Задачи и структура кадровой службы.

Информация о документе:

Дата добавления: 20/02/2015 в 09:23
Количество просмотров: 45
Добавил(а): Зарина Непсо
Название файла: zadachi_i_struktura_kadrovoy_sluzhby.docx
Размер файла: 56 кб
Рейтинг: 0, всего 0 оценок

Задачи и структура кадровой службы.

  1. Задачи и структура кадровой службы.

Кадровая служба предприятия - это совокупность специализированных структурных подразделений в сфере управления предприятием вместе с занятыми в них должностными лицами (руководители, специалисты, исполнители), призванными управлять персоналом в рамках избранной кадровой политики.

Главная задача кадровых служб документальное оформление и управление трудовыми отношениями таким образом, чтобы достичь всех целей, запланированных в организации. Основными задачами кадровых служб являются: определение численности на всех структурных подразделениях организации; заполнение всех вакансий лучшими специалистами; документальное оформление трудовых отношений; определение уровня соответствия каждого работника занимаемой должности (работе); снижение уровня несоответствия работников поставленным задачам; подбор в резерв лучших работников; постоянное повышение квалификации работников. Традиционно выделяют следующие задачи кадровых служб: обеспечение всех участков производства рабочей силой; прогноз потребности кадров исходя из стратегии развития организации; создание системы мотивации работников на высокопроизводительный труд; управление дисциплинарными отношениями; оценка кадров и проведение необходимых перестановок кадров; организация подготовки кадров; организация переподготовки кадров; подготовка руководящих кадров, повышение, передвижение по службе; определение заработной платы и льгот в целях привлечения, закрепления, сохранения кадров; подбор работников, способных решать поставленные задачи в организации.

В крупных организациях структура кадровой службы - управление кадрами и трудовыми отношениями состоит нередко из следующих отделов: отдел - отдел оформления трудовых отношений; отдел - отдел управления трудовыми отношениями; отдел - отдел подготовки и переподготовки кадров; отдел - отдел мотивации и оплаты труда. В средних организациях управление трудовыми отношениями может осуществлять один отдел - отдел кадров и управлении трудовыми отношениями. В нем выделяются как минимум два подразделения: по оформлению трудовых отношений и по управлению трудовыми отношениями. В малых организациях функцию управления кадров осуществляет один человек с помощником.



  1. Должностной и численный состав службы управления персоналом.

Имея положение о службе кадров, в котором указаны возложенные на нее задачи и функции, можно определить общий объем работ и соответственно ему установить должностной и численный состав службы кадров.
Наименования должностей работников кадровых служб вводят в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР).

В соответствии с принятой квалификацией служащие делятся на три категории: руководителей, специалистов и технических исполнителей. К категории руководителей, занимающихся кадровыми вопросами, могут быть отнесены:- заместитель директора по управлению персоналом;- начальник отдела кадров;- менеджер по персоналу;- начальник отдела подготовки кадров. К должностям специалистов отнесены: - инженер по организации труда; - инженер по подготовке кадров; - инспектор по кадрам; - специалист по кадрам; - техник по труду;- экономист по труду.
Техническими специалистами являются: - дежурный бюро пропусков; - табельщик.
Сегодня в крупных компаниях и фирмах в отборе персонала участвуют психологи и социологи, которые вводятся в постоянный штат кадровых служб. В их задачу входит не только проведение тестирования при поступлении на работу, но и разрешение конфликтных ситуаций в организации, создание благоприятной психологической атмосферы в офисе.
Численность работников службы напрямую зависит от трудоемкости выполняемых работ, то есть времени, которое будет затрачиваться на ту или иную операцию. Типовые затраты рабочего времени на различные виды работ были определены Центральным бюро нормативов по труду Минтруда при участии многих министерств и ведомств. Они используются прежде всего при обосновании необходимой численности работников службы кадров. В них даны нормативы оперативного времени в человеко-часах на наиболее часто проводимые в кадровых службах виды работ:
оформление документов при приеме на работу; оформление документов при увольнении; оформление и учет трудовых книжек; оформление документов по учету движения кадров; составление статистической отчетности по учету личного состава; составление справок; участие в разработке планов и другие работы, выполняемые работниками по комплектованию и учету кадров; работы по табельному учету; работы в бюро пропусков; работы в военно-учетном столе; прочие работы. Служба кадров может выполнять и другие виды работ, не предусмотренные в нормативах времени, однако их величина не должна превышать 25% от трудоемкости нормированных работ. Численность работников, необходимых для работы в службе кадров, исчисляется по формуле: Ч= То/Фп, где Ч - численность работников, чел.;
То - общая годовая трудоемкость работ; Фп - полезный фонд рабочего времени одного работника за год в часах (принимается в среднем равным 1910 часов).


  1. Должностная инструкция сотрудника кадровой службы

Что касается должностной инструкции работника отдела кадров, то она, как и любая другая должностная инструкция, согласно пункту 5 постановления Минтруда России от 9 февраля 2004 г. № 9 «Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих» должна состоять из трех разделов: «Должностные обязанности», «Требования к знаниям» и «Требования к квалификации».

Основными должностными обязанностями начальника отдела кадров являются: руководство работой отдела;  обеспечение выполнения работ; разработка необходимой документации, предложений, рекомендаций, инструкций;  обеспечение рационального использования материальных, финансовых и технических средств; проведение работ по защите информации, составляющей коммерческую тайну; обеспечение рационального распределения нагрузки между работниками отдела; создание условий для повышения квалификации персонала; контроль соблюдения работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны, производственной и трудовой дисциплины; внесение предложений о поощрении отличившихся работников, наложений взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины; обеспечение составления уставной отчетности.

Начальник отдела кадров должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности отдела; нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе; основы экономики, организации труда и управления;

правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

В бюджетных организациях существуют определенные требования к квалификации по разрядам оплаты. Общим требованием является наличие высшего профессионального образования и стажа работы по профилю не менее 5 лет. Для коммерческих организаций такие требования могут служить лишь ориентиром при установлении размера заработной платы. В полноценном отделе кадров средней по масштабам организации в штатном расписании могут быть следующие должности: начальник службы по набору персонала и управлению им (отдел кадров); инспектор по кадрам; психолог; специалист по кадрам; табельщик и другие.


  1. Законодательное, нормативно-методическое и организационное регулирование деятельности кадровой службы.

Основным законодательным актом, которым постоянно руководствуется в своей работе кадровая служба, является Трудовой кодекс РФ. В нем, прежде всего, находится определение базового понятия – «социальное партнерство». В соответствии со ст. 25 Трудового кодекса РФ «Сторонами социального партнерства являются работники и работодатели в лице уполномоченных в установленном порядке представителей».


  1. Локальные нормативные акты

Локальные нормативные акты — документы, которые разрабатываются для регламентации трудовых отношений в данной организации. Локальные нормативные акты устанавливают порядок организации и условия труда, характеризуют систему управления трудом в целом, для всех работников организации.
 О составе локальных нормативных актов, обязательных для каждой организации, говорится в ТК РФ: заключая трудовые договоры, специалисты кадровых служб должны по возможности, руководствоваться наименованиями должностей, специальностей, профессий (с указанием квалификации), включенными в штатное расписание организации; заключив трудовой договор с работодателем, работник обязан соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка; работники организации должны быть под роспись ознакомлены с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области; при сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности; очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков.
 Трудовой кодекс РФ закрепил в локальных нормативных актах порядок решения следующих вопросов:
- установление системы заработной платы, размеров тарифных ставок, окладов, различного вида выплат; установление системы премирования, стимулирующих доплат и надбавок; введение, замену и пересмотр в организации норм труда.  Наряду с прямо предусмотренными ТК РФ локальными нормативными актами работодатель, может принимать и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимые для решения возникающих проблем во взаимоотношениях с работниками.  Примерами таких документов являются положение о персонале, положение о комиссии по трудовым спорам, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работникам организации и др.  Разработка локальных нормативных актов должна осуществляться с учетом следующих требований:
- локальные нормативные акты, регламентирующие режим и условия труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников; - штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции принимаются работодателем единолично; - другие локальные нормативные акты (например, положение о персонале) могут приниматься с учетом мнения представительного органа работников, что предпочтительнее их единоличного принятия, так как это свидетельствует об участии работников и их представителей в управлении организацией и о развитии форм социального партнерства.  


  1. Документы, сопровождающие подбор персонала.

Документы, необходимые при приеме на работу:

1. Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность. 2. Трудовая книжка. Если вы прежде не работали, трудовую получите на первом месте работы. Если свой трудовой паспорт вы потеряли, сожгли, утопили, пишите заявление (с указанием вменяемых причин), и работодатель оформит вам новую книжку. Совместителям трудовая не нужна. Она остается по месту основной работы. Но если сотрудник хочет, можно внести в трудовую запись о дополнительной работе. Для этого надо принести в отдел кадров документ, подтверждающий совместительство. 3. Документы воинского учета – для военнообязанных и тех, кто подлежит призыву на военную службу. 4. Документ об образовании или квалификации (диплом, свидетельство об окончании курсов) — если работа требует специальных знаний или подготовки. 5. Свидетельство государственного пенсионного страхования. Если вы заключаете трудовой договор впервые, пенсионное страховое свидетельство оформляет работодатель.

Работодатель может потребовать: 1. Регистрация 2. Справка о зарплате с прежнего места работы. 3. Характеристика с прежнего места работы. 4. Медицинское заключение. Если вам нет 18 лет, согласно ТК, работодатель может потребовать, чтоб перед заключением трудового договора вы прошли медицинское освидетельствование. (Оплачивать его должен работодатель.) Также медсправка необходима транспортникам, пищевикам, работникам детских учреждений и т. д. 5. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН).



  1. Обязательные унифицированные формы документов в управлении персоналом.

Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу";
Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу";
Т-2 "Личная карточка работника";
Т-2ГС(МС) "Личная карточка государственного (муниципального) служащего";
Т-3 "Штатное расписание";
Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работника";
Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу";
Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу";
Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику";
Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам";
Т-7 "График отпусков";
Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)";
Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)";
Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку";
Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку";
Т-10 "Командировочное удостоверение";
Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении";
Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника";
Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников".
Однако при применении этих форм не обязательно их полное копирование.


  1. Оформление приема на работу.

1. Получение от работника заявления о приеме на работу.

2. Ознакомление работника с локальными нормативными актами работодателя и с коллективным договором (при его наличии).

3. Заключение с работником трудового договора и при наличии оснований договора о полной материальной ответственности.

4. Регистрация трудового договора и договора о полной материальной ответственности

5. Вручение работнику его экземпляра трудового договора.

6. Издание приказа (распоряжения) о приеме на работу.

7. Регистрация приказа (распоряжения) 

8. Ознакомление работника с приказом (распоряжением) о приеме на работу под роспись.

9. Внесение записи о приеме на работу в трудовую книжку.

10. Внесение сведений в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним и, при необходимости, в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

11. Оформление личной карточки на работника

12. Оформление личного дела работника

13. Сообщение бывшему работодателю работника о заключении трудового договора с данным работником, если принятый работник является бывшим государственным служащим или бывшим муниципальным служащим.

14. Направление в соответствующие военный комиссариат и (или) органы местного самоуправления сведений о гражданине, подлежащем воинскому учету и принятию его на работу (п. 32 Положения о воинском учете, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719).



  1. Оформление переводов работников.



  1. Документирование поощрений сотрудников организации.

Поощрение - это публичное признание результатов труда работников. В соотв-ии с ТКРФ бывают след. виды поощрений: а) моральные (объявление благодарности, почетные грамоты, представление к званию «лучший по профессии», награждение именным подарком); б) материальные: премия, ценный подарок.Могут быть предусмотрены и др виды поощрений (выдача денежной премии к отпуску, внесение в книгу почета предприятия, выделение квартиры и тд), что закрепляется коллективным договором и правилами внутреннего распорядка.При оформлении поощрений руководитель структурного подразделения готовит докладную записку, которая называется представление, с обоснованием необходимости поощрения сотрудника. На основании представления издается приказ, распоряжение формой Т11, Т11-А или свободной формы. Приказ выдается сотруднику под личную подпись. Данные о поощрениях вносятся в личную карточку Т2 и трудовую книжку сотрудника. В трудовую книжку вносится в соотв с ведением трудовой книжки.Записи о премиях предусматриваются системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе в трудовые книжки не вносится. Запись о поощрениях в труд книжку вносятся в течении недельного срока с момента издания указа о поощрении.



  1. Оформление дисциплинарных взысканий в организации.

Прежде чем наложить на сотрудника дисциплинарное взыскание, совершенный проступок должен быть правильно оценен по степени тяжести. За каждый проступок может быть применено не более одного взыскания.  Срок действия дисциплинарного взыскания — один месяц со дня совершения дисциплинарного проступка сотрудником. Для наложения на сотрудника дисциплинарного взыскания работодателем составляется приказ о дисциплинарном взыскании. Составляется в свободной форме и в распорядительной части документа должны содержаться следующие реквизиты: вид нарушения, время совершения проступка или время его обнаружения, документы, на базе которых был издан приказ о взыскании, а также вид взыскания. Визируется приказ руководителем предприятия или его структурного подразделения и отдается для ознакомления провинившемуся работнику. Приказ о наложении взыскания издается в одном оригинальном экземпляре, который подшивается в наряд, и двух копий, одна из которых передается в личное дело, другая — работнику. 


  1. Оформление и виды отпусков.

ТК РФ предусматривает следующие виды отпусков:Ежегодный (основной) оплачиваемый отпуск. Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск (в т.ч. учебный). Отпуск без сохранения заработной платы. Отпуск по беременности и родам (декретный отпуск). Отпуск по уходу за ребенком

Работнику предоставляется право использовать отпуск за каждый рабочий год (12 месяцев), исчисляемый с первого дня работы в данной организации.

Документы для оформления отпуска: График отпусков. Заявление о предоставлении отпуска.Приказ о предоставлении отпуска. Заявление о предоставлении отпуска по уходу за ребенком. Приказ об отзыве работника из отпуска

При оформлении отпуска необходимы: график отпусков, заявление сотрудника, приказ/распоряжение, личная карточка, лицевой счет, записка расчет о предоставлении отпуска сотруднику.


  1. Документирование командирования.

При направлении работника в командировку оформляются следующие документы:

– служебное задание для направления работника в командировку и отчёт о его выполнении (по форме № Т-10а).

– приказ (распоряжение) руководителя о направлении работника в командировку.

– командировочное удостоверение (по форме № Т-10). Данный документ нужно оформлять только при направлении работника в командировку по России и в страны СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения. 

По возвращении из командировки нужно завершить оформление некоторых документов, выписанных при направлении работника в командировку, а также заполнить авансовый отчёт. Дооформить нужно следующие документы: командировочное удостоверение (если оно оформлялось), отчёт о выполненной в командировке работе (оборотная сторона служебного задания). Также потребуется приложить к авансовому отчёту работника ряд других документов, подтверждающие время нахождения в загранкомандировке, проездные документы и т.д.Работнику, направленному в командировку, нужно компенсировать расходы, которые связаны со служебной поездкой. В частности, к ним относятся: расходы по проезду; расходы по найму жилья; суточные; другие расходы, которые работник произвёл с согласия работодателя.


  1. Документирование увольнения сотрудников.

Прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя. С приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения). В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись. Днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним, в соответствии с настоящим Кодексом или иным федеральным законом, сохранялось место работы (должность). В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 настоящего Кодекса. По письменному заявлению работника работодатель также обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой. Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона.


  1. Работа с кадровыми документами (ВК)


  1. Текущее хранение документов в кадровой службе.

В системе хранения кадровых документов можно выделить 2 вида, стадии хранения: текущее и последующее.

Хранение и использование документов с момента их создания и до передачи дела, в котором они сгруппированы, в архив называют текущим (оперативным). Текущее хранение дел осуществляется по месту их формирования. Текущее хранение также делится на два подвида: хранение документов в процессе их исполнения; хранение исполненных документов.

Документы во время их исполнения находятся у исполнителя, который хранит их в специальных папках. На данных папках содержится с надпись «На подпись», «Срочно» и др, а также фамилия, инициалы, телефон исполнителя.

Исполненные документы должны подшиваться и храниться в делах в соответствии с номенклатурой дел. Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках. Поэтому в кадровых службах организаций все приказы хранятся в подлинниках. Копии приказов по личному составу: приему на работу, поощрениям, взысканиям, увольнении и так далее дополнительно помещаются для хранения в личные дела работников (если они ведутся).Порядок организации текущего хранения личных дел следующий: -личные дела в бумажном виде хранятся в папках, которые нумеруют по страницам и прошивают; -обложки личных дел также нумеруют, им присваивают порядковый номер дела, соответствующий общему количеству дел; -текущему хранению в отделе кадров организации подлежат личные дела только на работающих сотрудников. После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение. -Личные дела уволенных сотрудников хранятся в архиве в алфавитном порядке.

Текущее хранение кадровых документов, картотек, книг учета и другие осуществляется, как правило, в помещениях кадровых служб организаций, которые должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами, запирающимися и опечатывающимися. Трудовые книжки работников хранятся в сейфе руководителя отдела кадров, там же хранятся печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов (сейфов) для хранения документов.

В конце рабочего дня работники кадровой службы должны поместить все массивы документов, находящихся в процессе их исполнения, в металлический шкаф, закрыть его и опечатать. Ключи от шкафов сдаются руководителю отдела кадров под роспись в соответствующем журнале. Черновики и редакции документов, испорченные бланки в конце рабочего дня уничтожаются, для этого может применяться специальная бумагорезальная машина. Компьютеры в конце рабочего дня блокируются и отключаются от сети. Кроме того, технология хранения и учета кадровой документации предполагает обязательную роспись работников, подтверждающую получение на руки копий и выписок из них.


32. Составить и оформить анкету

При заполнении анкеты на работу от соискателя требуется предоставление следующей информации общего характера: ФИО; дата и место рождения; гражданство; домашний адрес, контактный телефон; паспортные данные; образование; отношение к воинской обязанности;  сведения о трудовой деятельности: место и период работы, должность, функциональные обязанности;  профессиональные навыки и умения;  семейное положение.



31. Структура и штатная численность.


Общество с ограниченной                     УТВЕРЖДЕНА

ответственностью «Роза» Генеральным директором

СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ                     ООО «Роза»

ЧИСЛЕННОСТЬ                        Семеновой Анной Викторовной

Краснодар                                   (протокол № 6 от 15.04.2001)

 

Код подразде-ления

Наименование подразделения;

Штатная численность, чел.

01

Руководство

1

02

Управление кассовых операций

5

03

Управление ценных бумаг

1

04

Бухгалтерия

1

05

Отдел персонала

1

06

Управление автоматизации

1

Всего:

10


37. Охарактеризовать структуру учетной формы Т2

Бланк личной карточки сотрудника имеет типовую форму Т-2. Данный документ состоит из 11 разделов и содержит следующую информацию: 1)наименование организации, код ОКПО; 2) дата составления, табельный номер сотрудника, его ИНН, номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, первая буква фамилии сотрудника, характер и вид работы, пол; 3)номер и дату трудового договора; 4)общие сведения о сотруднике (ФИО, дата и место рождения, гражданство, уровень знания иностранных языков, сведения об образовании, профессии, стаже работы, семейном положении, составе семьи, данные паспорта, адрес проживания, контактный телефон); 5)сведения о воинском учете; 6)информация о трудовой деятельности (заполняется на основании записей в трудовой книжке); 7)результаты аттестаций персонала в организации (дата аттестации, дата и номер протокола, решение и рекомендации аттестационной комиссии); 8)данные о повышении квалификации (при обучении в учреждении повышения квалификации); 9)сведения о профессиональной переподготовке (заполняется при освоении новой профессии); 10)данные о наградах, поощрениях (благодарность, премия, грамота); 11)информация обо всех предоставляемых отпусках; 12)право работника на социальные льготы (если таковое имеется); 13)дополнительные сведения (к примеру, группа инвалидности, наличие водительского удостоверения и пр.); 14)основание расторжения трудового договора (заполняется в случае увольнения, проставляется дата увольнения, номер и дата соответствующего приказа об увольнении); 15)подписи ответственного сотрудника отдела кадров и работника, на которого заводится личная карточка т-2. В случае изменения данных сотрудник кадровой службы может вписывать изменения в карточку путем зачеркивания неактуальной информации и внесения новой записи с указанием «исправлено» и датой исправления. Личная карточка работника заполняется от руки либо на компьютере в одном экземпляре и хранится в сейфе в отдельной картотеке.


35.Охарактеризовать командировочное удостоверение. Командировочное удостоверение – это документ, который отражает время пребывания работника в командировке. Удостоверение необходимо для подтверждения факта пребывания сотрудника в командировке и передачи ему определенных полномочий. Оформляет его работник отдела кадров, на основании приказа о направлении в командировку, визирует руководитель организации. Затем оно отдается командированному работнику. Помимо этого, в отделе кадров должен вестись журнал командировок, в котором необходимо указывать сведения о сотрудниках, уезжающих в командировку, указывая время их убытия и прибытия. 
Так как командировочное удостоверение является документом по учету и оплате труда, его форма является унифицированной - №Т-10.  Заполнение командировочного удостоверения. Заполняться оно может как от руки, так и с помощью компьютера. Ошибки, допущенные при его оформлении необходимо исправлять, зачеркивая ошибочные записи, вписывая над ними правильные. При этом исправления должны быть завизированы соответствующими должностными лицами.  Обратная сторона формы заполняется в процессе командировки. Работник ставит отметки прибытия и убытия в организациях, куда он был направлен. Так как возможны варианты подтверждения нахождения работника в командировке, отметки должны заверяться печатью и подписью ответственного лица.  После возвращения из командировки сотрудник отдает командировочное удостоверение работнику бухгалтерии (оно должно быть полностью заполнено), прикладывая к нему авансовый отчет и другие оправдательные документы, чтобы расходы, понесенные организацией, были учтены. 


40.Охарактеризовать структуру текста трудового договора

Договор может содержать такие разделы, как: 1. Наименование сторон трудового договора. 2. Предмет договора. 3. Тип договора. 4. Вид договора. 5. Срок действия договора. 6. Сведения об установлении испытания. 7. Условия оплаты труда. 8. Режим рабочего времени и времени отдыха. 9. Обязанности работника. 10. Обязанности работодателя. 11. Особые обязанности работодателя. 12. Гарантии, предоставляемые работнику. 13. Условие об обязательном социальном страховании работника. 14. Прочие условия трудового договора. 15. Адреса и подписи сторон.При необходимости могут вноситься изменения. Особые условия, как и дополнительные условия, целесообразно отражать в структуре трудового договора в виде отдельного пункта. Если же таких условий несколько (например, помимо условия об испытании работника, в трудовой договор включено условие об обязанности работника отработать после обучения не менее определенного срока), то их целесообразно изложить по пунктам в составе отдельного раздела ("Особые условия договора"), при этом прочие условия следует излагать отдельно от особых условий.



16.Трудовые книжки и работа с ними


Все записи в тк производятся без сокращений. Необходимо писать полностью: пункт, статья Трудового кодекса Российской Федерации, приказ (его номер, дата). Записи должны производиться аккуратно. В тк вносятся сведения:

- о времени военной службы - о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров". вносятся следующие сведения о работнике:-фамилия, имя, отчество; -дата рождения 06.10. 1972;- образование; - профессия, специальность. Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Присутствие записи об образовании в трудовой книжке нового образца обязательно. Возможно внесение записи о неоконченном образовании соответствующего уровня на основе зачетной книжки, студенческого билета, справки образовательного учреждения. После указания даты заполнения тк работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу (титульный лист) тк подписывает лицо, ответственное за выдачу тк, и после этого ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой трудовая книжка заполнялась впервые. В случае неправильного первичного заполнения тк исправления не допускаются, бланк считается испорченным (аннулированным) и подлежит уничтожению. Порядок заполнения сведений о работе в тк следующий. 1. Сначала в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации (в соответствии с ее учредительными документами), а также сокращенное наименование организации (при его наличии). 2. Далее под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу. 3. Затем в графе 3 раздела «Сведения о работе» делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации. 4. В графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. Наименования профессий и должностей должны строго соответствовать штатному расписанию. Сведения об испытательном сроке при приеме на работу в трудовой книжке не указываются. Также не указывается, принят работник по срочному трудовому договору или на неопределенный срок. Все сведения о работе (не только о приеме на работу, но и о переводе на другую работу, увольнении) в трудовой книжке нумеруются и датируются. Датами записей являются соответствующие даты приема на работу, перевода на другую работу, увольнения, указанные в приказах (распоряжениях) работодателя по личному составу. Если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория), то об этом производится соответствующая запись. Отмечается в тк и установление работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации.






27. Информационно-справочные документы

Служебные письма должны быть правильно составлены и оформлены в соответствии с формуляром-образцом, принятым для данной разновидности документа, кроме этого, они должны отвечать всем требованиям этики деловой переписки.

Служебные письма в большинстве случаев оформляются на бланках с угловым расположением реквизитов. Реквизиты оформляются в соответствии с правилами ГОСТ Р 6.30-2003.

Различаются письма по своему содержанию. Текст письма должен быть кратким (обычно размер письма не превышает одной страницы), полным (вопрос освещается полностью), точным и объективным. Существуют различные классификации деловых писем. Чаще всего их подразделяют на две группы:

- письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-напоминание, претензионное письмо, письмо-просьба и др.);

- письма, не требующие ответа (письмо-извещение, письмо-подтверждение, циркулярное письмо и др.).

Поэтому каждому виду служебного письма присущи определенные стандартизированные языковые обороты.

Чтобы письмо имело юридическую силу, оно должно иметь дату, регистрационный номер, подпись (подписи), на некоторых видах служебных писем ставится печать организации.

Телеграммы передают в том случае, если необходимо срочно доставить информацию адресату. Документ визируют, подписывают и регистрируют по правилам оформления служебных писем, но все телеграммы обязательно заверяются печатью организации. Оформляют телеграммы на одной стороне листа через два межстрочных интервала. Текст печатают заглавными буквами сокращенно, без абзацев, переноса слов и исправлений.

Телефонограмму передают по телефону. Обычно в них излагается просьба о передаче необходимой информации или приглашение на совещание. Оформляются телефонограммы в одном экземпляре, подписываются руководителем организации или ответственным исполнителем. При передаче (приеме) телефонограммы обязательно фиксируют информацию о передающем и принимающем (фамилию, должность, номер телефона).

Справки содержат описание производственной деятельности организации и подтверждение каких-либо фактов, событий. Основное значение уделяется тексту справки, т.к. часто на основании документа принимаются различные решения. Если справку готовят в вышестоящую организацию, то она оформляется на бланке и подписывается руководителем организации.

Докладная записка - документ, информирующий руководство о фактах с выводами и предложениями. Докладные записки могут быть составлены сотрудниками организации после выполнения ими поручений руководства, как отчет о проделанной работе, как просьба или предложение по результатам сложившейся ситуации. Внешние докладные записки оформляются на бланках и подписываются руководителем организации.

Объяснительные записки в некоторых случаях объясняют содержание отдельных пунктов основных документов или пишутся как объяснения каких-либо фактов, поступков. В этом случае текст документа должен быть очень убедительным. Подписывают объяснительные записки авторы документа.

К информационно-справочным документам относятся акты, которые составляются должностными лицами или комиссиями, как постоянно действующими, так и назначенными приказом руководителя организации. Существует большое количество разновидностей акта: акты списания материальных ценностей, акты приема-передачи дел, акты ликвидации, инвентаризации и т.д. Факты, включенные в документ, должны быть точно установлены членами комиссии. Предположения и мнения членов комиссий в акты не включаются.

Акты подписывают все члены комиссии. Некоторые виды актов утверждаются руководителем и заверяются печатью организации. Существуют унифицированные формы актов, например, акт списания основных средств, акт приема-передачи.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол, как правило, ведется во время заседания секретарем или специально назначенным лицом. На протоколе проставляется именно дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, выверяется и оформляется. Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.

Сводка - это документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо вопросу. В сводке содержится информация из различных источников по заранее установленным показателям (параметрам), связанным одной темой. Сводка не имеет унифицированной формы, но при ее оформлении придерживаются требований ГОСТ Р 6.30-2003. Текст сводки обычно приводится в табличной форме. Сводка подписывается составителем, а при ее направлении в другую организацию - руководителем или заместителями руководителя.

Остальные виды этой группы документов оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации».



21.Обработка дел по личному составу
Обработка дел по личному составу имеет свою специфику. При подготовке к архивному хранению на каждого уволенного может быть оформлено самостоятельное дело. Индивидуальные личные дела небольшие по объему, рационально объединять в одно дело, не превышающее 250 листов. В этом случае отдельные личные дела сшиваются вместе по году увольнения. Внутри дела они располагаются в строгом алфавите фамилий и отделяются друг от друга чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества лица, на которое заведено личное дело. К объединенному делу составляется внутренняя опись включенных в него личных дел с перечислением по алфавиту фамилий, имен и отчеств и указанием соотв-щих страниц в деле, где сгруппированы документы на одно лицо. На архивное хранение передаются и трудовые книжки. Трудовые книжки хранятся в строгом алфавите фамилий. Каждая трудовая книжка является самостоятельно хранящейся единицей и в дела не подшивается. Многие документы по личному составу имеют длительный срок хранения и подлежат особому учету. Чаще всего ведутся журналы, которые сдаются в архив вместе с делами: - учета приказов о приеме, переводе, увольнении;- учета приказов о командировании;- учета трудовых книжек и вкладышей к ним;- учета личных дел. Журнал учета приказов по личному составу ведется по годам и является документом долговременного хранения (75 лет). Журнал регистрации приказов о командировании ведется по годам и имеет срок хранения 5 лет. Журналы учета трудовых книжек и личных дел имеют срок хранения 75 лет. Все кадровые документы, имеющие кратковременный срок хранения (до 10 лет), могут быть уничтожены по истечении одного календарного года после окончания срока их хранения. В уставы создаваемых фирм, товариществ и т.д. обязательно должны быть включены пункты по работе с кадровой документацией и обеспечению её сохранности, что предотвратит гибель кадровой документации и будет способствовать социальной защищенности трудящихся.



20.Экспертиза ценности документов по личному составу.

Экспертиза ценности документов по личному составу с отметкой "ЭПК" проводится по истечении срока их хранения. Экспертиза проводится как в самой организации, осуществляющей хранение документов, образующихся в ее деятельности, так и в государственном архиве, в который поступили документы по личному составу в связи с ликвидацией организации. Отбор документов на постоянное хранение проводится в соответствии с критериями экспертизы ценности документов по личному составу. В государственном архиве, осуществляющем хранение документов ликвидированных организаций, экспертиза ценности проводится в отношении всех дел и документов, сроки хранения которых истекли. Для упрощения процедуры экспертизы ценности документов в организациях можно использовать метод выборочного отбора. Этот метод применим для отбора на государственное хранение личных дел работников массовых профессий. Рекомендуется в государственных архивах составить в отраслевом разрезе перечень организаций, предприятий из состава источников комплектования государственных архивов, от которых возможен прием личных дел работников массовых профессий на государственное хранение. Для составления перечня использовать метод группового выборочного приема по каждой из представленных в списке отраслей. Критерием выбора организации является масштабность ее деятельности. На документы, отобранные в ходе экспертизы на постоянное хранение, составляется опись дел по личному составу постоянного срока хранения. Описи дел по личному составу постоянного хранения, составленные по результатам экспертизы документов, как в государственном архиве, так и в организации, представляются на утверждение Центральной экспертно-проверочной методической комиссии Архивного комитета. Документы, не подлежащие постоянному хранению и с истекшими сроками, включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Уничтожение документов производится в установленном порядке


24. Документирование перевода государственных гражданских и муниципальных служащих на другую работу.

1. Перевод гражданского служащего на иную должность гражданской службы в случаях, установленных настоящим Федеральным законом, в том же государственном органе, либо перевод гражданского служащего на иную должность гражданской службы в другом государственном органе, либо перевод гражданского служащего в другую местность вместе с государственным органом допускается с письменного согласия гражданского служащего.2. Гражданскому служащему, который по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением не может исполнять должностные обязанности по замещаемой должности гражданской службы, предоставляется соответствующая его квалификации и не противопоказанная по состоянию здоровья иная должность гражданской службы. 3. В случае отказа гражданского служащего от перевода на иную должность гражданской службы либо отсутствия такой должности в том же государственном органе служебный контракт прекращается, гражданский служащий освобождается от замещаемой должности гражданской службы и увольняется с гражданской службы в соответствии с пунктом 8 части 1 статьи 33 настоящего Федерального закона. 4. Не является переводом на иную должность гражданской службы и не требует согласия гражданского служащего перемещение его на иную должность гражданской службы без изменения должностных обязанностей, установленных служебным контрактом и должностным регламентом. Постоянный перевод осуществляется только с письменного согласия работника. Если тот согласен, составляется соглашение к трудовому договору, на основании которого представитель нанимателя издает приказ о переводе. В течение недели со дня издания приказа запись о постоянном переводе вносится в трудовую книжку. Итак, муниципальный служащий может быть постоянно переведен на другую вакантную должность муниципальной службы, если он соответствует квалификационным требованиям, установленным по данной должности. При этом он может быть переведен как на высшую должность, так и на низшую. Понижение в должности осуществляется по результатам аттестации и с согласия муниципального служащего. А в случае несогласия служащего с понижением или невозможности перевода на другую должность муниципальной службы представитель нанимателя (работодатель) может в срок не более одного месяца со дня аттестации уволить его с муниципальной службы в связи с несоответствием замещаемой должности вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации. По истечении указанного срока увольнение муниципального служащего или понижение его в должности по результатам данной аттестации не допускается (п. 4, 5 ст. 18 Закона № 25-ФЗ). Второе основание для перевода из названных нами – изменение структурного подразделения, в котором работник выполняет свои обязанности. Определим, какие структурные подразделения могут быть в органах местного самоуправления. Прежде всего они бывают обособленными и необособленными. Под обособленными структурными подразделениями исходя из положений ТК РФ и ГК РФ понимаются территориально обособленные подразделения, которые создаются для выполнения некоторых функций организации вне места ее нахождения, – филиалы и представительства. Деятельность филиалов (представительств) осуществляется на основании положений о филиале или представительстве, причем они должны быть указаны в уставе организации. Что касается органов муниципальной власти, у них не бывает ни филиалов, ни представительств.

Необособленные структурные подразделения образуются в результате внутреннего структурирования штата учреждения в целях распределения функций по управлению. Структура органов местного самоуправления устанавливается муниципальными правовыми актами.
К органам местного самоуправления, в которых осуществляют трудовую деятельность муниципальные служащие, относятся городские и районные администрации.