33 1.Кадровые службы, их функции. История становления кадровых служб.

Информация о документе:

Дата добавления: 27/07/2015 в 10:34
Количество просмотров: 20
Добавил(а): Юлия Клименко
Название файла: 33_1_kadrovye_sluzhby_ih_funkcii_istoriya_stanovle.docx
Размер файла: 106 кб
Рейтинг: 0, всего 0 оценок

33 1.Кадровые службы, их функции. История становления кадровых служб.

33


1.Кадровые службы, их функции. История становления кадровых служб.

Кадровая служба – совокупность специализированных структур, подразделений вместе с занятыми на них должностными лицами, призванными управлять персоналом в рамках избранной кадровой политики.

Функции:

1)Определение и разработка кадровой политики

2)Определение текущей потребности в кадрах.

3)Подбор квалифицированных специалистов путем:

4)Документальное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством - оформление трудовых договоров с работниками и изменений к ним, подготовка проектов приказов по личному составу и основной деятельности организации, заполнение личных карточек работников.

5)Ведение работы с трудовыми книжками, в том числе прием трудовых книжек от принимаемых на работу работников, их учет, хранение, заполнение, а также выдача при прекращении трудовых отношений.

6) Составление графиков отпусков, оформление приказов о предоставлении работникам различных видов отпусков, учет количества использованных дней отпуска.

7)Подготовка кадровой документации для передачи в архив организации для дальнейшего хранения.

8)Контроль за соблюдением дисциплины труда и выполнением работниками Правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов.

9)Разработка комплекса мер по повышению мотивации работников.

10)Анализ текучести кадров.

И другие.

Итория:

До начала 20 века кадровыми вопросами предприятия занимались их хозяева.

В 1910 году компания Плинтон – Пресс создала отдел кадров, осуществляющий учет работников и выполнения ими конкретных задач.

В 1912 в США были созданы специальные подразделения , на которые возлагались функции посредничества между администрацией и персоналом.

В 1920е годы отделы кадров стали распространяться в Европе.

В 1930е отделам кадров были переданы полномочия по разработке единой политики по отношению к персоналу, заключению трудовых договоров и контроль их исполнения.

Вплоть до 1960х деятельность этих структур была чисто вспомогательной.

Постепенно система управления персоналом трансформировалась в интегрированную систему управления чел. Ресурсами.

2.История становления делопроизводства в России.

Письмо возникло с рождением цивилизации. Вначале ограничивались хроникой перечисления событий, а по мере развития государственности, дифференциации общества, возникла потребность в регламентации норм поведения, в документировании событий и создании законов. Первое упоминание о правилах сотавления документов датируется 10 веком.

Документирование того периода историки делят на приказное и коллежское.

Приказное получило название от приказов первых гос.учреждений.Официальной перепиской в то время занимались дьяки и подъячие.

Затем на смену приказному пришло коллежское ( вел Петр 1). Он отменил столбцовую форму письма и ввел тетрадную ( книжную).

Деятельность осуществлялась самостоятельно подразделением канцелярии , которое возглавлял секретарь. Сегодня делопроизводство – прерогатива федеральной архивной службы.

3.Понятие делопроизводства, документирования. Организация работы с документами.

Делопроизводство – это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческой деятельности.

Документирование  это процесс создания и оформления документа. 

Организация работы с документами  -  это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).

   В документационном обеспечении предприятия  выделяют три группы документов: поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие) документы и внутренние документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Поступившие документы проходят следующие этапы:


  • первичную обработку;


  • предварительное рассмотрение, разметку;


  • регистрацию;


  • рассмотрение документов руководством;


  • направление на исполнение;


  • контроль исполнения;


  • исполнение документов;


  • подшивку документов в дела.

. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций: 


  • составление проекта документа исполнителем;


  • проверка правильности оформления проекта документа;


  • согласование проекта документа;


  • подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);


  • регистрация документа;


  • отправка документа адресату;


  • подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.



4.Понятие документ. Его юридическое значение. Юридически значимые реквизиты документа.

Документ – это материальный объект с информацией, закрепленный созданным человеком способом для ее передачи в пространстве и во времени.

Чрезвычайно важно для управленческой деятельности организации юридическое значение документа, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.

Документ имеет юридическую силу при наличии: наименовании организации и должностного лица, наименование вида документа, регистр. Номера, текста ,даты, подписи, печати и грифа утверждения (в необходимых случаях), нотариального удостоверения (для документов, определенных нормативными правовыми актами).

5.Документ и его функции

Документ – это материальный объект с информацией, закрепленный созданным человеком способом для ее передачи в пространстве и во времени.

Функции документа:

  • Информационная функция — каждый документ обладает определенной информационной "емкостью" - количеством и качеством информации, а также полнотой, оптимальностью и актуальностью представленной в нём информации.

  • Коммуникативная — документы являются средством обмена информацией,

  • Правовая — документ может являться письменным доказательством и быть источником права,

  • Управленческая — в ней документ выступает как средство управления деятельностью,

  • Организационная — документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений,

  • Историческая — документ является историческим источником.

  • Воспитательная – дисциплинирует исполнителя, требует уровня образовательной подготовки.

  • Учебная ( для молодых специалистов образцы служат примером и учат правильно оформлять).

6. Нормативные материалы по документированию управленческой деятельности в организации работы с документами.

При документировании управленческой деятельности необходимо руководствоваться следующими нормативными актами:

  1. ГОСТ Р 6.30 – 2003 г. – документ, который наиболее полно регламентирует работу с документами и в котором изложены правила , устанавливающие единые требования к оформлению организационно – распорядительных документов.

  2. ГСДОУ – изложены единые правила, устанавливающие требования к документированию упр. Деятельности.

  3. ГОСТ Р 51141 – 98- делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

  4. «Типовая инструкция» по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Устанавливает требования к документированию управл. Деятельности и организации работы с документами.



7.Классификация документов.

1)по видам деятельности(по назначению):

- научно- технические

- конструкторские

- технологические

- проектно – сметные

- нормативные

- организационно – распорядительные

2) по наименованию:

- научные отчеты

- чертежи

- схемы

- графики

-акты

- протоколы и тп.

3) по способу фиксации информации:

- рукописные

- машинописные

- типографические

- графические

- фото – фоно – кинодокументы

4) по месту составления:

- входящие

- исходящие

5) По степени сложности документа:

- простые ( один вопрос)

- сложные (несколько вопросов)

6) по степени гласности:

- открытые

-с ограниченным доступом (секретные, совершенносекретные, документы с коммерческой тайной)

7) по срокам хранения:

- временного

-постоянного хранения

8) По стадиям создания:

- черновик

- подлинник

9)по происхождению:

-служебные

- личные

10) По степени обязательности:

- информационные

- директивные ( обяз для исполения)

11) по форме:

-индивидуальные ( носят разовый х-р)

- типовые

- трафаретные

- примерные

- унифицированные

12) по характеру содержания:

- первичные

- вторичные

8.принципы работы с документами

-Принцип своевременности, в свою очередь, означает, что требуемая документированная информация должна поступать в распоряжение предприятия к определенному сроку

-Принцип комплексности предполагает согласованное и целенаправленное удовлетворение потребностей предприятия в различных видах документированной информации,

-Принцип упорядоченности означает, что документированная информация перемещается по определенному порядку

-И наконец, принцип гибкости означает способность подсистемы обеспечения документированной информацией к саморазвитию в зависимости от условий

-Целесообразность всех делопроизводственных операций.



9.Понятие документооборот

Под документооборотом понимается движение документов в организации с момента их получения или создания до уничтожения , отправки или сдачи в архив. 

Основными правилами организации документооборота являются:

– оперативное движение документа с наименьшими затратами времени;

– максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным)

– порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдение этих правил позволяет централизованно выполнять однородные технологические операции.

Различают три основных потока документации:

• документы, поступающие из других организаций (входящие);

• документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

• документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

10.Унификация и стандартизация документов.Понятие и виды УСД

Унификация - приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам.

Унифицированная формадокумента – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
Унифицируют не только отдельные документы, но и системы документации в целом. Унифицированная система документации – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям.

В состав УСД входят:

- УС организационно-распорядительной документации;

- УС банковской документации;

- УС финансово-учетной и отчетной бухгалтерской документации

- УС отчетно-статистической документации;

- УС документации по труду;

- УС документации пенсионного фонда;

- УС внешнеторговой документации.

   Унификация документов является одним из методов их стандартизации. Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ).



11.Требования к оформлению документов. Состав реквизитов документов.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.

Поля документа: 20 мм – левое, верхнее, нижнее. 10мм – правое.

Существует 3 формата бумаги – А,B,C. В – постеры и плакаты, C– для конвертов, в которые будут вкладываться форматы листов серии A.

12.Особенности языка служебных документов:

Язык и стиль служебных документов должен соответствовать требованиям делового стиля, особенностями которого являются:

- юридическая безупречность формулировок, не допускающая различных толкований и неясностей;

- нейтральный тон изложения;

- лаконичность.

Нейтральный тон изложения является нормой делового стиля. Документ исходит от организации, поэтому личный, субъективный момент в тексте документа должен быть сведен к минимуму. Из языка официальных документов исключаются слова, обладающие эмоциональной или экспрессивной окрашенностью, образные слова и выражения (слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения, междометия и др.). Следует избегать длинных фраз с большим количеством причастных и деепричастных оборотов. Не употребляются эпитеты, гиперболы, метафоры (примечание).

ограничение употребления глаголов в форме 1-го и 2-го лица, а глаголы в форме 3-го лица выступают, как правило, в неопределенно-личном значении: «комиссией проведена проверка и установлено…», «акт подписан членами комиссии и утвержден руководителем».

Точность и ясность изложения текста документа достигаются употреблением терминологической лексики, использованием устойчивых оборотов -, четкой структуры предложения и текста в целом.



13.Понятие бланка, виды бланков и их реквизиты.

Бланк- это стандартный лист бумаги с вопроизведенной на нем типографическим способом постоянной информацией.

Классификация бланков:

1)По автору:

- бланк организации

- бланк структурного подразделения

- бланк должностного лица

2) Классификация по виду:

- общий бланк ( госуд.герб, герб субъекта РФ, эмблема организации, наименование организации-автора, отметка для наименования вида документа, отметка для даты, отметка для регистрационного номера, место составления документа)

- бланк письма ( госуд.герб, герб субъекта РФ, эмблема организации, наименование орг-автора, справочные данные об орг-ции, ОКПО, ОГРН, ИННН/КПП, отметка для даты, отметка для регистрационного номера,ссылка на номер и дату).

- бланк конкретного вида документа

3) по расположению реквизитов:

- продольный

- угловой

14.Основные группы организационно-распорядительных документов.

Организ-распорядительные документы – документы, в которых фиксируют административные, организационные и управленческие вопросы.

Группы ОРД:

1)Организационные – положения, устав, должностная инструкция, штатное расписание и др

2)распорядиетльные – приказы по основной деятельности, решения, указания

3) справочно – информационные – справки, акты, письма, записки, протоколы

4)документы по личному составу- приказы по личному составу, заявления, труд.договора, личные дела, труд.книжки.

5)коммерческие – коммерческие договора и контракты.

6) документы по обращению граждан – заявления, предложения, жалобы и док-ты по их рассмотрению.

15.Устав орг-ции. его структура и содержание.

Устав - правовой акт, представляющий собой свод правил, установленных государством или организацией, регулирующих деятельность этих организаций, предприятий или определенных сфер управления и хозяйственной деятельности.

Общие уставы утверждаются, как правило, высшими органами государственной власти, уставы отдельных организаций — их учредителями либо соответствующими министерствами и ведомствами.

Содержание:

  1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

  2. ПРАВОСПОСОБНОСТЬ ОБЩЕСТВА. ПРЕДМЕТ И ЦЕЛИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

  3. ИМУЩЕСТВЕННАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ОБЩЕСТВА

  4. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ УЧАСТНИКОВ ОБЩЕСТВА. ИСКЛЮЧЕНИЕУЧАСТНИКА ИЗ ОБЩЕСТВА. СПИСОК УЧАСТНИКОВ ОБЩЕСТВА

  5. ИМУЩЕСТВО ОБЩЕСТВА. УСТАВНЫЙ КАПИТАЛ

  6. РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПРИБЫЛИ ОБЩЕСТВА МЕЖДУ ЕГО УЧАСТНИКАМИ

  7. ВЫХОД УЧАСТНИКА ОБЩЕСТВА ИЗ ОБЩЕСТВА

  8. УПРАВЛЕНИЕ ОБЩЕСТВОМ

  9. РЕВИЗИОННАЯ КОМИССИЯ ОБЩЕСТВА

  10. УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ

11. ИНФОРМАЦИЯ ОБ ОБЩЕСТВЕ

12. АРХИВ ОБЩЕСТВА

13. РЕОРГАНИЗАЦИЯ И ЛИКВИДАЦИЯ ОБЩЕСТВА

14. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ


16.Положение об организации (структурном подразделении). Его структура и содержание.


Положение о структурном подразделении — это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений.

Проект Положения о структурном подразделении подлежит обязательному согласованию:

- с вышестоящим руководителем (если подразделение входит в состав более крупного подразделения);

- заместителем руководителя организации, курирующим деятельность подразделения в соответствии с распределением обязанностей между руководящими работниками;

- руководителем службы персонала или иного подразделения, осуществляющего управление персоналом;

- начальником юридического или правового подразделения либо с юристом организации.


разделы:

1. Общие положения.

2. Основные задачи подразделения.

3. Функции подразделения.

Также в макетах положений можно встретить следующие блоки:

1. Организационная структура подразделения.

2. Права подразделения.

3. Взаимоотношения (служебные связи) подразделения с другими подразделениями.

4. Ответственность подразделения.



17.Должностные инструкции, правила составления.

Должностная инструкция является основным организационно-правовым документом, определяющим задачи, основные права, обязанности и ответственность должностного лица (работника) организации при осуществлении ими служебной (трудовой) деятельности согласно занимаемой должности.

Должностная инструкция разрабатывается, исходя из задач, возложенных на каждую конкретную должность в соответствии со штатным расписанием организации, внутренними нормативными актами, с соблюдением требований Трудового Кодекса РФ и иных нормативных правовых актов.

Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности организации, носит обезличенный характер и объявляется должностному лицу под расписку при заключении трудового договора, в том числе при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей.

При оформлении должностной инструкции используют реквизиты, которые являются обязательными для бланка, предназначенного для оформления внутренних документов. Инструкция должна содержать наименование организации, наименование документа (с указанием конкретной должности), дату и место его подготовки, реквизиты согласования и утверждения:

Разрабатывает и подписывает должностные инструкции руководитель структурного подразделения; утверждает руководитель организации. При необходимости инструкции могут быть согласованы с юридической службой или другими структурными подразделениями.

Каждый работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией под расписку, которую располагают на последнем листе документа, ниже подписи руководителя и виз согласования. Расписка включает слова "С инструкцией ознакомлен(а)", личную подпись работника, инициалы и фамилию, дату ознакомления:

Структура текста должностной инструкции:

1. Общая часть (общие положения). 
2. Функции. 
3. Должностные обязанности. 
4. Права. 
5. Ответственность. 
6. Взаимоотношения (связи по должности).

18.Приказы по основной деятельности

Приказ — правовой акт, издаваемый единоначально первым руководителем организации.

Приказы по основной деятельности издаются для решения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией, по всем вопросам руководства ее текущей деятельностью.

Приказы оформляются на специальном бланке приказа. Обязательными реквизитами приказа являются:

наименование организации;

название вида документа (ПРИКАЗ);

дата издания;

регистрационный номер;

место издания;

заголовок к тексту;

текст;

подпись;

визы.

 

Заголовок к приказу должен формулироваться четко и по возможности кратко, выражая основное содержание документа.

         Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, отделяемых друг от друга словом «приказываю». В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий.

Если в распорядительной части приказа содержатся конкретные задания, необходимо указывать:

         наименование исполнителя или исполнителей (должность, инициалы, фамилия или наименование организации или подразделения);

         поручение;

         срок выполнения поручения.

Последний пункт приказа – пункт о контроле, в нем указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.

Визирование и подпись

До представления на подпись приказ визируется всеми заинтересованными должностными лицами, юристом и заместителями руководителя организации



19.Распоряжения, правила составления и оформления.



Для разрешения оперативных вопросов руководитель организации может издавать распоряжение (образец оформления приведен ниже). Распоряжение обычно затрагивает интересы небольшого числа работников, имеет ограниченный и обозримый срок действия.

Подготовка и оформление распоряжения проводится почти так же как приказов по основной деятельности

Оформление распоряжения происходит на бланке распоряжения. В тексте принято первую часть с изложением причин составления распоряжения заканчивать словом, написанным прописными буквами с новой строки (как на примере),
ОБЯЗЫВАЮ:
или
ПРЕДЛАГАЮ:

Существует еще возможность оформления без этих слов. Тогда первая часть заканчивается просто двоеточием, а затем в тексте излагают распорядительную часть.



20.Справочно – информационные документы.

Информационно-справочные документы используются как для передачи информации от одного адресата (должностного лица, структурного подразделения, всей организации) к другому, так и для фиксации каких-то информационных сведений.

В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в этих документах, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению. На основе резолюции руководителя эти документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.



21.Протокол,виды протоколов, структура текста.

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. 

Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем вручную или с использованием диктофона.

В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая.

Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения.Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание стенографируется, доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю или когда заседание носит оперативный характер.

Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения.

Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.


Все виды протоколов оформляются на общем бланке, который включает следующие реквизиты: наименование учреждения (организации, предприятия), вид документа (протокол), место для проставления даты, индекса документа, место составления протокола, место для заголовка к тексту. Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если оно продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.

Текст протокола включает вводную и основную части.

В вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания (в краткой форме протокола эти сведения опускают). С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляют фамилии, инициалы постоянных членов коллегиального органа (в алфавитном порядке), фамилии, инициалы и должности приглашенных на заседание. В вводную часть протокола включается повестка дня. В ней перечислены обсуждаемые на заседании вопросы с фамилиями выступающих (докладчиков) и закреплена последовательность их обсуждения. Повестка дня заседания, как правило, составляется заранее и должна включать оптимальное количество вопросов, которые можно рассмотреть и обсудить на заседании.

Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня.

Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются. Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», которые печатаются с абзаца, для того чтобы выделить в тексте протокола записи речи основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющей части, формулирующей решение собрания.

Протокол оформляет секретарь заседания. Подписывают председатель и секретарь.



22.Акт,виды актов, правила составления.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

Это могут быть акты:

приемки-сдачи (работ, оборудования, материальных ценностей, документов);

обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, подготовки объектов);

испытаний (образцов, систем, технологий);

ревизии, инвентаризации;

расследования аварий, несчастных случаев;

ликвидации организации и т.д.


Общие правила составления актов

– Акты составляются коллегиально (должно быть не менее двух составителей). Нередко акты составляются специально создаваемыми комиссиями,

– Главное при составлении акта – определение фактического состояния дел и правильное отражение его в акте.

– Акт оформляется на общем бланке организации или с использованием унифицированной формы акта.

– Обязательными реквизитами акта являются: название организации, название вида документа (АКТ), дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи составителей (с указанием их должностей и, при необходимости, места работы). Некоторые формы актов предусматривают проставление точного времени составления акта в часах и минутах. В том случае, если акт утверждается руководителем, оформляется гриф утверждения.

– Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт», например: Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности,

– Датой акта является дата его составления.

– Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). вводной части акта указывается основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), называются председатель и члены комиссии. В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.

– В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение.

– Содержание актов ревизий и обследований согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении.



23.Справка, виды справок, реквизиты справок.

Справка – это официальный документ, содержащий факты деятельности организации или подтверждающий сведения биографического и служебного характера о ком-либо. Справка является документом информационного характера, она содержит констатацию каких-либо фактов, событий без мнения автора о существе излагаемых вопросов.

В делопроизводстве различаются служебные справки (о штатной численности, о выполнении плана, о задолженности по заработной плате и т.д.) и справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие учреждения, так называемые «личные справки» (о заработной плате, трудовом стаже, о месте жительства, о месте работы/учебы и т.п.).

Служебные справки, в свою очередь, делятся на внешние, составляемые обычно по указанию вышестоящего органа (должностного лица) или запросу сторонней организации, и внутренние.

Внешние справки должны оформляться на общем бланке организации, а внутренние – на обычной бумаге формата А4 или А5.

Справка служебного характера представляется по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др.). Такая справка оформляется на бланке и имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Справки, направляемые в вышестоящие организации, заверяютпечатью.

Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организаций для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др. Справка должна иметь следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, регистрационный номер, дату, текст, подпись, печать.

При оформлении справок часто используются трафаретные тексты, в которых основная часть текста напечатана заранее, а переменные данные могут вноситься от руки или на пишущей машинке.

Текст справки личного характера следует начинать с фамилии» имени и отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «Настоящая справка дана...», «Настоящим подтверждается, что действительно работает....» и т.д.

В тексте этого документа обязательно указывается организация, в которую предоставляется справка. Справку подписывает должностное лицо (секретарь, инспектор службы кадров), подпись заверяется печатью.



24.Понятие докладной, объяснительной и служебной записок.

Докладная записка – документ, который составляется работником организации, адресуется руководителю организации (структурного подразделения) и содержит четкое изложение какого-либо вопроса с предложениями и выводами составителя.Докладная записка составляется для информирования руководства о фактах, событиях, ситуациях, требующих принятия управленческого решения.

Служебная записка – документ, который используется для оперативного обмена информации между структурными подразделениями. Служебная записка оформляется почти аналогично докладной записке.

Объяснительная записка – документ, в котором автор (исполнитель) дает объяснение должностному лицу организации о причинах невыполнения задания, поручения, обязательства или совершения несанкционированного действия, имеющего негативные последствия для организации.

Докладные (служебные) записки составляются на стандартной листе бумаги формата А4. Обязательными реквизитами являются:

  • название вида документа (докладная или служебная записка);

  • наименование структурного подразделения;

  • дата;

  • регистрационный номер;

  • адресат;

  • заголовок к тексту;

  • текст;

  • подпись.

25. Основные виды писем, правила их составления.

Письмо — самый распространенный способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текста (по почте). Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения и имеют множество разновидностей.

Виды писем:

  • инструктивные;

  • сопроводительные;

  • информационные;

  • гарантийные;

  • рекламные;

  • претензионные;

  • арбитражные;

  • письма-подтверждения;

  • письма-напоминания;

  • письма-извещения;

  • письма-просьбы.

В письмах выражают поздравления, пожелания, приветствия в торжественных случаях. Письма направляют в знак проявления участия и выражения соболезнования в драматических и трагических ситуациях.

Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4. Если текст письма не превышает семи строк, допускается использовать для писем формат А5.

Датой письма является дата его подписания.

Текст письма строят по схеме:

  • введение (здесь приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факторы, послужившие основанием для составления письма);

  • доказательства (здесь излагают обоснование вопроса, изложенного в письме);

  • заключение (перечисление выводов, просьбы, требования, предложения).

В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты:

  • дата;

  • номер;

  • ссылка на регистрационный номер и дату документа (если письмо является ответом);

  • заголовок к тексту, изложенный одной фразой.

В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита «адресат» (получателя письма):

  • фирма;

  • структурное подразделение;

  • должность;

  • фамилия и инициалы;

  • почтовый адрес получателя.

26.Прием и первичная обработка входящих документов.

Прием и обработка входящей документации должна осуществляться секретарем организации или работниками канцелярии.

Входящая документация проходит следующие этапы:

- первичная обработка

- предварительное рассмотрение

- регистрация

- рассмотрение документов рук-лем

- направление на исполнение

- исполнение и контроль исполнения

- подшивка документа в дело

Первичная обработка заключается в проверке правильности отправки писем. Вскрывается все кроме корреспонденции с пометкой «лично». Затем проверяют:

- правильность адресования вложенного в конверт документа

- количество листов документа

- наличие приложений документа

При отсутствии приложений или листов документа, ставится в известность отправитель письма , и ставится отметка на самом документе и запись в журнале. Конверты, как правило, уничтожают, кроме тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления.

27.Понятие исходящих документов и порядок работы с ними.

Исходящие — документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам, приславшим обращение.

Этапы:

1)Составление проекта документа

2)Проверка правильности оформления проекта документа

3)Подписание документа руководителем

4)Регистрация документа

5)Отправка адресату

6)Подшивка 2го экземпляра, копии документа в дело



28.Регистрация документов, формы и виды регистрации.

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. 

Существует несколько форм регистрации документов в организации:

- централизованная(когда все регистрируемые операции происходят в одном месте или одним работником)

- децентрализованная(предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения)

- смешанная(когда часть документов с учетом специфики предприятия регистрируются централизованно, а другая в стрктурном подразделении)

Регистрация всегда должна быть однократной: поступающие в день поступления, создаваемые в день подписания или утверждения.

Выделяют 2 основные формы регистрации:

- журналы

- карточки

Регистрация на карточках позволяет оперативно проводить поиск при большом объеме документов, так как можно отпечатать сразу несколько экземпляров карточек и разложить по картотекам (используя различные признаки классификации).

Регистрационные графы в журналах и карточках существенных различий не имеют и включают следующие графы:

- индекс ( номер док-та)

- дата документа

- автор документа (для входящих)

- адресат ( для исходящих)

- резолюция

- исполнитель

- подпись исполнителя

- срок исполнения, отметка об исполнении

- номер дела



29.Контроль исполнения документов

Контроль за исполнением документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Контроль можно разделить на два вида:

  • контроль по существу решения вопроса — осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица;

  • контроль за сроками исполнения документов — ведет служба документационного обеспечения управления или в небольшой фирме — секретарь.

Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, поставленных в документе, несут как руководители структурных подразделений, так и сотрудники, которым поручено исполнение документа.

Организация ведения контроля за сроками исполнения документов включает следующие операции:

  • фиксация в процессе регистрации всех поставленных на контроль документов и указаний руководства;

  • проверка доведения документа до исполнителя в срок;

  • напоминание исполнителям и руководителям подразделений о приближении или истечении сроков исполнения документов;

  • внесение данных о передаче документа от исполнителя исполнителю или изменении сроков исполнения документов в регистрационную форму;

  • информирование руководителей (подразделений и организации) о ходе исполнения документов;

  • внесение в регистрационную форму данных об исполнении документов (снятии документа с контроля);

  • составление аналитических справок по сроковому контролю за исполнением документов.

На контроль ставятся все документы, требующие ответа и исполнения. 



30.Номенклатура дел и порядок работы с ней

номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.2

Номенклатура дел имеет несколько направлений использования:

  • предназначена для систематизации документов,

  • содержит информацию о сроках хранения документов,

  • закрепляет индексацию дел

  • имеет справочное значение при изучении структуры организации;

  • является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;

  • используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

  • может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы. 3

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. 4

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер. 5

Однако в каждой организации должна быть индивидуальная, т.е. своя конкретная, номенклатура дел.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации.

Номенклатура дел организации визируется руководителем архива организации или лицом, ответственным за архив организации, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления (делопроизводство), и после одобрения Центральной экспертной комиссией (или экспертной комиссией) организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации.

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. 8

Номенклатура дел должна согласовываться с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел. 9

Номенклатура дел составляется по следующей унифицированной форме:

Индекс дела

Заголовок дела 
(тома, части)

Кол-во ед. хр.

Срок хранения и № статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Название раздела



31. Формирование и хранение дел

Формирование дела – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. 1

Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) и помещаться в дела в день окончания исполнения.

При формировании дела в него помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела,

Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства – службой документационного обеспечения управления (ДОУ) организации, при децентрализованном – как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ организации.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

  • документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

  • включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

  • группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации;

  • дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см (если дело больше, то его разделяют на два и более тома).5

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие – по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов. 8

32.Понятие экспертизы ценности документов. Сроки хранения.

Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.1

Экспертиза ценности документов в организации проводится: при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;

Экспертиза ценности документов проводится на основе:

  • действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) совместно с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации под методическим руководством архива организации. 4

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется:

  • отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации;

  • отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;

  • выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел. 

По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются сотрудниками архива организации сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации одновременно. Одобренные центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) акты и описи утверждаются руководителем организации.После этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты. 9

Сроки хранения:

1)Приказы:

- по основной деятельности ПОСТОЯННО

- по личному составу 75 лет

- о предоставлении отпусков, краткоср внутрирос командировках 5 лет

2) учредительные договоры, протоколы учредит собраний, уставы, свидетельства о регистрации, положения о структурных подразделениях, штатные расписания, должн инструкции ПОСТОЯННО

3) бухгалтерская отчетность постоянно ( кроме лицевых счетов работников (75 лет) и документов по выдаче зп(5 лет)

4) Документы по охране труда – 75 лет

5) Документы по приему, переводу и увольнению -75 лет



33.Подготовка и передача дел в архив

Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве - 3 года. После истечения этого срока документы передаются в архив, уничтожаются или остаются для использования в делопроизводстве. Подготовку дел к сдаче в архив проводят сотрудники, ответственные за их формирование и хранение.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат упрощенному оформлению: остаются в скоросшивателях и не нумеруются, проверяется их наличие и сдаются в архив в соответствии с НД.

Дела постоянного хранения, временного хранения свыше 10 лет и по личному составу подлежат полному оформлению: переплет или подшивка дела, нумерация листов, оформление всех реквизитов обложки. До подшивки дела их него удаляют металлические крепления, в конце дела вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя для заверительной надписи. Затем дело подшивают в твердую папку в 4 прокола или в переплет.

Если в деле постоянного хранения есть документы временного хранения, то папку не переформировывают.

Если в деле временного хранения есть документы постоянного хранения, то папку переформировывают. Листы дела для удобства использования и обеспечения сохранности нумеруют черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу. В конце дела на отдельном листе-заверителе оформляется заверительная надпись, в котором цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и оговариваются все особенности нумерации (пропуски или ошибки в нумерации).

Графы “Фонд”, “Дело №  ” заполняются при подготовке документов к передаче в архив. Номера фонда и описи могут быть проставлены на карточках в начале годы или в процессе их заполнения.

Для сдачи дел в архив создается и утверждается экспертная комиссия из 3-5 человек, которая руководствуется правилами и инструкциями Главного архивного управления. В нее входят: зам. руководителя, зав. канцелярией или секретарь, представитель архива, ведущие специалисты.Комиссия определяет ценность документов и отбирает дела для сдачи в архив и для уничтожения (дела, сроки хранения которых истекли). Сроки хранения: научно-технических документов - после минования практической надобности, но не свыше 25 лет; гибкие магнитные диски (дискеты) - 5 лет.

На документы, подлежащие уничтожению, составляется акт, который подписывается  председателем и членами экспертной комиссии и утверждается руководителем учреждения.

Дела хранятся в архиве учреждения, ведомственных организаций и в государственном архиве.

Сдача дел в архив учреждения осуществляется по графику, утвержденном руководителем.

Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел. Дела постоянного срока хранения, временного свыше 10 лет и по личному составу принимаются в архив по описи.

Если архив не имеет достаточного помещения допускается хранить дела временного хранения до их уничтожения по усмотрению руководителя в структурных подразделениях.

Главное архивное управление утверждает перечень организаций и предприятий дела которых подлежат сдаче в гос.архив и по графику принимает от них дела.

34.Понятие конфиденциальности документов

Под конфиденциальным документом понимается оформленный носитель информации, содержащий сведения ограниченного доступа, составляющие интеллектуальную собственность юридического или физического лица..

К конфиденциальным документам относятся следующие документы:

1) в государственных организациях – документы, проекты документов и сопутствующие материалы, относимые к служебной информации ограниченного распространения, содержащие сведения, отнесенные к служебной тайне, имеющие рабочий характер и не подлежащие опубликованию в открытой печати;

2) в коммерческих и негосударственных организациях – документы, содержащие сведения, которые их собственник или владелец в соответствии с законодательством имеет право отнести к коммерческой тайне, тайне организации, тайне мастерства и технологий;

3) независимо от принадлежности организации – документы и базы данных, фиксирующие любые персональные (личные) данные о гражданах, а также содержащие профессиональную тайну, технические и технологические новшества (до их патентования), тайну предприятий связи, сферы обслуживания и т. д.

Для документов, содержащих конфиденциальную информацию, существует гриф «Для служебного пользования

Перечень сведений, составляющих конфиденциальную информацию, должен утвердить своим приказом руководитель организации.

Многие руководители испытывают обеспокоенность за информацию, являющуюся коммерческой тайной их организации. Поэтому с сотрудниками, работающими с конфиденциальной информацией, должны быть заключены специальные договоры (соглашения ) о неразглашении используемой ими в работе информации.

35.Разработка и утверждение штатного расписания

Штатное расписание - это организационно-распорядительный документ, в котором прописывается структура, штатный состав и численность организации, перечень наименований должностей, профессий с указанием квалификаций и окладов, а также возможных надбавок для каждой из должности.

При составлении штатного расписания  рекомендуется применять унифицированную форму N Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата РФ "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" от 05.01.2004 N 1). Эта форма носит рекомендательный характер, но несмотря на это, следует применять эту форму в работе, поскольку она содержит все необходимые реквизиты.

Штатное расписание может составляться любым работником, на которого возложена такая функция (руководитель организации, главный экономист, кадровик, бухгалтер). Перед его составлением необходимо определить организационную структуру компании для дальнейшего распределения людских и материальных ресурсов в зависимости от направления деятельности и тех целей, для которых создана компания.

Организационная структура может составляется в виде таблицы, схемы, в которой указываются все предполагаемые подразделения и их подчиненность и на основе которой составляется само штатное расписание.

1. Издаем приказ о разработке штатного расписания

В приказе указывается, кому поручено  провести работу по составлению штатного расписания. А так же устанавливаются сроки составления, согласования, утверждения штатного расписания. Конкретный срок утверждения штатного расписания на будущий год законом не установлен.

2. Составляем штатное расписание.

Составление расписания не предусматривает внесения в него фамилий работников, занимающих определенные должности, так как главная цель такого документа - определение структуры, штатной численности и размера заработной платы.

Штатное расписание содержит следующие сведения:

  • наименование структурных подразделений;

  • наименование должностей, специальностей, профессий;

  • количество штатных единиц;

  • размер оклада и (или) тарифной ставки;

  • наличие и размер надбавки и пр.

  • 3. Согласовываем штатное расписание.

  • Как правило, проект штатного расписания согласовывается с руководителями структурных подразделений и отдельными  руководящими работниками, проверяется юристом.

  • 4. Утверждаем  штатное расписание.

  • Штатное расписание подписывается руководителем кадровой службы, главным бухгалтером, утверждается приказом (распоряжением) организации



36. Кадровая документация, ее состав

Кадровая документация отражает вопросы движения документов в организации. ( прием, перевод, увольнение работников).

Кадровая документация является неотъемлемой частью практической деятельности организации, так как, закрепляет трудовые отношения работников и работодателя, подтверждает трудовой стаж граждан, и является средством доказательства, при разрешении индивидуальных трудовых споров.

В составк Кадровой Документации входят документы различного функционального значения.

Первичные учетные документы. ( Личная карточка формы Т2.)

Распорядительные документы, приказы и распоряжения по личному составу.

Организационные документы.

правила внутреннего трудового распорядка

штатное расписание.

должностные инструкции

и т.д.

Информационно справочные документы.

справки

записки

докладные

объяснительные

представления

протоколы

и т.п.

Оформление кадровой документации любой организации любой формы собственности происходит в соответствии со следующими документами:

Трудовой кодекс РФ.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек, и обеспечения ими работодателей.

Инструкция по заполнению трудовых книжек.

и иными нормативными актами.



37.Трудовой договор

Это основной документ, регулирующий трудовые отношения, и определяющий права и обязанности сторон.

структура договора может быть различной, но в нем есть некоторые основные моменты которые дожны присутствовать в любом трудовом договоре.

Различают существенные (обязательные) и дополнительные условия трудового договора.

  1. Существенные

    1. Указание места работы ( с указанием структурного подразделения.)

    2. Дата начала работы

    3. Наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция.

    4. Права и обязанности работника и работодателя.

    5. Характеристика условий труда, копенсации, и льготы работникам за работу во вредных, тяжелых, и опасных условиях.

    6. Режим труда и отдыха. Если в отношении данного работника он отличается от общепринятого в организации.

    7. Условия оплаты труда, в том числе размер тарифной ставки, и должностного .. надбавки и поощрительные выплаты.

    8. Виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

  2. Дополнительные

    1. Соблюдение коммерческой тайны

    2. Действия работодателя в случае ликвидации организации

    3. Дополнительные условия об отпусках

    4. Социальный пакет.

    5. Условия карьерного роста.

    6. Вопросы касающиеся социально бытового обслуживания.

    7. Достижения определенных результатов.

    8. Испытательный срок.

    9. и т.п.

Испытательный срок не должен превышать 3 месяца.

При заключении трудового договора от 3 до 6 месяцев, испытание не может превышать 2 недель.

Испытания при приеме на работу не устанавливается для

  1. Для лиц поступающих на работу по конкурсу

  2. Беременные женщины

  3. Для женщин имеющих детей до 1,5 лет

  4. Для лиц не достигших 18 лет

  5. Для лиц окончивших учебные заведения и впервые поступающих на работу по полученной специальности

  6. Лица приглашенные в порядке перевода.

После окончания испытательного срока, если работник не выдержал испытания, он может быть уволен без выплаты выходного пособия. Статья 70, 71 ТК РФ.

В соотвествии со статьей 58 ТК РФ, трудовые договоры заключаются на не определенный срок, но не более 5ти лет.

Реквизитами трудового договора, которые придают ему юридическую силу, являются:

  1. Наименование организации

  2. Наименование вида документа ( Трудовой договор)

  3. дата

  4. регистрационный номер документа

  5. Место заключения договора

  6. Текст

  7. Подписи

  8. Печатать

Стороны называются: Работник и работодатель.

Трудовой договор должен быть заключен не позднее 3-х дней, со дня фактического допуска работника к работке.

Трудовые договоры включаются в личное дело работника и хранятся 75 лет,.



38. Приказы и распоряжения по личному составу

Приказ — это внутренний документ организации, издаваемый ее руководителем по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы организации.

Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но и одновременно относятся и к первичным учетным документам, так как фиксируют факт приема,перевода или увольнения гражданина и являются основанием для начисления ему заработной платы.

Они должны оформляться в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации ( последние унифиц формы были приняты в 2004).(положения раздела по учету кадров, положения раздела по учету рабочего времени и расчету с персоналом)

В унифицированные формы организация может вносить дополнительные реквизиты, но при этом все реквизиты, утвержденные ГОСТ ГОМ СТАТОМ остаются без изменений.

Удаление каких либо реквизитов из унифицированных форм не допускается.


При изготовлении бланков на основе унифицированных форм допускается:

  1. расширять и сужать графы строк

  2. включать дополнительные строки

Различаются простые ( индивидуальные) и сложные ( сводные) приказы по личному составу.


В индивидуальных только об одном сотруднике, в сводных о нескольких сотрудниках.

Приказ или распоряжение о приеме на работу оформляет работник кадровой службы после подписания трудового договора.


В приказе должны быть указаны:

ФИО полностью

С како по какое. Условия приема.

Есть есть - испытательный срок.

Установленный размер заработной платы.

Следует указывать точную сумму оплаты труда в рублях а не ссылаться на штатное расписание.

Размер надбавки указывается сначала в процентах а затем в рублях.


Т-2ГС ( ГС - государственный служащий)

Т-1а ( а - когда сложная на несколько человек)


Завизированный проект приказа передается руководителю организации который подписывает и датирует этот документ. После этого приказ подписывает принятый на работу сотрудник ( виза ознакомления). 


Приказ о приеме на работу оформляется в трех экземплярах, первый экземпляр храниться в отделе кадров, второй экземпляр хранится в личном деле работника и третий в бухгалтерию. В бухгалтерии заводится его личный счет и табельный номер. 


39.Личная карточка работника

В точном соответствии с приказом о приеме на работу заполняется личная карточка работника. И делается запись уже в трудовой книжке.


Личная карточка работника является одним из основных документов по учету, и заводится на всех работников принятых на постоянную или временную работу.


все записи в личной карточки делаются на основании документов. Паспорта, военного билета, диплома об обазовании, трудовой книжки ( или ее копии), страхового свидетельства, о постановке на учет в налоговом органе.


В личной карточке предусмотрены зоны кодирования, коды которые проставляются в соответствии:

  1. Общероссийским классификатором профессий рабочих должностей служащих и тарифных разрядов.

  2. Общероссийским классификатором информации о населении.

  3. Общероссийский классификатор объектов административно территориального деления.

  4. Общероссийским классификатором специальностей по образованию.

Разделы карточки

  1. Общие сведения о работнике

  2. О воинском учете

  3. Прием на работу и переводы на другую работу

  4. Профессиональная подготовка

  5. Повышение квалификации

  6. Поощрения и награды

  7. Отпуска

  8. Социальные льготы

  9. и т.д.

Заполняется личная карточка работником отдела кадров рукописным способом.



40.Обязательные документы для кадровой службы

Перечень обязательных документов которые должны быть на участке кадровой работы:

  1. учредительные документы.

  2. Трудовые договоры.

  3. Штатное расписание.

  4. Табель учета рабочего времени.

  5. Форма Т13.

  6. Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы Т12.

  7. Правила внутреннего трудового распорядка.

  8. Документ о защите персональных данных работников.

  9. График отпусков. Форма Т7.

  10. Личные карточки Т2

  11. Всевозможные приказы по личному составу.

  12. Приказ о предоставлении отпуска Т6.

  13. приказ о поощрении работника Форма Т11.

  14. Приказ о командировке работника Т9.

  15. Приказ о переводе работника Т5.

  16. Об увольнении Т8.

  17. Журнали или регистрационные книги

Трудовые книжки

ВСе ведомости, записки 

и иные документы касающиеся численности и выработки зар платы 

не исползованных отпусков

 рассчитный уравнений и т.п. 

Дополнительные документы. 

  1. Коллективный договор

  2. Положение о премировании и оплате труда. ( становятся обязательными если не зафиксированны ни в одном другом документе).

  3. Должностные инструкции ( обязательны если все должностные обязанности работников не регламентированы в трудовом договоре)

  4. Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы, если проводится то обязательно.

  5. График сменности ( обязательно если работа сменная)

  6. Положение о коммерческой тайне.

  7. Списки инвалидов, несовершеннолетних работников, беременных работниц, женщин имеющих детей до 3 лет, список одиноких матерей, а так же список лиц осуществляющих уход за детьми инвалидами.



41. Личный листок по учету кадров

Это документ, содержащий личные и биографические сведения о работнике и включенный в личное дело сотрудника.

Личный листок должен содержать фото сотр. 4на6.

Личный листок заполняется в 1м экземпляре самим работником без помарок и исправлений.

Единообразия оформления личного листка нет. Тем не менее личный листок должен содержать:

-фио

- пол

- дату рождения

- национальность

- дом. Адрес, телефон

- паспортные данные

- образование

- сведения о труд деятельности

- проф. Навыки и умения

- пребывание за границей

- отношение к воинской обязанности

- семейное положение, сведения о близких родственниках ( степень родства, дата рождения, фио)

- дата заполнения

- личная подпись

42. Автобиография

Это документ, содержащий основные этапы жизни и деятельности автора, изложнные в хронологическом порядке.

Составляется произвольно сотрудником на формате А4. Содержит след. Информацию:

- название документа

- фио

- дата и место рождения

- полученное образование(где когда и в каких учебных заведениях, присвоенная квалификация)

- трудовая деятелность и профессия

- общественная работа

- отношение к воинской службе и воинское звание

- наличие правительственных и других наград

- семейное положение и сведения о совместно проживающих родственниках.

- дата составления

- личная подпись

43.Личное дело

Все документы о сотруднике, кроме карточки Т2 помещаются в личное дело- это совокупность личных документов работника, кот содержат наиболее полные сведения о нем и его труд. Деятельности.

Личное дело заводится на основании приказа о приеме на работу.

Личные данные работника необходимы работодателю в целях продвижения по службе , при установлении з.п., допуска сотрудника к информации.

Состав документов, перемещаемых в личное дело, зависит от того, на какую работу принимается сотрудник и какова специфика его трудовой деятельности.

При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:

- внутренняя опись документов личного дела;

- дополнение к личному листку работника(декларация о доходах, копия или выписка из протокола заседания (уч. Совета)

- личный листок по учету кадров

- автобиография

- документы по образованию, повышению квалификации, переподготовке

- заявление о приеме на работу сотрудника

- копия приказа о приеме на работу



44. Трудовая книжка

Является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже.(ст. 66 тк. Рф)

Трудовая книжка должна заполняться в соответствии с:

  1. Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей от 16 апреля 2003 года №225

  2. Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утв. Правительством ( министерством труда и соц. Развития РФ от 10 октября 2003г. № 69

Первый образец трудовой книжки появился в 1938 . Второй – в 1973. Последний – в 2003г.

Все работодатели, за исключением работодателей физических лиц обязаны вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней, если работа в огранизации является основной.

На работника, поступившего на работу впервые заводитсят рудовая книжка, кот. Заполняется в его присутствии не позднее недельного срока после приема на работу.

При приеме на новую ( очередную работу) трудовая книжка предоставляется сотруднику отдела кадров,ведующему документацию по личному составу

Записи в трудовой книжке начинаются с внесения наименования предприятия. Все записи излагаются в соответствии с приказами, распоряжениями без зачеркиваний и помарок. Все исправления оговариваются и заверяются подписью и печатью должностного лица.

Согласно законодательству, по желанию работника в трудовую книжку могут вноситься записи о работе по совместительству.

Если для какого-то вида записей заканчиваются страницы, то заводится вкладыш к трудовой книжке, который подшивается в нее.

Все трудовые книжки и вкладыши регистрируются и хранятся в сейфе.

Трудовые книжки на руки не выдаются.

Только в день увольнения или перехода на другую работу.

Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее 3 дней с подачи заявления выдать заверенную копию трудовой книжки.

Трудовая книжка состоит из: - обложки – титульного листа – содержательной части.

Все записи деляются без каких-либо сокращений.

Функции обложки трудовой книжки:

- защитная

- информационная ( на внутренней стороне обложки вносят сведения об изменении в записях, сделанных на титульном листе).

На титульном листе указываются:

- фио

- дата рождения

- образолвание ( профессия, специальность).

Титульный лист заверяет печатью.

Записи дат во всех разделах трудовой книжки пишутся 8ю арабскими цифрами.

Правильность заполнения трудовой книжки проверяет работник и ставит подпись.

Информация о награждениях и поощрения вносится на основании приказа.



45. Перевод сотрудника

Причины перевода могут быть различными, например, производственная необходимость, продвижение по службе, медицинские показания,семейные обстоятельства, смена места жительства, переезд организации в другую местность.

Перевод допускается только с письменного согласия работника за исключением случаев, предусмотренных тк рф.

В зависимости от срока переводы бывают:

- постоянные ( перевод в пределах одного и того же предприятия, перевод в другую местность вместе в предприятием, перевод на работу в другую организацию или к другому работодателю)

- временные

В зависимости от места перевода:

- внутренние

- перевод на др. предприятие

Относительно инициативы:

- по инициативе работника

- по инициативе работодателя

- неинициативные ( обяз. По закону)

Согласно статье 72 не требуется согласие работника на перемещение в другое место или структурное подразлделение, расположенное в той же местности, а также на поручение ему работу на другом механизме, если это не влечет изменение условий ТД.

Под другой местностью понимается местность за пределами административно-территориальных границ города.

Если условиям условиями трудового договора предусмотрено что сотрудник будет работать на объектах в разных местностях, то это не будет являться переводом.

В результате неправильного оформления перевод может быть признан недействительным. При переводе по инициативе работодателя необходимо учитывать некоторые нюансы. Особое внимание следует уделять формулировке письменного согласия работника на перевод: фразы «согласен на перевод» и «ознакомлен с фактом перевода» имеют разный смысл.

Согласно статье 169 и 178 тк работнику гарантированно возмещение всех расходов, связанных с переводом. Если работник согласен, то работодатель оплачивает:

- стоимость проезда работника и членов его семьи по жд, водным, автомобильным (кроме такси) и воздушным транспортом.

- оплата перевоза имущества. В количестве 500 кг на самого работника и до 150 кг на члена семьи.

- оплата суточных за каждый день нахождения в пути

- единовременное пособие на работника в размере его месячного оклада по новому месту работу и на каждого члена семьи в размере пособия самого работника.

- выплата сотруднику зп. Согласно окладу по новому месту работы за дни сбора в дорогу и устройство на новом месте но не более 6 дней.

Конкретные размеры возмещаемых расходов определяется соглашением сторон трудового договора, но не могут быть ниже размеров, предусмотренных правительством рф.

В некоторых случаях работодатель может потребовать возмещение расходов (кроме путевых):

- если работник не приступил к работе и не явился без уважительной причины

- если работник уволился до истечения срока ТД

Если работник отказался от перевода в связи с перемещением работодателя в другую местность, он может быть уволен на основании статьи 77 тк рф.

При переводе в связи с медицинским заключением работодатель обязан с согласия работника перевести его на другую работу, не противопоказанную ему. При этом к приказу прилагается медицинское заключение, предложение( представление) о переводе, согласие работника на перевод.

Если работник не согласился на продолжение работы в новых условиях, но принял предложение работодателя перейти на другую работу в этой же организации, то оформляем:

  1. Распорядительный акт об изменениях организационных или технологических условий труда.

  2. Представление ( предложение) о переводе

  3. Заявление работника о несогласии или согласии на перевод.

При переводе работника в связи с сокращением численности или штата работников, оформляются документы:

- распорядительный акт о проведении мероприятий по сокращению численности или штата

- уведомления о предстоящем уволнении

- предложение о переводе на другую работу

- согласие работника на перевод

Приказы о переводе имеют унифицированные формы т-5 и т-5а

Проект приказа о переводе должен быть завизирован руководителем структурного подразделения, в котором работает сотрадник, руководителем отдела кадров и бухгалтером(если меняются условия ОТ).



46.Увольнение

Основания прекращения трудового договора:

- по инициативе работника

- по инициативе работодателя

- истечение срока трудового договора за исключением тех случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются и не одна из сторон не потребовала их прекращения

- перевод работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю или перевод на выборную должность

- отказ работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации

- отказ работника в связи с изменений условий ТД

- отказ работника от перевода

- нарушение установленных ТК РФ правил заключения ТД

Увольнение считается незаконным, если отсутствует основание для расторжения тд.

Нарушения, встречающиеся при увольнении сотрудника по инициативе работодателя:

- не предупредили за 2 месяца

- не предупредили профсоюз

- не сообщили в службу занятости за 2 месяца

- не предложили другую работу в данной организации

Оформление увольнения по инициативе работника:

Кодекс не определяет каких-либо максимально предельных сроков для предупреждения работодателя о расторжении трудового договора по инициативе работника. Установлен только минимальный - не позднее чем за две недели.(кроме отдельных случаев, предусм тк)

О своем решении уволиться по собственному желанию работник обязательно должен предупредить организацию-работодателя в письменном виде. Это должно быть заявление в произвольной форме, написанное собственноручно Заявление должно быть адресовано лицу, наделенному полномочиями работодателя (в том числе правом заключения и расторжения трудовых договоров). Как правило, этим лицом является руководитель организации (директор, председатель правления и т.п.).

В заявлении работник должен указать должность, фамилию, имя и отчество и просьбу расторгнуть трудовой договор по собственному желанию, а также даты предстоящего увольнения и подачи заявления.

Работник может отозвать свое заявление, если на его место уже в письменной форме не пришел новый.

Увольнение оформляется приказом об увольнении. Приказ об увольнении – это распорядительный документ, который составляется с целью оформления факта прекращения трудового договора и увольнения сотрудника. На основании заявления работника об увольнении составляется приказ об увольнении по собственному желанию, по соглашению сторон, по сокращению штата, на основании дисциплинарного взыскания формируется приказ об увольнении за прогул. Существуют и другие образцы приказов об увольнении работника.



Как составить приказ об увольнении

Приказ об увольнении имеет типовую форму Т-8 (в случае увольнения одного работника) или Т-8а (при увольнении нескольких сотрудников), утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1.

Бланк приказа об увольнении содержит следующие реквизиты:

наименование организации, код ОКПО;

название и заголовок документа;

номер и дата составления приказа;

дата и номер трудового договора, дата увольнения;

табельный номер, ФИО, структурное подразделение, должность;

основание прекращения трудового договора – ссылка на статью Трудового Кодекса РФ;

основание расторжения трудового договора (дата и номер документа);

подписи и расшифровки подписей руководителя организации либо уполномоченного лица, а также сотрудника в ознакомлении с приказом об увольнении;

номер мнения выборного профсоюзного органа (при его наличии).

На основании приказа об увольнении делается запись в личной карточке сотрудника, трудовой книжке и производится окончательный расчет с работником.

При увольнении материально ответственного лица к приказу прилагается документ об отсутствии претензий к работнику.

Инспектор отдела кадров визирует проект приказа об увольнении в следующей последовательности: отдел кадров, руководитель структурного подразделения, из которого увольняется работник, бухгалтерия, заместитель руководителя организации, курирующий работу данного структурного подразделения.

Первый экземпляр приказа инспектор отдела кадров передает в службу документации, второй – помещает в личное дело, третий – в бухгалтерию.

Приказы о расторжении ТД рекомендовано не просто визировать, а составлять совместно с юристом.



47. Порядок документов при приеме на работу

-сотрудник подает резюме

-заявление о приеме на работу

- автобиографию, анкету(если просят)

- составляется трудовой договор

- составляется приказ о приеме на работу

- личная карточка т-2 и личное дело

- делается запись в трудовой книжке

- открывается лицевой счет

48. Приказ о приеме и этапы работы с ним

Приказ о приёме работника на работу - это документ на основании которого согласно трудовому договору отдел кадоров заводит учетную карточку сотрудника, делает запись в его трудовой книжке, а бухгалтерия открывает лицевой счет и присваивает табельный номер.

Для оформления приказа о приеме на работу (приказа о назначении на должность) применяется форма N Т-1 - на одного работника, форма N Т-1а - на группу работников.

Этапы работы с приказом о приеме:

  1. Составление приказа. Составляет работник кадровой службы или иное лицо, ответственное за прием. Составляется на основании заключенного ТД. В срок- 3 дня с фактического начала работы.

  2. Подпись руководителем. Указывается должность, подпись и расшифровка подписи ответственного лица. Дата проставляется от руки (допустимо месяц и год в печатном виде)

  3. Регистрация приказа. Приказ должен быть зарегистрирован в день его подписания. Приказу присваивается регистрационный номер, который отражается в графе «Номер документа». Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, а также может быть дополнен индексом, например № 05-л/c.

  4. Ознакомление работника с приказом . предоставляется под роспичь работнику в 3х дневный срок со дня фактич начала работы.Проставляет роспись и дату ознакомления с пркиазом.



По требованию работника работодатель обязан оформить надлежащим образом копию указанного приказа. Такое требование может быть выполнено на основании письменного заявления с просьбой о выдачи копии приказа о приеме. Требование должно быть выполнено не позднее 3х дней с даты подачи заявления.