7.1 Замість вступу 7.2 Загальні правила складання й оформлення організаційно-розпорядчих документів 7.3 Робота з вхідними документами...

Информация о документе:

Дата добавления: 07/01/2015 в 09:43
Количество просмотров: 14
Добавил(а): Аноним
Название файла: 7_1_zam_st_vstupu_7_2_zagaln_pravila_skladannya_y_.doc
Размер файла: 90 кб
Рейтинг: 0, всего 0 оценок

7.1 Замість вступу 7.2 Загальні правила складання й оформлення організаційно-розпорядчих документів 7.3 Робота з вхідними документами...

РОЗДІЛ 7

РОБОТА КЕРІВНИКА З ДОКУМЕНТАМИ



7.1 Замість вступу

Дослідженнями встановлено, що керівники використовують для ро-боти з документами 15-40% свого робочого часу, у тому числі 5-10% на їх складання й оформлення. Значна кількість керівників змушена розглядати до 50 000 документів за рік (150-200 документів за день).

Раціональна організація роботи з документами дає змогу вивільнити керівника від виконання рутинних операцій, скоротити витрати праці та коштів на обробку документів, підвищити відповідальність працівників апарату управління за виконання своїх обов’язків, поліпшити інформаційне забезпечення і якість управлінських рішень, підвищити їх оператив-ність.

У процесі роботи з документами керівник виконує операції, які можна умовно об’єднати у такі групи:

  • складання й оформлення організаційно-розпорядчих документів;

  • розгляд документів, що надійшли;

  • розгляд внутрішніх документів і тих, які відправляють;

  • ведення власного архіву;

  • контроль за станом документаційного забезпечення управління.

7.2 Загальні правила складання й оформлення
організаційно-розпорядчих документів

Керівники різних рівнів у своїй роботі використовують різного роду документи: технічні, конструкторські, кадрові, фінансові, звітно-статис-тичні та інші.

З метою раціоналізації документів, пристосування до обробки засобами обчислювальної техніки здійснено їх певну уніфікацію і стандартизацію.

Основу документаційного забезпечення діяльності керівника становлять організаційно-розпорядчі документи(ОРД), які забезпечують процес розпорядчої і виконавчої дисципліни (за нашою класифікацією сюди насамперед відносяться документи щодо особового складу, інформаційно-довідкові, організаційні, розпорядчі, обліково-фінансові або в першу чергу такі види документів: постанови, розпорядження, накази, вказівки, рішення, анкети, протоколи, довідки, доповідні, пояснювальні записки, положення, статути, інструкції, зведення, доповіді, огляди, листи, телеграми, договори, плани, звіти, списки та ін.).

Як уже зазначалось, правила складання й оформлення ОРД ґрунтуються на вимогах ГОСТ 6.38-90

Мета правил– забезпечити юридичне обґрунтування документів, сприяти ефективному їх використанню і оперативному виконанню, створити передумови для машинної їх обробки, зменшити затрати праці і коштів на документування і документаційне забезпечення, зберегти якість документів як історичних джерел.

Щодо використання в управліннірозрізняють такі документи:

  • офіційні;

  • власні;

  • особового походження;

  • істинні;

  • оригінали офіційних документів;

  • дублікати;

  • копії;

  • витяги з офіційних документів.

ОФІЦІЙНИЙ– це документ, створений організацією або посадовою особою і відповідно оформлений у встановленому порядку.

ПОСАДОВА– це особа, яка здійснює функції представника влади, або займає посаду, яка вимагає виконання організаційно-розпорядчих або адміністративно-господарських обов’язків.

ВЛАСНИЙ– це офіційний документ, який засвідчує особу людини і (або) її права, обов’язки, а також службове або суспільне становище і містить інші відомості біографічного характеру. Наприклад, анкета, атестат, диплом, довідка, свідоцтво, характеристика.

ДОКУМЕНТ ОСОБОВОГО ПОХОДЖЕННЯ– це документ, створений особою поза сферою її службової діяльності або виконання службових обов’язків. Наприклад, лист-звернення до керівника, депутата, скарга та ін.

ІСТИНИЙ– це документ, відомості про час і місце створення якого та (або) про автора, які містяться в самому документі або виявлені будь-яким іншим шляхом, відповідають дійсності.

ОРИГІНАЛ ОФІЦІЙНОГО ДОКУМЕНТА – це перший або єдиний примірник офіційного документа.

ДУБЛІКАТ ДОКУМЕНТА – це повторний примірник офіційного документа, що має юридичну силу оригіналу.

КОПІЯ ДОКУМЕНТА– це документ, який точно відтворює інформацію іншого документа, а також всі його зовнішні ознаки чи частину їх.

ЗОВНІШНІ ОЗНАКИ ДОКУМЕНТА – це сукупність ознак, яка містить спосіб фіксування інформації, носій, фізико-хімічний стан, форму й розмір документа, елементи його правового, діловодного, художнього оформлення та нанесення знаків письма.

ВИТЯГ З ОФІЦІЙНОГО ДОКУМЕНТА– це копія офіційного документа, яка відтворює його частину і засвідчена у встановленому порядку.

Для оформлення документів використовують спеціальні бланки.

Більшість організаційно-розпорядчих документів оформляють на бланках.

На чистих аркушах паперу можна складати другорядні документи, які не виходять за межі організації.

Застосування бланків прискорює нанесення і сприйняття інформації, скорочує трудомісткість робіт з документування, створює умови для використання технічних засобів обробки документів, підвищує культуру роботи з ними.

Основні вимоги до бланків і порядок розробки їх визначено ГОСТом 6.38-90.

Бланки всіх видів виготовляють на основі поздовжнього і кутового розміщення реквізитів.

7.3 Робота з вхідними документами

При розгляді документів, що надходять, доцільно враховувати такі рекомендації.

Керівнику для розгляду слід передавати тільки найважливіші документи, в основному ті, які не можна використовувати без його вказівки. На практиці їх кількість становить 10-15% від загальної кількостідокументів, які надходять.

Практика, коли керівники розглядають усі документи, що надійшли, негативно позначається на роботі апарату управління, оскільки при цьому керівники розглядають другорядні документи, перетворюються у розподілювачів кореспонденції(розписують пошту).

При дедалі зростаючому обсязі інформації керівник великого підприємства, як правило, не має можливості приймати оптимальне рішення з конкретного питання безпосередньо при одержанні документа.

Практика свідчить, що при первинному розглядікерівник приймає рішення не більше ніж з 2% документів, що надійшли до нього. Внаслідок цього резолюції керівника не дають виконавцям нової інформації, крім тієї, яка є у документах, і на процес підготовки рішень не впливають (це резолюції, наприклад, “До виконання”, “Прошу розглянути”, “Розіб-ратися” та ін.). Підготовка рішень, а також пошук шляхів і засобів реалізації їх здійснюється працівниками апарату управління; підготовлені ними проекти санкціонує або відкидає керівник.

Щорічний документообігна середньому або великому підприємстві становить від 30 тис. до 300 тис. документів. Тим часом керівник здат-ний сприймати протягом дня документну інформацію, обсяг якої не перевищує 25-30 сторінок зв’язного друкарського тексту.

Деякі керівники наполягають на отриманні всіх документів, мотивуючи це бажанням бути максимально проінформованими. В умовах значного обсягу інформації і при фізіологічно обмежених можливостях спри-йняття її – ця вимога призводить до значних затрат праці керівників і не сприяє кращій обізнаності.

Керівник фізично не може розглянути всю кореспонденцію, що надійшла сьогодні, розглядає її допізна ввечері, рано-вранці наступного дня. З’являється нова кореспонденція і ще не розглянута вчорашня.

Створюється парадоксальна ситуація, при якій другорядні документи, що безпосередньо надійшли співробітнику, виконуються у 2-3 рази швидше, ніж важливі і термінові, які були направлені керівнику, а потім виконавцю.

Нерідко 7-10 чоловік ознайомлюються із змістом документа ще до початку фактичного виконання його, що неправильно технологічно і не ефективно. Керівник підприємства, його заступники, керівники підрозділів нерідко двічі повертаються до розгляду одного документа: при надход-женні його в апарат управління і через 10-12 днів після його руху “знизу вгору” для підпису.

З метою уникнення зазначених недоліків і розподілу документів між виконавцями, підрозділами та їхніми керівниками на підприємствах запроваджують попередній розгляд документів, у ході якого необхідно:

  1. розподіляти документи між керівниками, начальниками структурних підрозділів, виконавцями з урахуванням основних критеріїв оцінки їх змісту і забезпечення апарату управління необхідною і достатньою інформацією;

  2. визначати конкретних виконавців документів, керуючись розподілом обов’язків, посадовими інструкціями, інструкціями з діловодства, практики, що склалася, та ін.;

  3. перешкоджати надходженню в апарат управління документів, виконання яких не є його прерогативою;

  4. визначати потребу реєстрації документів.

Попередній розгляд документів дає змогу:

• вивільнити керівника від вивчення документів, що не потребують його уваги, а апарат управління – від документів, виконання яких не входить до його функцій;

• скоротити документообіг, безпосередньо направляючи документи виконавцям;

• підвищити оперативність роботи апарату управління скороченням кількості пунктів обробки документів і часу перебування в них;

• знизити трудомісткість зменшенням кількості операцій взагалі і дуб-льованих зокрема;

• поліпшити якість управлінських рішень, які приймають спеціалісти, що мають необхідну інформацію;

• підвищити відповідальність виконавців за вирішення документів, що надходять;

• об’єктивно оцінювати можливості окремих виконавців, враховуючи оперативність і якість запропонованих ними рішень;

• підвищити технологічність обробки документів;

• проводити комплексний аналіз документації, що надходить, з метою раціоналізації і скорочення її;

• контролювати стан діловодства і виконавської дисципліни у підвідомчих установах.

Сучасна організація управлінського процесу передбачає, що основна маса (80-95%) документації має надходити безпосередньо у структурні підрозділи або відповідальним виконавцям.

Така вище вказана практика не знижує забезпеченість керівників інформацією, оскільки їм передають документи організацій, листи і заяви трудящих, довідки, доповідні записки, огляди, що висвітлюють ті чи інші сторони діяльності системи, а також інші документи з принципових питань діяльності організації, які містять необхідну для керівника інформацію і потребують вирішення.

Ефективність попереднього розгляду документів повністю залежить від того, хто його здійснюватиме. У міністерствах, відомствах, великих об’єднаннях і на підприємствах цю роботу виконують спеціально призначені кваліфіковані працівники або помічники керівника, референ-ти, завідуючі канцеляріями, загальними відділами та ін. У невеликих організаціях цю функцію може виконувати досвідчений секретар.

Працівник, який виконує операції, пов’язані з розподілом документів, повинен докладно знати функції установи та її підрозділів, права і обов’язки провідних працівників, систему взаємостосунків, що склалися між ними; мати високий професійний рівень, необхідні навички, користуватися довірою керівника, мати певну інтуїцію.

Попередній розгляд документів в апараті управління можливий тількиза умови детального розподілу функцій між підрозділами, прав і обов’яз-ків між працівниками, зафіксованого у положеннях про підрозділи і посадових інструкціях співробітників.

Документи, що надійшлина підприємство, слід розглядати у день надходження і у той же день направляти виконавцям або повертатисекретареві (у канцелярію, загальний відділ, секретаріат). Безпосереднє передавання документів від керівника виконавцю дасть змогу прискорити обробку їх в апараті управління.

Як виняток, керівник може повернути документи наступного дня.Якщо керівник відсутній, їх розглядає заступник.

Керівник підприємства повинен розглядати тільки зареєстровані документи і не розглядати ділові папери, передані йому під час відряджень, приймання громадян, працівниками інших організацій до реєстрації їх.

Документи, що надійшли, передає керівнику тільки секретар. Час передавання документів встановлює керівник за погодженням з секретарем.При цьому враховують час надходження пошти, умови роботи організації, розпорядок робочого дня керівника, можливості діловодної служби. Час повернення документів секретареві встановлюють таким чином, щоб у цей же день вони згідно з резолюцією були передані вико-
навцю.

У деяких організаціях кореспонденцію передають керівнику один раз на день, як правило о 10-12 год., в інших – 2 рази на день – о 10 і 16 год. Телеграми, телетайпограми, термінові документи передають керівнику негайно.

Усі документи, що надійшли, керівник після розгляду (щодня у встановлені години) направляє виконавцям або повертає у канцелярію (секретареві). Ні за яких умов керівник не повинен залишати документи у себе.

Копії документів, витяги з них, вирізки з періодичних видань, чернеткові макети доповідей і повідомлень, інші подібні матеріали зберігають на робочому місці керівника. Для того, щоб ними можна було користуватися, їх систематизують, що забезпечує оперативний пошук їх.

7.4 Робота з внутрішніми документами і тими,
які відправляють

Документи передають керівнику повністю підготовленими для підписання або затвердження їх. Виконавець зобов’язаний перевірити текст, оформлення документа, наявність необхідних віз і додатків.

При передаванні документів керівнику до них слід додавати матеріали, необхідні при розв’язанні поставлених у документі завдань.

На підпис керівникупередають один (перший) примірник внутрішнього документа (наказ, інструкція, вказівка), перший і другий примірники документів, які відправляють. Підписуючи документ, керівник повинен мати той його примірник, на якому є візи, грифи погодження.

Усі документи у встановлений час передають на підпис (затвердження) керівнику через канцелярію (секретаря), де перевіряють правильність оформлення їх. Також у встановлений час керівник повертає підписані і розглянуті ним документи.

Час передавання документів керівнику і повернення їх повинні знати всі працівники апарату управління.Так, всі документи, що надійшли для підпису до 13 год., керівник має повернути до 17 год. і у той же день їх слід відправити. Документи, що надійшли після 13 год., повертають до 10 год. наступного дня і у цей же день відправляють адресатам.

Внутрішні документи і ті, які відправляють, керівник розглядає, як правило, з метою підписання і затвердження, а також прийняття рішень.

Для підпису керівнику передають тільки ті документи, що відправляють, зміст і значення яких виходять за межі компетенції керівників підрозділів, де їх було виготовлено. Слід прагнути до того, щоб значну частину документів, які відправляють, підписували від імені підприємства керівники структурних підрозділів. Деякі документи інформаційного, довідкового або аналітичного характеру можуть підписувати виконавці, якщо порушені в них питання не виходять за межі їхньої компетенції згідно з посадовими інструкціями та іншими документами.

Керівники ряду підприємств підписують від 5 до 15% загальної кількості документів, що відправляють.Основне листування на цих підприємствах здійснюють безпосередньо структурні підрозділи і відповідні документи підписують їхні керівники.

7.5 Робота з кадровою документацією

У невеликих установах, організаціях і на підприємствах, що не мають кадрових служб і працівників, документацію по кадрах нерідко веде ке-
рівник.

Основні документи, які утворюються у процесі роботи з кадрами, такі: накази щодо особового складу, особові картки, довідки, анкети, заяви, особисті документи громадян – дипломи, атестати, посвідчення, свідоцтва та ін. Документи керівників і спеціалістів формують в особові справи.Для підприємств і організацій (крім колективних господарств, господар-ських організацій і бюджетних установ) затверджено уніфіковану систему первинної облікової документації, до складу якої входять документи з обліку особового складу. До таких документів належать типові форми:

№ П–1 “Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу”;

№ П–2 “Особова картка”;

№ П–3 “Алфавітна картка”;

№ П–4 “Облікова картка наукового працівника”;

№ П–5 “Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу”;

№ П–6 “Наказ (розпорядження) про надання відпустки”;

№ П–8 “Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору”

та деякі інші.

Записки про прийняття, переведення і звільнення, що діяли раніше і мали силу наказу, тепер не використовуються.

Наказ щодо особового складу є одним з найважливіших видів організаційно-розпорядчої документації. У наказах щодо особового складу пун-кти розміщують звичайно у такому порядку: призначення на посаду, прийняття на роботу, переміщення, звільнення з роботи та ін.

Прізвища осіб у межах одного параграфа (пункту) наказу розміщують у алфавітному порядку і друкують великими буквами.

У кожному пункті рекомендується вказувати, які документи були підставою для його видання.

Накази з особового складу візують, як правило, працівник кадрової служби і юрисконсульт. Їх також можуть візувати й інші працівники.

При оформленні наказів необхідно додержуватися вимог і правил, що забезпечують їх юридичну силу. Обов’язковими в них мають бути такі реквізити: автор документа, назва виду, дата, індекс, місце видання, заголовок, текст, підпис керівника установи (підприємства).

Підпис керівника на наказі свідчить про його згоду з усіма положеннями наказу.

Особову картку(П–2)заводять на кожного працівника при прийнятті на роботу і використовують для аналізу складу і обліку кадрів. Картку оформляють на основі представлених працівником документів (паспорта, диплома, військового квитка, трудової книжки та ін.). В особовій картці систематично відображають усі подальші зміни даних про працівника (освіту, місце проживання та ін.).

Для органів державного управління діє Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації(УСОРД), до складу якої входить під-система “Уніфіковані форми документів із забезпеченням кадрами органів державного управління”, рекомендована для використання на всіх рів-нях управління. Вона складається з уніфікованих форм документів, що забезпечують реалізацію завдань з приймання, переведення, звільнення, заохочення, надання відпусток, оформлення дисциплінарних стягнень, а також завдань АСУ з обліку й аналізу стану кадрів й інструкції щодо застосування підсистеми уніфікованих форм документів.

Наприклад:

Завдання

Документи

Приймання

Анкета, доповнення до анкети, наказ

Переведення

Заява, подання, наказ

Звільнення

Заява, наказ

Надання відпусток

Графік, заява, наказ (зведений)

Заохочення

Подання, наказ (індивідуальний зведений)

Оформлення дисциплінарних стягнень

Пояснювальна і доповідна записка, наказ (індивідуальний, зведений)

При складанні бланків і заповненні форм документів підсистеми необхідно дотримуватися таких вимог:

  • бланки організаційно-розпорядчих документів по кадрах розробляти на основі формуляра-зразка за ГОСТом 6.38-90;

  • кодування інформації в документах здійснювати в спеціально відведених на бланках місцях;

  • розміщувати коди організації і форми документа на верхньому полі документа, праворуч;

  • код організації оформляти згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України, а код форми документа – з Державним класифікатором управлінської документації (ДКУД).

7.6 Формування особових справ

При прийманні на роботу керівних працівниківі прирівнюваних до них інших категорій службовців, наприклад інженерно-технічних працівників, викладачів та ін., вони подають особову картку (П–2), а для державних службовців – особову картку (П–2ДС).

Формування особових справздійснюється протягом усього періоду роботи певної особи на підприємстві. У разі повторного прийняття працівника на підприємство на нього заводять нову справу.

Документи в особових справахрозміщують у такій послідовності: внутрішній опис усіх документів, що є в особовій справі; заява про прийняття на роботу, направлення або подання; анкета або особова картка (П–2, П–2ДС); автобіографія; документи про освіту; витяг з наказів про приймання на роботу, переведення на іншу роботу, звільнення; доповнення до особового листка з обліку кадрів і заохочень; довідки та інші документи, що стосуються цієї особи (крім довідок з місця проживання, про стан здоров’я та інших документів другорядного значення, які групують окремо від особових справ). У межах зазначених груп документи розміщують за хронологією.

Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища та ін. у зв’язку з внесенням цих даних як доповнення до особового листка з обліку кадрів у особову справу не вміщують.*

7.7 Робота з документами власного архіву керівника

Усі документи, що надходять до керівника, незалежно від того, оригінали вони чи копії, після підписання або затвердження стають офіційними документами.

Після виконання офіційні документи направляють у відповідну справу. Справи, які заводять в установі згідно з номенклатурою справ, зберігають до передання у відомчий архів у секретаря, в канцелярії або структурних підрозділах.

Як правило, офіційні документи у керівника не зберігають.До виконання їх зберігають у виконавця, після – в справі.

У процесі виробничої, громадської та творчої діяльності керівника утворюється комплекс документів, що становлять його власний архів(цей термін умовний, бо власний архів – це зібрання документів, що утво-рилося у процесі виробничої, громадської та творчої діяльності керівника і не належить до архівного фонду підприємства).

До власного архіву керівника, як правило, входять такі документи:

  • копії деяких внутрішніх документів (наказів, актів, протоколів, довідок, службових і доповідних записок), які керівник вважає за необхідне зберігати певний час на своєму робочому місці, а також копії деяких документів, виготовлені за його вказівкою (оригінали або засвідчені копії цих документів зберігають у справах, що формуються у підрозділах згідно з номенклатурою справ);

  • копії деяких вихідних листів та інших документів, підписаних керів-ником (засвідчені копії їх також зберігають у структурних підрозділах);

  • підготовчі і чорнові матеріали деяких документів;

  • примірники текстів доповідей, довідок, службових записок та інших документів, у підготовці яких брав участь керівник ;

  • власні документи (довідки, грамоти, характеристики, посвідчення, дипломи) і документи власного походження (звернення, листи, анкети) та ін.;

  • різні публікації і матеріали до них;

  • витяги і вирізки з періодичної преси і книг, фотографії;

  • документи творчої діяльності керівника (рукописи, малюнки, креслення та ін.);

  • власне листування;

  • відгуки, рецензії, висновки тощо;

  • робочі блокноти, зошити із записами зробленими під час відряд-жень, відвідання виставок, експозицій, на засіданнях, нарадах;

  • проспект виставок, інститутів, підприємств і подібні до них видання;

  • переклади іноземних джерел;

  • запрошення, проспекти семінарів, нарад та інші документи .

Звичайно можуть бути й інші документи, які не ввійшли у даний перелік.

Документи власного архіву розподіляють за окремими групами (комплексами). Їх систематизують за ознаками таких архівів:

  1. Тематичний або предметно-запитальний (соціальний розвиток підприємства, застосування прогресивних технологій, форм організації праці, закордонні відрядження, громадська робота та ін.).

  2. Авторський (кореспондентський) – документи міністерства і об’єд-нання, НДІ, КСБ, проектних і громадських організацій, власні документи та ін.

  3. Хронологічний (документи розподіленні за певними періодами).

  4. Номінальний (інструкції, рішення, накази, листи, проекти, кошториси, договори, доповіді).

  5. Географічний (по регіонах України, інших країн).

  6. Алфавітний (у цьому разі використовують прізвища авторів, назви установ і адміністративно-територіальних одиниць, об’єктів, предметів).

Іноді доцільно поєднувати кілька ознак, наприклад предметно-запи-тальні з хронологічними, номінальні з авторськими.

Документи кожного комплексу зберігають в окремій справі (справах). Кожна справа повинна мати заголовок, складений так, щоб виключити можливість потрапляння однакових або аналогічних документів у різні справи.

Документи власного архіву керівника нагромаджуються у справах протягом кількох років у міру надходження документів. Для зберігання їх рекомендується використовувати папки з механічними затискачами або з клапанами, папки-реєстратори, конверти для документів формату А-4 (297210). Не рекомендується застосовувати швидкозшивачі.

Для того, щоб визначити, у яку справу направити документ, необхідномати перелік справ, який складається довільно, і який зберігають у зруч-ному для огляду місці (під склом, у робочому щоденнику, на внутрішній поверхні дверцят шафи і т.д.). У переліку справ доцільно вказувати дату початку кожної справи.

З нагромадженням документів пошук їх дедалі утруднюється. У разі потреби доцільно використовувати комп’ютерабо найпростіший довідковий апарат-картотеку, яку не варто перетворювати в опис справи, а подавати в ній лише найважливіші документи, що визначають зміст справи.

Сучасні комп’ютери дають змогу відмовитися від зберігання документів (якщо це роблять тільки з метою збереження інформації, яка міститься в них). Будь яка інформація може бути зафіксована у пам’ять комп’ютера і при потребі практично негайно представлена на екрані або виведена на друкуючий пристрій.

Досвід закордонних країн свідчить, що застосування компютера не виключає потребу зберігання значної кількості документальних джерел.

7.8 Контроль за станом документаційного забезпечення
управління

З метою підвищення оперативності роботи апарату управління і відповідальності працівників за доручену справу керівник підприємства (структурного підрозділу) здійснює контроль за станом документообігу.

У процесі контролю використовуються такі методи:

Об’єкт контролю

Метод

Наявність і виконання інструкцій з документаційного забезпечення управління.

Вибіркова перевірка виконання основних вимог інструкцій.

Наявність і виконання посадових інструкцій секретарем-діловодом і інспектором з контролю виконання та іншими працівниками діловодства.

Вибіркова перевірка виконання основних вимог інструкції. Відсутність конфліктів зумовлених неправильним розподілом функцій.

Наявність і використання бланків, якість оформлення документів.

Перевірка оформлених основних видів документів.

Оперативність документообігу.

Перевірка картотек, журналів і документів з погляду наявності позначення про виконання і додержання строків проходження документів в апараті управління, що затри-мують проходження документів.

Наявність і використання карткової системи реєстрації документів

Перевірка картотеки.

Додержання виконавської дисципліни.

Виявлення динаміки зниження (збільшення) питомої ваги документів, строк виконання яких не витримано, у загальному обсязі виконаних документів (по підприємству в цілому, підрозділах, виконавцях), а також причин, що затримують виконання документів.

Наявність і використання номенклатури справ.

Перевірка наявності справ, передбачених номенклатурою і не врахованих справ, правильності ведення їх.

Організація зберігання документів.

Перевірка і забезпечення засобів зберігання документів у робочий і неробочий час, наявність відповідальних за це осіб.

Обсяг документообігу.

Виявлення динаміки зниження (збільшення) кількості оброблених документів в апараті управління. З’ясування причин збільшення обсягу документообігу.

Організація роботи з пропозиціями, заявами і скаргами громадян.

Перевірка виконання служби документаційного забезпечення відповідних iнструк-цій, строків виконання, правильності обліку, реєстрації і зберігання цих документів.

Підготовка і передавання справ у відомчий архів.

Перевірка роботи експертної комісії, протоколів її засідань, додержання строків списання справ і правил передавання їх у відомчий архів.

Нормування праці персоналу, зайнятого документаційним обслуговуванням (друкарки, секретарі, діловоди та ін.).

Наявність норм часу і перевірка виконання їх.

Підвищення кваліфікації ділового персоналу.

Перевірка періодичності навчання працівників служби документаційного забезпечення в інститутах кваліфікації, на курсах і семінарах.

За результатами контролю керівник приймає рішення, які при необхідності оформляють у вигляді відповідних розпорядчих документів.

Література:

1. ДСТУ 3017-95. Документація. Звіти у сфері науки і техніки: Структура і правила оформлення. Видання офіційне. – К.: Держстандарт Украї-ни, 1995. – 37с.

2. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. – 2-ге вид., перероб. і доп. – К.: Либідь, 2000. – 384 с.

3. Мурашко М.І. Довідник для підприємців-роботодавців та працівників відділів кадрів підприємств, установ і організацій: Практичні питання реалізації положень законодавчих та нормативних актів, що пов’я-зані з трудовим законодавством. – К.: Компас, 1995. – 160 с.

4. Фельзер А., Доброневський О.В. Техніка роботи керівника: Навч. посібник. – К.: Вища школа,1993. – 383 с.

5. Хміль Ф.І. Менеджмент: Підручник. – К.: Вища школа,1995. – 351 с.

* Детальніше див.: Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. – 2-ге вид., перероб. і доп. – К.: Либідь, 2000. – С. 118-119.

95