Введение. Понятие и принципы организации конфиденциального документооборота.

Информация о документе:

Дата добавления: 30/10/2015 в 18:00
Количество просмотров: 43
Добавил(а): Денис Копылов
Название файла: vvedenie_ponyatie_i_principy_organizacii_konfidenc.doc
Размер файла: 173 кб
Рейтинг: 0, всего 0 оценок

Введение. Понятие и принципы организации конфиденциального документооборота.

23


Тема 1

Введение. Понятиеи принципыорганизацииконфиденциальногодокументооборота.

1.Введение


В данном курсе лекций на основе требований к защите коммерческой тайны и опыта работы автора в области защищенного делопроизводства с достаточной полнотой раскрываются все вопросы, связанные с созданием и обработкой конфиденциальных документов, изготовленных на естественном языке на различных бумажных носителях. Вместе с тем излагаются и необходимые методы и мероприятия по обеспечению ограниченного доступа к документам.

Структура курса отражает последовательность этапов работы с конфиденциальными документами. Изложенные положения базируются на рациональной технологии делопроизводства, оптимизации видов учета и минимизации состава учетных форм документов, соблюдении персональной ответственности за сохранность документов и обеспечении конфиденциальности содержащихся в них сведений.

Термин «конфиденциальный документ» имеет латинское про­исхождение: confidential - доверие (доверительный, не подлежащий огласке, секретный), documentum - доказательство, свидетельство. То есть конфиденциальный документ - это документ, содержащий какую-то тайну и поэтому имеющий ограниченный доступ.

Ограничение доступа к информации устанавливается федеральными законами в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства. Любая форма завладения и пользования конфиденциальной информацией без прямо выраженного согласия ее собственника (за исключением случаев, указанных в законе) является нарушением его прав, т.е. неправомерной.

Конфиденциальными в соответствии с законом являются, в частности, такие виды информации, как личная тайна, непосредственно затрагивающая права и свободы гражданина, или его персональные данные, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных или иных сообщений. Конфиденциальная информация может быть получена гражданами (физическими лицами) при исполнении ими профессиональных обязанностей или организациями при осуществлении ими определенных видов дея­тельности (профессиональная тайна).

Конфиденциальная информация может составлять коммерческую тайну, служебную тайну или иную тайну.

Государственная тайна - это принадлежащие государству (государственному учреждению) сведения о его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности государства. Защита информации, составляющей государственную тайну, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.


"Служебная тайна - вид тайны, включающий полученную феде­ральными и муниципальными органами власти информацию, со­ставляющую коммерческую тайну других субъектов, а также уста­навливаемую и защищаемую органами власти и предприятиями собственную информацию, Доступ к которой ограничивается слу­жебной необходимостью".

Виды тайн в гражданском законодательстве

Российской Федерации и

группы конфиденциальной информации.


Соответствие видов тайн в гражданском законодательстве группам конфиденциальной информации представлено в следующей таблице:


Соответствие видов тайн в гражданском законодательстве

группам конфиденциальной информации.

Существующие в гражданском законодательстве виды тайн

Группы конфиденциальной информации


Информация о гражданах (персональные данные)

Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (ст. 2 закона «Об информации, информатизации и защите информации»)

Персональные данные

Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях


Личная и семейная тайна

(ст. 23 Конституции России, ст. 150 ГК РФ)


Тайна следствия и судопроизводства

Данные предварительного следствия могут быть преданы гласности лишь с разрешения следователя или прокурора и в том объеме, в каком они признают это возможным (ст. 139 УПК РСФСР)

Тайна следствия и судопроизводства

Тайна совещания судей

Приговор постановляется судом в совещательной комнате. Во время совещания судей в совещательной комнате могут находиться лишь судьи, входящие в состав суда по данному делу. Присутствие иных лиц не допускается... Судьи не могут разглашать суждения, имевшие место во время совещания (ст. 302 УПК РСФСР)

Сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства

Служебная тайна

Информация составляет служебную или коммерческую тайну в случае, когда информация имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности. Сведения, которые не могут составлять служебную или коммерческую тайну, определяются законом или иными правовыми актами (ст. 139 ГК РФ)

Служебная тайна


Служебные сведения, доступ к который ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (служебная тайна)


Тайна усыновления ребенка

Тайна усыновления ребенка охраняется законом. Судьи, вынесшие решение об усыновлении ребенка, или должностные лица, осуществившие государственную регистрацию усыновления, а также лица, иным образом осведомленные об усыновлении, обязаны сохранять тайну усыновления ребенка (ст. 139 Семейного кодекса РФ)

Геологическая информация о недрах

Информация о геологическом строении недр, находящихся в них полезных ископаемых, условиях их разработки, а также иных качествах и особенностях недр, содержащаяся в геологических отчетах, картах и иных материалах, является собственностью заказчика, финансировавшего работы, в результате которых получена данная информация, если иное не предусмотрено лицензией на пользование недрами (ст. 27 закона «О недрах»)

Налоговая тайна

Налоговую тайну составляют любые полученные налоговым органом сведения о налогоплательщике, за исключением сведений:

1)разглашенных налогоплательщиком самостоятельно или с его согласия;

2)об идентификационном номере налогоплательщика;

3)об уставном фонде (уставном капитале) организации;

4)о нарушениях законодательства о налогах и сборах и мерах ответственности за эти нарушения;

5)предоставляемых налоговым или правоохранительным органам других государств в соответствии с международными договорами (соглашениями) о взаимном сотрудничестве, одной из сторон которых является Российская Федерация (ст. 102 Налогового кодекса РФ)

Служебная информация о рынке ценных бумаг

Служебной информацией... признается любая не являющаяся общедоступной информация об эмитенте и выпушенных им эмиссионных ценных бумагах, которая ставит лиц, обладающих в силу своего служебного положения, трудовых обязанностей или договора, заключенного с эмитентом, такой информацией, в преимущественное положение по сравнению с другими субъектами рынка ценных бумаг (ст. 31 Закона «О рынке ценных бумаг»)

Служебная тайна

Служебные сведения, доступ к который ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (служебная тайна)

Врачебная тайна

Информация о факте обращения за медицинской помощью, состоянии здоровья гражданина, диагнозе его заболевания и иные сведения, полученные при его обследовании и лечении, составляют врачебную тайну. Гражданину должна быть подтверждена гарантия конфиденциальности передаваемых им сведений (ст. 61 Основ законодательства Российской Федерации «Об охране здоровья граждан»). Врачам и иным сотрудникам учреждения здравоохранения запрещается разглашать сведения о доноре и реципиенте (ст. 14 закона «О трансплантации органов и (или) тканей человека»)

Профессиональная тайна


Сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами


Тайна связи

Тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных и иных сообщений, передаваемых по сетям электрической и почтовой связи, охраняется Конституцией Российской Федерации (ст. 32 закона «О связи»)

Нотариальная тайна

Нотариус обязан хранить в тайне сведения, которые стали ему известны в связи с осуществлением его профессиональной деятельности. Суд может освободить нотариуса от обязанности охранения тайны, если против нотариуса возбуждено уголовное дело в связи с совершением нотариального действия (ст. 16 Основ законодательства Российской Федерации «О нотариате»)

Адвокатская тайна

Адвокат не вправе разглашать сведения, сообщенные ему доверителем в связи с оказанием юридической помощи. Адвокат не может быть допрошен в качестве свидетеля об обстоятельствах, которые стали ему известны в связи с исполнением им обязанностей защитника или представителя (ст. 15, ст. 16 «Положения об адвокатуре СССР»)

Журналистская тайна

Редакция не вправе разглашать в распространяемых сообщениях и материалах сведения, предоставленные гражданином с условием сохранения их в тайне. Редакция обязана сохранять втайне источник информации и не вправе называть лицо, предоставившее сведения с условием неразглашения его имени, за исключением случая, когда соответствующее требование поступило от суда в связи с находящимся в его производстве делом (ст. 41 закона «О средствах массовой информации»)

Коммерческая тайна

Информация составляет служебную или коммерческую тайну в случае, когда информация имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности. Сведения, которые не могут составлять служебную или коммерческую тайну, определяются законом или иными правовыми актами (ст. 139 ГК РФ)

Коммерческая тайна


Сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (коммерческая тайна)


Банковская тайна

Банк гарантирует тайну банковского счета и банковского вклада, операций по счету и сведений о клиенте (ст. 857 ГК РФ)

Тайна страхования

Страховщик не вправе разглашать полученные им в результате своей профессиональной деятельности сведения о страхователе, застрахованном лице и выгодоприобретателе, состоянии их здоровья, а также об имущественном положении этих лиц (ст. 946 ГК РФ)

Ноу-хау

Сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них (Указ Президента России «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»)




Существует целый ряд сведений, не являющихся государственными секретами, связанных с производством, технологией, управлением, финансами, другой деятельностью хозяйствующего субъекта, разглашение которых (передача, утечка) может нанести ущерб его интересам. Такие сведения принято называть и/или коммерческой тайной.


Коммерческая тайна прямо связана с коммерческой деятельностью, является необходимым условием ее существования.

Коммерческая деятельность имеет длительную историю. Слово «коммерция»происходит от латинского «commercum» и в переводе означает торговлю. Первоначально этот термин употреблялся в буквальном смысле, в том числе и в России. Например, с 1717 по 1823 г. г. вопросами торговли в Российской империи ведала Коммерц-коллегия, почетный титул «советник коммерции» присваивался только купцам. Однако с развитием торгово-промышленной деятельности понятийное значение этого слова расширялось, оно, наряду с торговой, стало охватывать и промышленную сферу, а с развитием кредитных отношений и страхования соответственно финансовую (банковскую) и страховую деятельность. В этой связи характерно, что упомянутая Коммерц-коллегия с 1811 г. стала подчиняться министру финансов, а существовавшие в России средние учебные заведения — коммерческие училища (первое открыто в 1773 г.) готовили специалистов для торгово-промышленной деятельности.

В современном понимании коммерческая деятельность не привязывается к какой-либо определенной сфере. Она охватывает любую деятельность — промышленную, торговую, финансовую, научно-исследовательскую и др.

Синонимом коммерческой деятельности является предпринимательская деятельность.

Согласно Гражданскому кодексу Российской Федерации, предпринимательская деятельность — это «самостоятельная, осуществляемая на свой риск деятельность, направленная на систематическое получение прибыли от пользования имуществом, продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг лицами, зарегистрированными в этом качестве в установленном порядке».

Следовательно, коммерческими предприятиями являются те, для которых извлечение прибыли является основной целью деятельности. Ими могут быть как частные, так и государственные, а также муниципальные предприятия.

Предпринимательскую деятельность могут осуществлять и некоммерческие предприятия, т. е. такие, которые в качестве основной цели имеют не извлечение прибыли, а достижение общественных благ: социальных, культурных, образовательных, здравоохранительных, благотворительных и др. Однако такие предприятия могут осуществлять предпринимательскую деятельность лишь постольку, поскольку это служит достижению целей, ради которых они созданы, и соответствующую этим целям.

Отличительным признаком коммерческой деятельности является соизмерение затрат и результатов работы, получение максимальной прибыли.

Еще одной отличительной особенностью коммерческой деятельности является то, что она, как правило, осуществляется в условиях конкуренции, соперничества, борьбы предприятий за получение выгод, преимуществ по сравнению с предприятиями аналогичного профиля.

Коммерческая деятельность может осуществляться и при отсутствии конкурента, при монопольном положении предприятия в той или другой сфере деятельности, однако это скорее исключение, чем правило. Правилом же является то, что конкурентная борьба — спутник коммерческой деятельности и условие выживания коммерческих предприятий. Отсюда — стремление сохранить в секрете от конкурента (соперника) те приемы и особенности своей деятельности, которые обеспечивают преимущество над конкурентом, отсюда и стремление конкурентов выявить эти секреты, что бы использовать их в своих интересах.

Получение, использование, разглашение таких секретов без согласия их владельцевотнесены к одной из форм недобросовестной конкуренции, называемойпромышленным шпионажем.

Защищаемые секреты коммерческой деятельностиполучили название коммерческой тайны.

Понятие коммерческой тайны также имеет свою историю.

В мировой практике сначала применялись термины «промышленная тайна», «торговая тайна», «тайна кредитных отношений», т. е. название тайны увязывалось с конкретной сферой деятельности. Российский юрист В. Розенберг сделал попытку объединить эти названия в одном — «промысловая тайна» и даже выпустил в 1910г. одноименную книгу. Однако этот термин не прижился. И в Российской империи и за рубежом окончательно утвердился термин «коммерческая тайна», объединяющий тайну любой деятельности, имеющей целью извлечение прибыли.

Со второй половины XIXв. появляются и различные определения понятия коммерческой тайны, в первую очередь, в сфере уголовного и гражданского законодательства. Например, немецкое законодательство определяло коммерческую тайну как тайну технических процессов изготовления продукции и тайну операций по ее сбыту или, как выражались более высоким языком, тайну производства благ и тайну их распределения.

В России по Уголовному уложению 1903 г. под коммерческой тайной понимались особые употребляемые или предполагаемые к употреблению приемы производства, а в другой редакции — индивидуальные особенности процессов производства и торговли. Тайна процессов производства классифицировалась тайной имущественной, а торговли — тайной деловой.

Раскрыть сущность коммерческой тайны пробовали и в научной литературе. Ученые Германии коммерческую тайну определяли как все свойственные данному предприятию особенности, индивидуальные детали деятельности. Во Франции коммерческую тайну рассматривали, как «такой прием, способ, особое приготовление, которые ранее не применялись и держать которые в тайне представляет для владельца интерес как возможность получить особую выгоду от своего труда». Упоминавшийся В. Розенберг рассматривал коммерческую тайну как тайну индивидуальных особенностей купечески организованного производства, тайну индивидуальных проявлений труда.

Различное толкование понятия «коммерческая тайна» продолжается до сих пор. Среди множества существующих вариантов наиболее емкое ее определение сформулировано так:

Коммерческая тайна — это «информация, включающая формулу, состав, комбинацию, программу, приспособление, метод, технику или процесс, которая: (1) имеет самостоятельную экономическую стоимость (используемую или потенциальную) благодаря тому, что не является общеизвестной или доступной людям, которые могут использовать ее в коммерческих целях, и (2) является объектом разумных при данных условиях усилий по ее защите».

(Практика защиты коммерческой тайны в США. Руководство по защите Вашей деловой информации. - М.: Крокус интернешил, 1990, с. 28-29.)

В России в ноябре 1917 г. коммерческая тайна была отменена. Во время НЭПа она получила неофициальный «ренессанс», но в дальнейшем использовалась лишь внешнеторговыми предприятиями СССР при контактах с другими странами, однако отечественной законодательной основы под этим не было. Прекратилась и научная деятельность в этой области.

Возрождение во второй половине 80-х г. предпринимательской деятельности повлекло за собой разработку связанных с ней нормативных документов, в том числе касающихся коммерческой тайны. В первую очередь потребовалось сформулировать определение коммерческой тайны. Такое определение было сделано в Законе «О предприятиях в СССР». В нем сказано: «Под коммерческой тайной предприятияпонимаются не являющиеся государственными секретами сведения, связанные с производством, технологической информацией, управлением, финансами и другой деятельностью предприятия, разглашение (передача, утечка) которых может нанести ущерб его интересам».

В Гражданском кодексе Российской Федерации изложены основания отнесения информации к коммерческой тайне:«Информация составляет … коммерческую тайну в случае, когда информация имеет действительную или потенциальную ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет доступа на законном основании и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности».

Это касается и определения коммерческой тайны.Оно сформулировано следующим образом: «Информация, составляющая коммерческую тайну (далее также — коммерческая тайна), — научно-техническая, технологическая, коммерческая, организационная или иная используемая в экономической деятельности информация, в том числе ноу-хау, которая обладает действительной или потенциальной коммерческой ценностью в силу ее неизвестности третьим лицам, которые могли бы получить выгоду от ее разглашения или использования, к которой нет свободного доступа на законном основании и по отношению к которой принимаются адекватные ее ценности правовые, организационные, технические или иные меры охраны».

Нетрудно заметить, что в этом определении явно прослеживается стремление «состыковаться» с Гражданским кодексом Российской Федерации. В то же время в своей содержательной части данное определение преследует цель не столько раскрытия сущности и отличительных особенностей коммерческой тайны, сколько установления правовых оснований для привлечения к ответственности лиц, виновных в разглашении или несанкционированном использовании сведений, составляющих коммерческую тайну. Установление таких оснований в Гражданском кодексе совершенно правомерно, но перенесение их в определение понятия лишь запутывает само понятие.

Действительно, разве не очевидно, что информация, составляющая коммерческую тайну, должна обладать коммерческой ценностью, быть неизвестной третьим лицам и охраняться, не говоря уже о содержащихся в определении сопутствующих этим положениям деталях? Нужно ли перечислять виды информации, заканчивая словами «или иная», не проще ли объединить все это одним словом «любая»? Выражение «к которой нет доступа на законном основании» имеет отношение к критериям и условиям отнесения информации к коммерческой тайне, а не к сути коммерческой тайны.

Поскольку определение любого понятия должно устанавливать его сущность, в определении понятия «коммерческая тайна» необходимо отразить следующие ее сущностные параметры:

  • области (сферы) деятельности, в которых может быть информация, составляющая коммерческую тайну;

  • кто определяет состав информации, относимой к коммерческой тайне;

  • на кого возложена защита коммерческой тайны;

  • чьи интересы обеспечивает режим коммерческой тайны.

Из Закона «О коммерческой тайне» следует, что информация, составляющая коммерческую тайну, может быть в любой сфере предпринимательской деятельности, определять состав такой информации и защищать ее должен обладатель (собственник) информации в собственных интересах. Государство лишь гарантирует право на коммерческую тайну и берет на себя обязательство обеспечивать судебную защиту этого права.

С учетом изложенного, определение коммерческой тайны можно сформулировать следующим образом:

«Коммерческая тайна— вид тайны, включающий информацию, устанавливаемую и защищаемую ее обладателем в любой сфере его коммерческой деятельности, доступ к которой ограничивается в интересах обладателя информации».

Согласно Закона «О коммерческой тайне», обладатель коммерческой тайны— физическое или юридическое лицо, обладающее на законном основании информацией, составляющей коммерческую тайну, и соответствующими правами в полном объеме.

Информация, составляющая коммерческую тайну, не существует сама по себе. Она отображается в различных носителях, которые могут ее сохранять, накапливать, передавать. С их помощью осуществляется и использование информации.

В ГОСТ 50922—96 «Защита информации. Основные термины и определения» содержится следующее определение носителя:

«Носитель информации — физическое лицо или материальный объект, в том числе физическое поле, в которых информация находит свое отображение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов».

Из этого определения следует, во-первых, что материальные объекты — это не только то, что можно увидеть или потрогать, но и физические поля, а также мозг человека, во-вторых, что информация в носителях отображается не только символами, т. е. буквами, цифрами, знаками, но и образами в виде рисунков, чертежей, схем, других знаковых моделей, сигналами в физических полях, техническими решениями в изделиях, техническими процессами в технологии изготовления продукции.

Таким образом, коммерческая тайна является своего рода собирательным понятием, включающим различные носители с соответствующей информацией, и защита коммерческой тайны в итоге сводится к защите ее носителей.

Типы материальных объектов как носителей информации различны. Ими могут быть магнитные ленты, магнитные и лазерные диски, фото-, кино-, видео- и аудиопленки, различные виды промышленной продукции, технологические процессы и др. Но наиболее массовым типом являются носители на бумажной основе. Информация в них фиксируется рукописным, машинописным, электронным, типографским способами в форме текста, чертежа, схемы, рисунка, формулы, графика, карты и т. п. В этих носителях информация отображается в виде символов и образов. Такая информация Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации» отнесена к разряду документированной информациии представляет собой различные виды документов.

Документы, содержащие информацию, составляющие коммерческую тайну, принято называтьконфиденциальными документами, а процессы изготовления таких документов и организацию работы с ними —конфиденциальным делопроизводством.

Организация и технология конфиденциального делопроизводства не регламентированы государственными нормативными актами. Их должен определять обладатель конфиденциальных документов, учитывая специфику деятельности предприятия. Однако при этом ему необходимо руководствоваться определенными нормами и правилами работы с конфиденциальными документами, обеспечивающими нужный уровень функционирования предприятия, сохранность документов и конфиденциальность содержащейся в них информации.


2. СЛУЖЕБНАЯ И КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА.


Сведения, составляющие коммерческую тайну.

Как правило, коммерческую тайну составляют три вида сведений:

  • Коммерческая информация;

  • Производственная информация (ноу-хау);

  • Организационно-управленческая информация.


По гражданскому законодательству (ст. 139 ГК РФ) обладатель технической, организационной или коммерческой информации, составляющей секрет производства (ноу-хау), имеет право на защиту от незаконного использования этой информации при условии, что:

  • эта информация имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам;

  • к этой информации нет свободного доступа на законном основании;

  • обладатель информации принимает надлежащие меры к охране ее конфиденциальности.

Не допускается получение, использование, разглашение научно-технической, производственной или торговой информации, в том числе коммерческой тайны, без согласия ее владельца. Что является коммерческой тайной вуза (конфиденциальной информацией), определяет руководитель: директор предприятия, ректор вуза или уполномоченные на то органы учреждения. Более подробно эти вопросы будут раскрыты в дальнейшем.

Предприятие имеет право не предоставлять сведения, составляющие коммерческую тайну, контролирующим деятельность предприятия органам, если эти вопросы не входят в их компетенцию и не относятся к предмету контроля.

Если в ходе выполнения возложенных на эти органы функций они будут иметь доступ к сведениям, составляющим коммерческую тайну, то эти сведения не подлежат разглашению. В случае разглашения сведений, составляющих коммерческую тайну, причиненные убытки подлежат возмещению в установленном законом порядке.

Вред, нанесенный имуществу юридического лица, подлежит возмещению в полном объеме,(ст. 15 Закона РСФСР "О конкуренции и ограничении монополистической деятельности на товарных рынках", ст. 25 Закона РСФСР "О банках и банковской деятельности").




2.1. Коммерческая информация

Коммерческая информация помогает предпринимателю ответить на вопросы, как планировать получение прибыли и как ее получить. Ее предметом могут быть все свойственные данному предприятию особенности, детали коммерческой деятельности, деловые связи, закупка сырья и товаров, сведения о поставщиках, предполагаемой прибыли, методике установления цен и т.д.

В качестве коммерческой информации предпринимателю следует сохранять в режиме конфиденциальности в первую очередь следующие сведения:

  1. знания и опыт в области реализации продукции и услуг;

  2. сведения о конъюнктуре рынка, маркетинговые исследования;

  3. анализ конкурентоспособности, продукции и услуг;

  4. информация о потребителях, заказчиках, посредниках;

  5. банковские отношения, кредиты, ссуды, долги;

  6. сведения о наиболее выгодных формах использования денежных средств, ценных бумагах, акциях, капиталовложениях;

  7. бухгалтерские и финансовые отчеты;

  8. предполагаемые объемы коммерческой деятельности;

  9. сведения о заработной плате;

  10. сведения о заключенных договорах (контрактах),

  11. предложения по их заключению;

  12. условия договоров, реализации и передачи продуктов;

  13. условия перевозки грузов;

  14. список клиентов;

  15. цены и расценки;

  16. деловая переписка;

  17. формы и виды расчетов и др.


Сохранение в тайне этой информации от всех посторонних, кроме налоговых и финансовых служб, — непременное условие для удержания достигнутых в конкурентной борьбе позиций.

Особое внимание следует уделить охране договоров, заключаемых предприятием. Большая их часть должна относиться к коммерческой тайне. Часто охране подлежат не только условия договора, но и сам факт его заключения. Поскольку деятельность коммерческих структур строится в основном на договорных началах, то, обладая информацией о заключаемых договорах, можно составить довольно полную картину о производственном и финансовом положении предприятия, о связях предприятия, состоянии его дел.

Приобретение клиентов фирмой, информация о них — результат деятельности прежде всего владельцев предприятия, которая осуществляется за их счет. Эту информацию следует сохранять строго конфиденциально, не доверяя порой даже ближайшим сотрудникам. Накопленные сведения о клиентах, об их потребностях, привычках, об особенностях заключений сделок обеспечивают прибыльность всех операций фирмы. Осведомленность же о наиболее выгодных клиентах конкурента и личностная информация о них (в частности, о привязанностях, дружеских и иных связях, которые могут влиять на принятие решений) дают возможность победить в конкурентной борьбе, переманив партнеров.


2.2. Секреты производства (ноу-хау)

Сфера использования производственно-технической информации чрезвычайно широка.

Это может быть и информация об изобретениях на стадии их разработки и оформления, программное обеспечение и базы данных для ЭВМ, рецепты приготовления кондитерских изделий и напитков, процесс изготовления различных изделий, электронные схемы и топологии, методы, способы, навыки и др.

Термин ноу-хаувпервые был использован в договорной практике Великобритании и США для обозначения информации, специально опущенной в описании новшества и в буквальном переводе означающий "знать как",что является сокращением выражения "знать, как это сделать".

На практике под ноу-хау понимаются технические решения — методы, способы, использование технологических процессов и устройств, которые не могут быть обеспечены патентной защитой по законодательству страны или по усмотрению владельца.

В одних случаях ноу-хау является изобретением, умышленно не патентуемым и сохраняемым в тайне, или элементом изобретения, не включенным в патент, так как патент не охраняет саму информацию, а только запрещает ее несанкционированное использование.

Сведения, составляющие предмет изобретения, целесообразно сохранять в режиме "ноу-хау" до подачи заявки на выдачу патента.

Часто использование изобретения невозможно проконтролировать, и тогда единственным способом защиты своих технических сведений от несанкционированного использования является сохранение их в режиме конфиденциальности.

Следует помнить при выборе формы охраны своей промышленной информации, что действие патента ограничено территориально и во времени, тогда как коммерческая тайна может сохраняться бессрочно.

В настоящее время ноу-хау называются все секреты производственной и предпринимательской деятельности.

Основные признаки ноу-хау:это знания, связанные с освоением, обслуживанием, созданием, эксплуатацией, ремонтом новой техники, технологии, материалов, управленческого, финансового, экономического и другого характера;

1. Эта информация имеет действительную или потенциальную ценность в силу неизвестности ее третьим лицам;

2. К этой информации нет свободного доступа третьим лицам на законном основании;

3. Обладатель информации предпринимает надлежащие меры к охране ее конфиденциальности.

Срок охраны ноу-хау ограничивается временем действия названных условий.


2.3. Организационно-управленческая информация ограниченного доступа:

  • структуры и методы управления;

  • связи как внутри, так и вне фирмы;

  • распределение обязанностей и их содержание;

  • взаимодействие структурных подразделений;

  • планы развития и реорганизации производства;

  • объекты охраны и контроля; его организация, методы, способы;

  • кадровый состав, его подбор, формирование и др.


3. ДРУГАЯ ИНФОРМАЦИЯ ОГРАНИЧЕННОГО ДОСТУПА.


Существует группа сведений, связанных с деятельностью предприятия, которая в соответствии с законодательством не может составлять коммерческую тайну. Перечень их установлен все еще действующим Постановлением Правительства РСФСР от 05.12.91 года №35 "О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну". К таким сведениям отнесены:

1. Учредительные документы (решение о создании предприятия или Договор учредителей и Устав);

2. Документы, дающие право заниматься предпринимательской деятельностью (регистрационные удостоверения, лицензии, патенты);

3. Сведения по установленным формам отчетности по финансово-хозяйственной деятельности и иные

сведения, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей в государственную бюджетную систему РФ;

4. Документы о платежеспособности;

5. Сведения о численности, составе работающих, их заработной плате и условиях труда, а также, наличии свободных мест;

6. Документы об уплате налогов и других обязательны платежах;

7. Сведения о загрязнении окружающей среды, нарушении Антимонопольного законодательства, несоблюдении безопасности условий труда, реализации продукции, причиняющей вред здоровью населения, а также других нарушениях законодательства РФ и размерах причиненного ущерба;

8. Сведения об участии должностных лиц предприятия в кооперативах, малых предприятиях, товариществах, акционерных обществах, объединениях и других организациях, занимающихся предпринимательской деятельностью.


Постановление запрещает государственным и муниципальным предприятиям до и в процессе приватизации относить к коммерческой тайне данные:

  1. О размерах имущества предприятия и его денежных средствах;

  2. О вложении средств в доходные активы (ценные бумаги) других предприятий;

  3. О кредитных, торговых и иных обязательствах предприятия, вытекающих из законодательства РФ, и заключенных им договорах;

  4. О договорах с кооперативами, другими негосударственными предприятиями, творческими и временными трудовыми коллективами, а также отдельными гражданами.

Далее: предприятия и лица, занимающиеся предпринимательской деятельностью, а также руководители государственных и муниципальных предприятий обязаны предоставлять сведения, перечисленные в п.п. 1 и 2 настоящего Постановления по требованию органов власти, управления, контролирующих и правоохранительных органов, других юридических лиц, имеющих на это право в соответствии с законодательством, а также трудового коллектива предприятий.

За искажение государственной отчетности должностные лица предприятий несут установленную законодательством ответственность — материальную, административную, уголовную.

Несмотря на то что вышеперечисленные сведения не могут составлять коммерческую тайну предприятия, тем не менее, они относятся к служебной информации, разглашать которую всем желающим просто нецелесообразно. Эти сведения являются чисто служебными и требуют особого обращения.

В соответствии со ст. 138 Гражданского кодекса Российской Федерации признается исключительное право (интеллектуальная собственность) гражданина или юридического лица на результаты интеллектуальной деятельности и приравненные к ним средства индивидуализации продукции, выполняемых работ или услуг (фирменное наименование, товарный знак, знак обслуживания и т.п.).

Использование результатов интеллектуальной деятельности и средств индивидуализации, которые являются объектом исключительных прав, может осуществляться третьими лицами только с согласия правообладателя.


4. ИСКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПРАВА

(ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНАЯ СОБСТВЕННОСТЬ).


В соответствии со ст. 138 Гражданского кодекса Российской Федерации признается исключительное право (интеллектуальная собственность) гражданина или юридического лица на результаты интеллектуальной деятельности и приравненные к ним средства индивидуализации продукции, выполняемых работ или услуг (фирменное наименование, товарный знак, знак обслуживания и т.п.).

Как правило, объекты интеллектуальной собственности не являются секретными и сведения о них общедоступны. Однако государство дает их владельцам исключительные права на их использование, так называемую "монополию" на определенный срок и на определенную территорию, а все другие лица как бы "исключаются" от их использования.

Использование результатов интеллектуальной деятельности и средств индивидуализации, которые являются объектом исключительных прав, может осуществляться третьими лицами только с согласия правообладателя.

Никто не вправе использовать объекты интеллектуальной собственности без согласия владельца.

Основными правовыми институтами, используемыми для урегулирования отношений, связанных с интеллектуальной собственностью, являются:

  • авторско-правовое законодательство;

  • патентное законодательство;

  • законодательство по защите от недобросовестной конкуренции.


4.1. Авторско-правовое законодательство

Авторско-правовое законодательство регулирует отношения, возникающие в связи с созданием и использованием произведений литературы, науки, искусства, являющихся результатом творческой деятельности.

К объектам авторского права можно отнести, в частности:

  1. Научные произведения:

  • статьи;

  • книги (учебники, учебные пособия);

  • сборники;

  • методические разработки;

  • конспекты лекций;

  • отчеты НИР;

  1. Программный продукт:

  • программы для ЭВМ;

  • базы данных;

  • произведения искусства, литературы и их переработки, входящие в состав программного продукта.

  1. Аудиовизуальные произведения.

  2. Производные произведения:

  • переводы;

  • обработки;

  • аннотации;

  • рефераты;

  • обзоры и др. переработки произведений науки.

Этот перечень объектов авторского права, создаваемых и используемых в учреждениях, конечно, не является исчерпывающим.

Основной формой защиты интеллектуальной собственности в области информатики является авторское право, реализованное в Законах Российской Федерации "О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных", "Об авторском праве и смежных правах".

Авторское право на все перечисленные выше объекты (в дальнейшем — произведения) возникает в силу их создания. Для защиты прав не требуется специальной регистрации или иных действий. Автором произведения признается физическое лицо, в результате творческой деятельности которого оно создано. Если произведение создано совместной творческой деятельностью двух и более физических лиц, каждое из этих лиц признается автором.

Авторские права на произведение состоят из личных и имущественных прав.

Личные права авторанеотъемлемы и бессрочны.Они состоят из следующих прав:

  • право авторства — то есть право считаться автором произведения;

  • право на имя — то есть право определять форму указания имени автора в программе или базе дан­ных или ином произведении;

  • право на неприкосновенность (целостность), то есть на неизменяемость произведения или его названия.

Имущественные права автораили иного правообладателя произведения заключаются в исключительном праве на выпуск в свет, воспроизведение, распространение, модификацию или иное использование произведения, действуют в течение жизни автора и пятьдесят лет после его смерти. Имущественные права на произведение могут быть переданы полностью или частично другим физическим или юридическим лицам по договору.

Авторское право на использование произведения, например программы для ЭВМ и базы данных, действует с момента создания произведения в течение всей жизни автора и 50 лет после его смерти. Личные права автора при этом сохраняются бессрочно.

Имущественные права на произведения, созданные в порядке выполнения служебных обязанностей или по заданию работодателя, принадлежат работодателю, если иное не оговорено в договоре.


4.2. Патентное законодательство

Патентное законодательство регулирует отношения в области создания и использования преимущественно объектов технического творчества и средств индивидуализации (промышленная собственность).

Права на такие объекты возникают только на основании государственной регистрации в установленном порядке.

К объектам промышленной собственности относятся:

  • изобретения;

  • полезные модели;

  • промышленные образцы;

  • товарные знаки;

  • наименования мест происхождения товаров;

  • указания происхождения товаров.

Следует отметить, что сроки действия имущественных прав в рамках патентного права существенно ниже, чем в авторском праве, и не превышают 20 лет начиная с момента поступления заявки в Патентное ведомство.

Право на получение патента на изобретение, полезную модель, промышленный образец, созданные работником в связи с выполнением им своих служебных обязанностей или полученного от работодателя конкретного задания, принадлежит работодателю, если договором между ними не предусмотрено иное.

Для защиты интересов в области промышленной собственности следует учесть в первую очередь "Патентный закон РФ" от 23.09.1992 года, Закон РФ "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров" от 23.09.1992 года, а также ряд подзаконных актов и международных соглашений.


5. Понятие и принципы организации конфиденциального документооборота.


В открытом делопроизводстве документооборот предприятия определяется как «движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело». (Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991, с.25.)

В соответствии с этим определением движение поступивших документов начинается с момента их получения, однако до регистрации документы проходят стадии предварительного рассмотрения, распределения, определения состава документов, не подлежащих регистрации, доклада документов руководству, передачи части из них в структурные подразделения.

В конфиденциальном делопроизводстве предварительное рассмотрение, передача по назначению и другие работы с поступившими документами осуществляются тоже с момента их получения, но до начала движения они должны быть учтены. Следовательно, движение поступивших конфиденциальных документов начинается после того, как они учтены.

Изданные на предприятии открытые документы включаются в документооборот с момента их создания. Документ считается созданным только тогда, когда он подписан (утвержден). После подписания производится регистрация и начинается движение документа. Поэтому фактически документ включается в документооборот с момента его регистрации.

В конфиденциальном делопроизводстве изданные документы включаются в документооборот тоже с момента их учета. Но учет документов осуществляется не после подписания, а на стадии подготовки их проектов. С момента учета до подписания документы находятся в движении (прием-передача между исполнителями и подразделением конфиденциального делопроизводства, визирование), то есть они уже включены в документооборот. Поэтому применительно к конфиденциальным документам неправомерно говорить, что они включаются в документооборот с момента их создания.

Движение документов выделенного хранения также начинается после их учета.

В приведенном определении открытого документооборота движение документов завершается окончанием исполнения, отправкой или сдачей в дело. Здесь имеется некоторая смысловая тавтология, так как неисполненный документ не может быть сдан в дело.

В конфиденциальном делопроизводстве движение поступивших и изданных документов завершается их отправлением, подшивкой в дело или переводом на учет документов выделенного хранения. Движение документов выделенного хранения заканчивается их отправлением, уничтожением или передачей на архивное хранение.

С учетом всего сказанного, можно дать определение конфиденциального документооборота как движение конфиденциальных документов с момента их учета до отправления, подшивки в дело или перевода на учет выделенного хранения поступивших и изданных документов и отправления, уничтожения или передачи на архивное хранение документов выделенного хранения.

Целью и открытого, и конфиденциального документооборота является обеспечение исполнения и использования документов.

В процессе движения документов нужно создавать условия для сохранности документов, ибо их утрата исключает возможность исполнения и использования. Вместе с тем важной отличительной чертой и особенностью конфиденциального документооборота является необходимость защиты документов от несанкционированного доступа к ним с целью предотвращения утечки конфиденциальной информации. Поэтому организация конфиденциального документооборота должна строиться на основе следующих принципов:

  • разрешительной системы доступа к конфиденциальным документам;

  • обеспечения пользователей всеми необходимыми им в силу служебных обязанностей конфиденциальными документами, но только теми, которые действительно необходимы для выполнения конкретных видов работы;

  • исключения несанкционированного доступа к конфиденциальным документам;

  • целенаправленного регулирования процессов движения конфиденциальных документов;

  • исключения инстанций прохождения конфиденциальных документов и действий с ними, не обусловленных характером и порядком исполнения документов;

  • фиксированной передачи конфиденциальных документов;

  • обеспечения своевременного и качественного исполнения конфиденциальных документов;

  • персональной и обязательной ответственности за выдачу неправомерных разрешений на ознакомление с конфиденциальными документами и на их отправление.



5.1. Разрешительная система доступа

к конфиденциальным документам.


Разрешительная система доступа к конфиденциальным документам представляет собойсовокупность установленных руководством предприятия нормативных положений, обеспечивающих обоснованный и правомерный доступ пользователей к необходимому им для выполнения служебных обязанностей объему конфиденциальных документов.

Системой должно быть определено, кто из руководителей предприятия и структурных подразделений, кому из пользователей и с какими категориями конфиденциальных документов может давать разрешение на ознакомление (работу), а также порядок оформления таких разрешений в зависимости от вида учета или категорий документов. При этом право давать разрешение на ознакомление и право работать с конфиденциальными документами может быть предоставлено только лицам, имеющим допуск к коммерческой тайне.

При установлении разрешительной системы доступа к конфиденциальным документам необходимо учитывать следующие требования:

  • соответствующий руководитель может давать разрешение на ознакомление с конфиденциальными документами, входящими в сферу его деятельности, только подчиненным лицам и только по служебной необходимости;

  • разрешение на ознакомление оформляется письменно;

  • при необходимости ознакомления пользователя только с частью конфиденциального документа в разрешении на ознакомление должны быть указаны разделы, пункты или страницы, с которыми можно знакомить пользователя.

Разрешительная система должна предусматривать и порядок доступа к конфиденциальным документам лиц, не работающих на данном предприятии(при выполнении совместных работ и др.). При этом следует иметь в виду, что сотрудники органов государственной власти, иных государственных органов и органов местного самоуправления имеют право на доступ к коммерческой тайне в пределах компетенции, определенной для этих органов законодательством Российской Федерации, поэтому предприятия, обладающие коммерческой тайной, обязаны не только знакомить сотрудников таких органов с конфиденциальными документами, но и предоставлять документы в распоряжение органов в случаях, установленных законодательством. В соответствии с законодательством названные органы обязаны обеспечить охрану полученных ими документов от разглашения и неправомерного использования должностными лицами и иными служащими этих органов, которые ознакомились с документами в связи с выполнением служебных обязанностей. За разглашение или неправомерное использование содержащейся в документах конфиденциальной информации данные органы несут перед обладателем документов гражданско-правовую ответственность.

Разрешительная система доступа к конфиденциальным документам является составной частью системы доступа к конфиденциальной информации в целом, включающей в себя порядок доступа и к другим носителям конфиденциальной информации, и должна находить свое отражение в общем Положении о разрешительной системе доступа к конфиденциальной информации.Положение разрабатывается постоянно действующей экспертной комиссией предприятия.

Положение может включать в себя следующие разделы:

1.Общие положения.

2.Круг лиц, имеющих право давать разрешение на доступ к конфиденциальной информации.

3.Порядок оформления разрешений на доступ к конфиденциальной информации и предоставления ее пользователям.


В первом разделе указываются:цель разработки положения; основные задачи и принципы системы доступа; нормативные документы, на которых она базируется; на кого возлагается ответственность за невыполнение требований положения; кем осуществляется контроль за соблюдением норм положения. При этом следует отразить, что ответственность за невыполнение требований положения несут все должностные лица, имеющие право давать разрешение на доступ к конфиденциальной информации, а также все пользователи конфиденциальной информации. Контроль за выполнением норм положения должен возлагаться на руководителей службы безопасности, подразделения конфиденциального делопроизводства и управленческо-производственных подразделений в пределах их компетенции.

Во втором разделедолжны быть перечислены все должностные лица, которые могут давать разрешение на доступ к конфиденциальной информации, с указанием, какой категории пользователей, к какому составу информации и ее носителей. Основополагающими подходами при этом должны быть следующие:

  • руководитель предприятия имеет право давать разрешение на доступ к соответствующей конфиденциальной информации всем категориям пользователей;

  • заместители руководителя по отдельным направлениям имеют право давать разрешение на доступ к соответствующей конфиденциальной информации всем пользователям, но в пределах своей сферы деятельности;

  • руководителям подразделений дается право разрешать доступ к конфиденциальной информации всем сотрудникам своих подразделений по тематике работы подразделений; для осуществления доступа к конфиденциальной информации данного подразделения сотрудников других подразделений необходимо разрешение соответствующего заместителя руководителя предприятия;

  • первые заместители руководителей, а также должностные лица, временно исполняющие ту или иную должность, могут, как правило, разрешать доступ к конфиденциальной информации в объеме всех прав, предусмотренных для замещаемого ими лица.

В третьем разделе определяетсяпорядок оформления разрешений на доступ к различным носителям конфиденциальной информации и выдачи носителей пользователям. Разрешение на ознакомление с конфиденциальными документами должно оформляться: по поступившим и изданным документам в форме резолюции на документе, по документам, зарегистрированным по учету документов выделенного хранения, в форме резолюции на документе или подписанного соответствующими руководителем списка пользователей на внутренней стороне обложки документа, титульном листе либо в карточке учета выдачи документа. При этом следует оговорить, что исполнители документов и лица, которые визировали, согласовывали, подписывали, утверждали документы, допускаются к соответствующим документам без оформления дополнительных разрешений, если они продолжают выполнять те же функциональные обязанности. Без специального разрешения могут допускаться также лица, указанные в тексте распорядительных документов.

Порядок доступа к конфиденциальным делам изложен в лекции «Формирование и хранение дел, содержащих конфиденциальные документы».

Положение подписывается членами ПДЭК, визируется всеми лицами, имеющими право давать разрешение на доступ к конфиденциальной информации, и вводится в действие приказом руководителя предприятия.

В приказе, о введении в действие положения, определяются и мероприятия по введению положения в действие (порядок изучения положения пользователями, технология осуществления контроля за его выполнением и др.). После утверждения приказа с положением должны быть ознакомлены под расписку все сотрудники предприятия, работающие с конфиденциальной информацией.