ к который ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (служебная тайна)


Тайна усыновления ребенка

Тайна усыновления ребенка охраняется законом. Судьи, вынесшие решение об усыновлении ребенка, или должностные лица, осуществившие государственную регистрацию усыновления, а также лица, иным образом осведомленные об усыновлении, обязаны сохранять тайну усыновления ребенка (ст. 139 Семейного кодекса РФ)

Геологическая информация о недрах

Информация о геологическом строении недр, находящихся в них полезных ископаемых, условиях их разработки, а также иных качествах и особенностях недр, содержащаяся в геологических отчетах, картах и иных материалах, является собственностью заказчика, финансировавшего работы, в результате которых получена данная информация, если иное не предусмотрено лицензией на пользование недрами (ст. 27 закона «О недрах»)

Налоговая тайна

Налоговую тайну составляют любые полученные налоговым органом сведения о налогоплательщике, за исключением сведений:

1)разглашенных налогоплательщиком самостоятельно или с его согласия;

2)об идентификационном номере налогоплательщика;

3)об уставном фонде (уставном капитале) организации;

4)о нарушениях законодательства о налогах и сборах и мерах ответственности за эти нарушения;

5)предоставляемых налоговым или правоохранительным органам других государств в соответствии с международными договорами (соглашениями) о взаимном сотрудничестве, одной из сторон которых является Российская Федерация (ст. 102 Налогового кодекса РФ)

Служебная информация о рынке ценных бумаг

Служебной информацией... признается любая не являющаяся общедоступной информация об эмитенте и выпушенных им эмиссионных ценных бумагах, которая ставит лиц, обладающих в силу своего служебного положения, трудовых обязанностей или договора, заключенного с эмитентом, такой информацией, в преимущественное положение по сравнению с другими субъектами рынка ценных бумаг (ст. 31 Закона «О рынке ценных бумаг»)

Служебная тайна

Служебные сведения, доступ к который ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (служебная тайна)

Врачебная тайна

Информация о факте обращения за медицинской помощью, состоянии здоровья гражданина, диагнозе его заболевания и иные сведения, полученные при его обследовании и лечении, составляют врачебную тайну. Гражданину должна быть подтверждена гарантия конфиденциальности передаваемых им сведений (ст. 61 Основ законодательства Российской Федерации «Об охране здоровья граждан»). Врачам и иным сотрудникам учреждения здравоохранения запрещается разглашать сведения о доноре и реципиенте (ст. 14 закона «О трансплантации органов и (или) тканей человека»)

Профессиональная тайна


Сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами


Тайна связи

Тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных и иных сообщений, передаваемых по сетям электрической и почтовой связи, охраняется Конституцией Российской Федерации (ст. 32 закона «О связи»)

Нотариальная тайна

Нотариус обязан хранить в тайне сведения, которые стали ему известны в связи с осуществлением его профессиональной деятельности. Суд может освободить нотариуса от обязанности охранения тайны, если против нотариуса возбуждено уголовное дело в связи с совершением нотариального действия (ст. 16 Основ законодательства Российской Федерации «О нотариате»)

Адвокатская тайна

Адвокат не вправе разглашать сведения, сообщенные ему доверителем в связи с оказанием юридической помощи. Адвокат не может быть допрошен в качестве свидетеля об обстоятельствах, которые стали ему известны в связи с исполнением им обязанностей защитника или представителя (ст. 15, ст. 16 «Положения об адвокатуре СССР»)

Журналистская тайна

Редакция не вправе разглашать в распространяемых сообщениях и материалах сведения, предоставленные гражданином с условием сохранения их в тайне. Редакция обязана сохранять втайне источник информации и не вправе называть лицо, предоставившее сведения с условием неразглашения его имени, за исключением случая, когда соответствующее требование поступило от суда в связи с находящимся в его производстве делом (ст. 41 закона «О средствах массовой информации»)

Коммерческая тайна

Информация составляет служебную или коммерческую тайну в случае, когда информация имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности. Сведения, которые не могут составлять служебную или коммерческую тайну, определяются законом или иными правовыми актами (ст. 139 ГК РФ)

Коммерческая тайна


Сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (коммерческая тайна)


Банковская тайна

Банк гарантирует тайну банковского счета и банковского вклада, операций по счету и сведений о клиенте (ст. 857 ГК РФ)

Тайна страхования

Страховщик не вправе разглашать полученные им в результате своей профессиональной деятельности сведения о страхователе, застрахованном лице и выгодоприобретателе, состоянии их здоровья, а также об имущественном положении этих лиц (ст. 946 ГК РФ)

Ноу-хау

Сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них (Указ Президента России «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»)



Существует целый ряд сведений, не являющихся государственными секретами, связанных с производством, технологией, управлением, финансами, другой деятельностью хозяйствующего субъекта, разглашение которых (передача, утечка) может нанести ущерб его интересам. Такие сведения принято называть и/или коммерческой тайной.


Коммерческая тайна — это «информация, включающая формулу, состав, комбинацию, программу, приспособление, метод, технику или процесс, которая: (1) имеет самостоятельную экономическую стоимость (используемую или потенциальную) благодаря тому, что не является общеизвестной или доступной людям, которые могут использовать ее в коммерческих целях, и (2) является объектом разумных при данных условиях усилий по ее защите».

Поскольку определение любого понятия должно устанавливать его сущность, в определении понятия «коммерческая тайна» необходимо отразить следующие ее сущностные параметры:

  • области (сферы) деятельности, в которых может быть информация, составляющая коммерческую тайну;

  • кто определяет состав информации, относимой к коммерческой тайне;

  • на кого возложена защита коммерческой тайны;

  • чьи интересы обеспечивает режим коммерческой тайны.

Из Закона «О коммерческой тайне» следует, что информация, составляющая коммерческую тайну, может быть в любой сфере предпринимательской деятельности, определять состав такой информации и защищать ее должен обладатель (собственник) информации в собственных интересах. Государство лишь гарантирует право на коммерческую тайну и берет на себя обязательство обеспечивать судебную защиту этого права.

С учетом изложенного, определение коммерческой тайны можно сформулировать следующим образом:

«Коммерческая тайна— вид тайны, включающий информацию, устанавливаемую и защищаемую ее обладателем в любой сфере его коммерческой деятельности, доступ к которой ограничивается в интересах обладателя информации».

«Носитель информации — физическое лицо или материальный объект, в том числе физическое поле, в которых информация находит свое отображение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов».

Документы, содержащие информацию, составляющие коммерческую тайну, принято называтьконфиденциальными документами, а процессы изготовления таких документов и организацию работы с ними —конфиденциальным делопроизводством.

Организация и технология конфиденциального делопроизводства не регламентированы государственными нормативными актами. Их должен определять обладатель конфиденциальных документов, учитывая специфику деятельности предприятия. Однако при этом ему необходимо руководствоваться определенными нормами и правилами работы с конфиденциальными документами, обеспечивающими нужный уровень функционирования предприятия, сохранность документов и конфиденциальность содержащейся в них информации.


В открытом делопроизводстве документооборот предприятия определяется как «движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело». (Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991, с.25.)

В соответствии с этим определением движение поступивших документов начинается с момента их получения, однако до регистрации документы проходят стадии предварительного рассмотрения, распределения, определения состава документов, не подлежащих регистрации, доклада документов руководству, передачи части из них в структурные подразделения.

В конфиденциальном делопроизводстве предварительное рассмотрение, передача по назначению и другие работы с поступившими документами осуществляются тоже с момента их получения, но до начала движения они должны быть учтены. Следовательно, движение поступивших конфиденциальных документов начинается после того, как они учтены.

Изданные на предприятии открытые документы включаются в документооборот с момента их создания. Документ считается созданным только тогда, когда он подписан (утвержден). После подписания производится регистрация и начинается движение документа. Поэтому фактически документ включается в документооборот с момента его регистрации.

В конфиденциальном делопроизводстве изданные документы включаются в документооборот тоже с момента их учета. Но учет документов осуществляется не после подписания, а на стадии подготовки их проектов. С момента учета до подписания документы находятся в движении (прием-передача между исполнителями и подразделением конфиденциального делопроизводства, визирование), то есть они уже включены в документооборот. Поэтому применительно к конфиденциальным документам неправомерно говорить, что они включаются в документооборот с момента их создания.

Движение документов выделенного хранения также начинается после их учета.

С учетом всего сказанного, можно дать определение конфиденциального документооборота как движение конфиденциальных документов с момента их учета до отправления, подшивки в дело или перевода на учет выделенного хранения поступивших и изданных документов и отправления, уничтожения или передачи на архивное хранение документов выделенного хранения.

Целью и открытого, и конфиденциального документооборота является обеспечение исполнения и использования документов.

В процессе движения документов нужно создавать условия для сохранности документов, ибо их утрата исключает возможность исполнения и использования. Вместе с тем важной отличительной чертой и особенностью конфиденциального документооборота является необходимость защиты документов от несанкционированного доступа к ним с целью предотвращения утечки конфиденциальной информации. Поэтому организация конфиденциального документооборота должна строиться на основе следующих принципов:

  • разрешительной системы доступа к конфиденциальным документам;

  • обеспечения пользователей всеми необходимыми им в силу служебных обязанностей конфиденциальными документами, но только теми, которые действительно необходимы для выполнения конкретных видов работы;

  • исключения несанкционированного доступа к конфиденциальным документам;

  • целенаправленного регулирования процессов движения конфиденциальных документов;

  • исключения инстанций прохождения конфиденциальных документов и действий с ними, не обусловленных характером и порядком исполнения документов;

  • фиксированной передачи конфиденциальных документов;

  • обеспечения своевременного и качественного исполнения конфиденциальных документов;

  • персональной и обязательной ответственности за выдачу неправомерных разрешений на ознакомление с конфиденциальными документами и на их отправление.