документы оформляются на бланке письма и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной...

Информация о документе:

Дата добавления: 22/11/2014 в 06:14
Количество просмотров: 37
Добавил(а): Алина Долгополова
Название файла: dokumenty_oformlyayutsya_na_blanke_pisma_i_podpisy.docx
Размер файла: 46 кб
Рейтинг: 0, всего 0 оценок

документы оформляются на бланке письма и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной...

2.Виды управленческой документации (ОРД).

ДОУ (документационное обеспечения управления)- это сфера длительности человека связанная с созданием и оформлением документа организации их движения, учета и хранения. Деятельность слабой организации связана с созданием оформлением управленческой документации. Документ служит основой для принятия решений, а так же гарантирует их исполнение. Все работающие в сфере управления имеют дело с документами, одни создают и оформляют, другие берут информацию, третьи подписывают и визируют. При создании и оформлении документа следует руководствоваться действующим законодательством, гражд. и труд.кодекса гос. стандартами на документацию. Использование документов в электронной форме регулируют фед. законы “ Информации информационных технологий” “защиты информации об электронной цифровой подписи” .Документ- информация зафиксированная на матер. носителе с реквизитами позволяющие ее индицировать.. Реквизит- не имеет документа несущий определенную информацию . Документирование- запись информации на матер. носитель по определ. Правилам. Документ выполняет ряд важных ф-ий : 1 информационная- отобразив информацию документ обеспечивает ее сохранность, возможность многократного использования, повторное обращение к инфор. Через время 2. Правовая- любой документ обладает юр. Силой. (обеспечивает подпись должностного лица.) 3.Комуникативная- документ служит средством связи между должностными лицами или организациями. Управленческая деятельность отражается в организационно распорядительной документации(ОРД). В состав ОРД входят группы документов: 1. Организационные (устав, штатное расписание, должностные инструкции, договора) 2. Распорядительные- (приказ, распоряжение, решение.) 3. Информационно-справочные (справки деловые письма, докладные, объяснительные.) 4. Документация по трудовым отношениям (резюме, заявления, приказы по личному составу, трудовые книжки.)


3.Классификация документов

Классифицировать документы можно по различным признакам: 1.По способу создания(рукописные,текстовые,графические,изобразительные,фото,видно,аудио документы). 2.По степени сложности(простые, сложные):1-содержат один вопрос(письмо),2.содержат несколько вопросов(приказ). 3.По ограничению доступа:1.секретные,2.несекретные. 4.По степени подлинности: 1.подленник(оригинал)-это первый экз. документа, обладающий юр. силой. 2.Копия-что бы копия документа обрела юр. силу она должна быть официально заверена,. 3.дубликат-выдается взамен утерянного документа, имеет такую же юр. силу ,как и подлинник и сопровождается особой пометкой-дубликат. 5.По способу изложения текста: 1.индивидуальные-излогается традиционным, литературным текстом. 2.трафаретные-чать информации напечатана заранее ,а часть дописывается от руки. 3.типовые-используются для однотипным ситуаций, составляются по образцу . 6.По срокам хранения:1.Кратковременного хранения(до 10 лет). 2.Долговременного хранения(более 10 лет) ..3.Постоянного хранения. 7.По отношению к аппарату управления:1.Входящие-поступающие в организацию,2.Исходящие-отправляемые из ор-ции,3.Внутренние-движущиеся в пределах ор-ции.


4.Унификация и стандартизация управленческих документов. Бланки документов.

Унификация-это приведение чего-либо к единой системе в том числе документа ,использование унифицированных форм документов позволяет сократить затраты времени и труда на разработку, создание и оформление документов, облегчает процесс работы с документацией. Стандартизация-это процесс установления и применения гос.стандартов,в настоящее время действующим является ГОСТ Р.6 30-2003,гос.стандарты распространяются не только на оформление документов, но и на работу с информационными технологиями. Стандартизация проводится не только на национальном, но и на международном уровне ,оформление почтового адреса.Бланки документа-это стандартный лист бумаги, напечатанными на нём постоянными реквизитами, содержат информацию об орг-ции и авторе документаВ организациях используются след.виды бланков:1.Общий бланк организации-подходит для любых видов документов, кроме письма, содержит основную информацию об организации. 2.Бланк конкретного вида документа-составляется на основе общего бланка организации, дополняется наименованием вида документа(приказ)3.Бланк письма-заполняется справочными данными в организации(адрес,телефонфакс). Реквизиты в бланке могут быть расположены в 2х вариантах:1.Угловое расположение. 2.Продольное. Гос.стандарт устанавливает форматы бланков А4 и А5.Гостом устанавливается размеры после на бланков верхнее,левое,нижнее-20 мм,правое-10Поля необходимы для закрепления и последующего хранения документов.











7.Характеристика и состав организационных документов

Организационные документы определяют статус и порядок их работы, они являются основополагающими в деятельности любого предприятия и обладают высшею юр.силой. Организационные документы выполняют ряд важных функций: 1-создание организации, установление её структуры,2-определение штатной численности и состава должностей,3-регламентация деятельности структурных подразделений,4-формирование совещательных органов управления,5-установление режима работы,6-организация труда работников,7-ликвидация организации. К организационным документам относятся :устав или положение об организации ,положение об структурных подразделениях ,штатное расписание ,договора ,должностные инструкции ,программы, правила. Организационные документы содержат положения ,строго обязательно для исполнения .Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения. Устав-это правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия ,организации. Содержание устава должно соответствовать существующему законодательству.

Оговор-это соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.Если в договорные отношения вступает предприятие и гражданин ,то договор называют трудовым. Договор составляется в нескольких экземплярах по числу участников, подписывается уполномоченными лицами и удостоверяется печатью организации. Штатное расписание-это правовой акт устанавливающий штатный состав и штатную численность организации.


8.Должностная инструкция

Должностная инструкция-это юридический документ, издаваемый организацией для регламентации деятельности работника, его обязанностей, прав и ответственности, обеспечение условий его эффективной работы .

Должностную инструкцию разрабатывает непосредственный руководитель работника, деятельность которого он контролирует, текст должен быть точным, кратким ,понятным и носить указывающий характер. Должностная инструкция составляется в 2х экземплярах-один работнику,-другой-остается у администрации.

Должностная инструкция состоит из следующих разделов:

1.Общие положения(порядок назначения на должность ,подлинность, требование к образованию и опыт работы). 2.Должностные обязанности(указывается подробный перечень выполняемых работ). 3.Права-указываются и характеризуются права работника. 4.Ответсвенность,характеризуется за что несет ответственность данный сотрудник. 5.Взаимоотношение с другими структурными подразделениями(связи по должности с должностными лицами). Подписывает должностную инструкцию начальник структурного подразделения .Данный док-нт согласовывается с юрисконсультом ,в конце док-та оформляется ознакомление работника с должностной инструкцией.Систематическое неисполнение должностных обязанностей может повлечь освобождение от занимаемой должности.


9.Характеристика и состав распорядительных документов

Любая организация наделена правом издания распорядительного документа. К распорядительным документам относятся: постановления, решение, указание, приказ. Распорядительный документ создаются или оформляются по следующим этапам: 1.)Инициирование - создание, издание распорядительного документа .2)Сбор информации по вопросу.3)Подготовка проекта. 4)Внесение проекта на рассмотрение руководителю. 5)принятие решения.6)доведение документа до исполнителя. Постановление- правовой акт принимаемый органами исполнительной власти, для разрешения более важных задач. Решение - правовой акт принимаем коллегиально или совещательными органами учреждения и их деятельности( совет директоров).Указание, распоряжения- правовые акты издаваемые единолично руководителем организации или его заместителем, по вопросам информационно-методического характера. Указание и распоряжение составляют аналогично приказам, но ключевые слова обязываю или предлагаю. Приказ-правой акт изданный руководителем организации для решения основных и определенных вопросов стоящих перед данным предприятием.


10.Процедура издания распорядительных документов. Распоряжение, приказы.

Распоряжения-правовые акты издаваемые единолично руководителем организации или его заместителем, по вопросам информационно-методического характера. Указание и распоряжение составляют аналогично приказам, но ключевые слова обязываю или предлагаю. Приказ-правой акт изданный руководителем организации для решения основных и определенных вопросов стоящих перед данным предприятием. Различают 2 вида приказа: приказы по основной деятельность и приказы по личному составу. Приказы по основной деятельности регулируют порядок финансирования, деятельности учреждения ее материально-техническое обеспечение деятельности , хоз. деятельности. Приказы оформляются на специальном бланке приказа, текст приказа состоит из 2х частей: констатирующие цели, задачи приказа. Распорядительный текст должен иметь повелительную форму и начинаться со слов приказываю. Распорядительная часть делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В приказе не обходимо указывать исполнителя и сроки исполнения. В последнем пункте указываются должностные лица на которых возглавляют контроль за исполнением приказ. Приказ вступает в силу с момента его подписания, после издания приказа секретарь знакомит с его содержанием. В низу после документа, или на обратной стране, места оформления ознакомления .Выписка из приказ- это копия официального док. Воспроизводимая часть приказа и заверенная в установленном порядок . Выписка из приказа содержит те же реквизиты, что и приказ.


11.Приказы по основной деятельности.

Приказы по основной деятельности регулируют порядок финансирования, деятельности учреждения ее материально-техническое обеспечение деятельности , хоз. деятельности. Приказы оформляются на специальном бланке приказа, текст приказа состоит из 2х частей: констатирующие цели, задачи приказа. Распорядительный текст должен иметь повелительную форму и начинаться со слов приказываю. Распорядительная часть делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В приказе не обходимо указывать исполнителя и сроки исполнения. В последнем пункте указываются должностные лица на которых возглавляют контроль за исполнением приказ. Приказ вступает в силу с момента его подписания, после издания приказа секретарь знакомит с его содержанием. В низу после документа, или на обратной стране, места оформления ознакомления .Выписка из приказ- это копия официального док. Воспроизводимая часть приказа и заверенная в установленном порядок . Выписка из приказа содержит те же реквизиты, что и приказ.


12.Документирование деятельности коллегиальных органов. Протокол.

Протокол- документ фиксирующий обсуждение вопросов и принятие решений на собраниях , конференциях, заседаниях. Протокол документирует деятельность как постоянно действующих коллегиальных органов( заседание совета директоров), так и временные коллегиальные решения (собрания).Протокол оформляется на основе записей которые велись на заседании секретарей в ручную или с использованием протокола. Протокол должен быть оформлен в течении 3 дней. Дата протокола является дата заседания. Номером протокола является номер заседания. Заголовок к тексту отражает вид заседания. Текст состоит из 2-х частей: 1)председатель, секретарь, присутствующие, приглашенные, а так же повестка дня, которая стоит из вопросов, которые будут рассматривать на заседании. По каждому вопросу указан доклад. 2) Основная- содержит столько вопросов сколько вопросов в повестке дня. Каждое раздел состоит частей: слушали- указывается докладчик и основные тезисы; выступали- фиксируется вопросы или предложение сотрудников; постановили- отражает принятые решения. Протокол может быть : 1)кратким, 2)стенографичным.


13.Характеристика текста протокола. Виды протокола.

Текст протокола состоит из 2 частей: 1. Вводная- указывается (председатель, секретарь, присутствующие, приглашенные), а также повестка дня( состоит из перечисленных вопросов которые обсуждались на заседании) по каждому вопросу указывается докладчик. 2. Основное- содержит столько разделов сколько вопросов в повестке дня каждый раздел состоит из 3 частей: 1. Слушали- указывается докладчик и основные тезисы выступления. 2. Выступили- фиксируются вопросы или предложения сотрудников.3. Постановили- отражает принятые решения. Протокол может быть: 1. Кратким- водная часть воспроизводится полностью, а в основной отражается только принятые решения.2. Полным- отражает полную картину заседания. 3. Стенографическим- дословно фиксируют ход собрания.В конце текста оформляется голосование (за; против; воздержались;)указывается в конце каждого раздела.


14. Характеристика информационно- справочных документов. Докладная и объяснительные записки.

К информационно-справочным документам относятся:(справки, докладные и объяснительные записки, акты , деловые письма, телеграммы, телефонограммы). Все эти документы предназначены либо для передачи информации, либо для фиксации информации, сведений. Особенность данных документов то, что они движутся по схеме: Исполнитель-> Руководитель структурного подразделения-> Руководитель организации. Докладная записка- документ адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения. Содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка составляется как по личной инициативе сотрудника так и по указанию руководителя. По содержанию докладные записки делятся: 1. Инициативные- составляются с целью побудить адресата принять определенное решение поэтому в тексте излагают не только факты, но и конкретные предложения, рекомендации. 2. Информационные- составляются регулярно и содержат информацию о результатах и методах выполнения работы. 3. Отчетные- содержат информацию о завершении работы или какова-то этапа. Докладная записка может быть внешней (адресована в вышестоящее учреждение), внутренней (адресована руководителю данной организации).Объяснительная записка-документ составляемый для поясненияотдельных положений, выполненной работы, а также при нарушении трудовой дисциплины или при возникновении нештатных ситуаций. Объяснительная записка пишется от руки и адресуется руководителю, который ее потребовал. Датой объяснительной записки будет дата ее составления. Текст объяснительной записки должен содержать не только факты, но и аргументы объяснения происшествия.












15. Справки и докладная записка.

Справка-документ содержащийописание или подтверждения фактов илисобытий. Бывают 2 видов: 1. Личного характера. 2. Служебного характера . Справка служебного характера- предоставляется по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних организаций ( органы местного самоуправления, следствия).В справке должен быть указан период времени к которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылка на документы послужившие основанием для составления справки. В справке должен быть указан: адресат, текст справки заверяется подписью должностного лица и печатью организации. Справка личного характера- выдается сотрудникам организации для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа. Текст справки личного характера следует начинать с Ф.И.О работника. Справку личного характера подписывает должностное лицо выдаваемое его, ее подпись заверяется печатью. Докладная записка- документ адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения. Содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка составляется как по личной инициативе сотрудника так и по указанию руководителя. По содержанию докладные записки делятся: 1. Инициативные- составляются с целью побудить адресата принять определенное решение поэтому в тексте излагают не только факты, но и конкретные предложения, рекомендации.2. Информационные- составляются регулярно и содержат информацию о результатах и методах выполнения работы.3. Отчетные- содержат информацию о завершении работы или какова-то этапа.Докладная записка может быть внешней (адресована в вышестоящее учреждение), внутренней (адресована руководителю данной организации)


16.Основные требования к составлению и оформлению акта.

Акт-документ составляемый группой лиц (комиссией) подтверждающие установленные ими факты или события. Акты составляются при: ревизиях, инвентаризации, передаче товарно- материальных ценностей, при смене должностных лиц. В некоторых случаях акт составляется одним должностным лицом- при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, проверке наличии товара, порчи груза. Датой акта является дата события. Текст состоит из трех частей: 1. Вводная- указывается ссылка на документ послуживший основанием для работы комиссии(приказ директора), далее указывается состав комиссии. 2. Констатирующая- печатается с абзаца и включает сроки проведения работы комиссии, сущность установленных фактов 3. Выводы и предложения- комиссия дает рекомендации делает определенные выводы, вносит предложения по улучшении работы. В конце текста указываются данные о количестве экземпляров и их месте нахождения. Подписывает акт председатель и члены комиссии. Данный документ требует утверждения руководителя.



17.Деловые письма

Деловое письмо-название различных по содержанию документов, служащих средством связи между организациями в процессе их деятельности. Содержанием деловых писем могут быть: запросы, уведомления, соглашения, напоминания, требования, просьбы, гарантии и т. д. При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:

  1. документы оформляются на бланке письма и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной компетенции.

  2. Текст должен излагаться грамотно, официальным деловым языком, обладать достаточной аргументацией, краткостью и последовательностью изложения, не должен допускать различного толкования. Тон письма вежливый, доброжелательный. Внимание к деловому партнеру можно подчеркнуть, используя фразы: «Детально ознакомившись с вашим проектом», «Внимательно изучив ваши замечания» и т.д.

  3. События и факты в необходимых случаях должны иметь разъясняющие и дополняющие материалы (т.е оформляется отметка о приложении).


18.Характеристика текста делового письма

В зависимости от содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из вступления и заключения. Сложные: 1)вступление-дается обоснование вопроса. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, то дается ссылка на него. 2)основная часть-излагается существо вопроса, приводятся доказательства и опровержения. 3)заключение-формулируется основная цель письма. Деловые письма можно разделить на 2 группы:1)письма, требующие письма-ответа (письмо-просьба, письмо-предложение, письмо-запрос, письмо-требование). 2)письма, не требующие письма ответа (письмо-напоминание, письмо-приглашение, письмо-подтверждение, письмо-отказ, сопроводительное письмо, гарантийное письмо). Дата письма-дата подписания. Если текст письма не превышает 7 строк, то можно использовать формат А5. Письма в настоящее время пересылают не только по почте, но и по факсу, электронной почте. Независимо от способа передачи документа используют единые требования к его составлению и оформлению.


19.Оформление и составление резюме.

При поиске кандидатом работы составляется резюме. Резюме-это краткие сведения о кондидате, составляемые при поиске работы Резюме имеет произвольную форму, но следующие данные нужно указывать обязательно: ФИО, дата рождения, с.п ,адрес ,телефон ,е-майл ,цель составление резюме ,опыт работы (в обратном хронологическом порядке ,исполняемые обязанности, образование.Необходимо помнить ,что резюме является визитной карточкой кандидата ,поэтому необходимо внимательно и грамотно подходить к его составлению и оформлению.
















20.Оформление заявления

Заявление-это документ адресованный должностному лицу, содержащий просьбу работника. Заявление составляется при приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, предоставление очередных и дополнительных отпусков, увольнение и т.д. Заявление подается на имя руководителя организации, составляется от руки. Заявление о приеме на работу должно содержать следующие сведения:1.Адресат,то есть на имя кого оно подается,2.Автор с указанием места жительства,3.Вид документа,заявления,4.Текст,в котором указывают должность и название структурного подразделения, куда поступает работник,5.Подпись,6.Дата.Если при приеме на работу оговаривались какие-то особые условия это так же пишется в заявлении. Переводы сотрудника могут носить различный характер: повышение в должности, переход в другое структурное подразделение ,понижение в должности. При увольнении так же составляется заявление. Основанием для этого может быть: истечение срока трудового договора ,расторжение трудового договора по инициативе работника или работодателя.

Заявление с резолюцией руководителя и визой начальника структурного подразделения является основанием для издания распорядительного документа(приказа).




21.Приказы по личному составу. Личная карточка

Приказы по личному составу оформляют при приёме на работу, при переводе на другую постоянную работу, при предоставлении отпуска, при объявлении поощрений, увольнение и т.д. В настоящее время разработаны и используются унифицированные формы приказа по личному составу:
Ф.№ Т1- приказ о приёме на работу. Ф. № Т5- приказ о переводе работника на другую работу.Ф. № Т6- приказ о предоставлении отпуска работнику . Ф. № Т8- приказ о прекращении действия трудового договора с работником.
Приказы по личному составу могут оформляться так же на общем бланке организации, при этом констатирующая часть может отсутствовать, а распорядительная часть начинается с глагола обозначающего действие:
1) назначить;2) перевести;3) предоставить;4) освободить и т.д.Личная карточка работника является основным учётным документом работника. Заполняется на весь персонал предприятия. Личная карточка оформляется работниками кадровой службы унифицированной форме № Т2.


22.Документация по трудовым отношениям: трудовая книжка.

Трудовая книжка является основным документом подтверждающим трудовую деятельность и трудовой стаж работника. Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников государственных и негосударственных предприятий, в том числе на сезонных, временных работниках, надомниках. Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы. На лиц работающих по совместительству трудовые книжки не заводятся. В трудовую книжку вносятся:1) сведения о работнике; 2) сведения о работе; 3) сведения о награждениях и поощрениях; 4) сведения об открытиях и изобретениях.Все сведения вносятся в трудовую книжку только на основании соответствующих документов. Взыскания в трудовую книжку не записываются, однако за увольнение с работы за нарушение трудовой дисциплины всегда отмечаются в трудовой книжке с точным указанием причины в соответствии с Трудовым кодексом РФ. Все сведениявнесённые в трудовую книжку за место работы в данной организации при увольнении заверяются подписью руководителя и печатью. Трудовая книжка выдаётся работнику в день увольнения.














































23.Документация по трудовым отношениям: личная карточка, автобиография, характеристика.

К документации по трудовым отношениям относятся:

  • Резюме

  • Заявления

  • Приказы по личному составу

  • Личная карточка

  • Характеристика

  • Автобиография

  • Личное дело работника

  • Трудовая книжка

Личная карточка работника является основным учетным документом работника. Заполняется на весь персонал предприятия. Личная карточка оформляется работниками кадровой службы по унифицированной форме №Т-2.Работа с данными документами требует постоянного отслеживания изменения сведений о работнике и внесение их в форму №Т-2(перевод на другую должность, повышение или понижение в должности и тд.)

Характеристика- это официальный документ, который выдает организация работнику при решении целого ряда вопросов (аттестация на должность, представление к наградам, получение звания и тд.). В характеристике приводится отзыв о служебной деятельности сотрудника оценка его трудовых и моральных качеств.

Автобиография – это документ, который автор составляет самостоятельно. Автобиографию пишут рукописным способом на листе формата А4 в произвольной форме. Все сведения даются в хронологическом порядке, так что бы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественной деятельности данного человека.

В автобиографии обычно указывают:

  • Название документа

  • Ф.И.О.

  • Дата рождения

  • Сведения о родителях

  • Образование и специальность

  • Вид трудовой деятельности

  • Награды и поощрения

  • Участие в общественной работе

  • Семейное положение и состав семьи

  • Домашний адрес и телефон

  • Дату и личную подпись






27.ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ С ИСХОДЯЩЕЙ И ВНУТРЕННЕЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ.


К исходящим док-м относятся документы, созданные в пределах организации и отправляемые из неё в др. организации или частным лицам, приславшим обращение: 1)составление проекта исход. Документа.2)согласование проекта документа. 3)проверка правильности оформления документа. 4)подписание руководителем. 5)регистрация документа.6)поставка индекса(номера док-та). 7)проверка правильности адресования. 8)отправка документа адресату. 9)подшивка 2 экземпляра в дело. Проект документа-документ ,на котором отсутствует дата ,подпись и регистр .номерПринимая док-т для отправки сотрудник ДОУ проверяет правильность оформления, наличие приложений ,правильность адресования. Исходящие док-ты оформляются в 3х экземплярах:
1-отправляется. 2-остаётся у секретаря.3-хранится у исполнителя. Внутренние док-ты создаются по той же схеме ,что и исходящие






































24.Организация службы документационного обеспечения управления. Документооборот.

От правильной организации службы ДОУ зависит качественное выполнение учреждением его управленческий функций и задач, эффективность всего процесса управления. В зависимости от размеров и назначения организация службы ДОУ может называться по разному:

  • Управление делами

  • Канцелярия

  • Общий отдел

  • Секретариат и тд.

В небольших организациях функции службы ДОУ выполняет секретарь. Наименован службы ДОУ её структура должностной и численный состав устанавливаются в госучреждениях вышестоящими организациями, а вне государственные руководителем или коллегиальными органами. Управление делами создаются в органах федеральной исполнительной власти, в крупных акционерных компаниях.Канцелярия создается на госпредприятиях и в учебных заведениях.Общий отдел- это служба по работе с документами в исполнительных структурах власти.На крупных предприятиях в состав службы ДОУ могут входить:

  • Секретариат

  • Отдел кадров

  • Архив

  • Машинописное бюро

  • Отдел контроля

На средних предприятиях функции службы ДОУ отдельные специалисты на разных участках работы:

  • Секретарь

  • Начальник отдела кадров

  • Архивариус

На небольших предприятиях служба ДОУ состоит из 2-3х человек:

  • Секретарь

  • Делопроизводитель

  • Инспектор по кадрам

Эффективность службы ДОУ зависит от квалификации работников и в степени оснащенности службы ДОУ(материальной и технической). В своей деятельности служба ДОУ руководствуется законодательными актами, нормативно методическими документами по вопросам делопроизводства и архивного дела, приказами и распоряжениями руководством инструкцией по делопроизводству и должностными инструкциями работников.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения и до завершения исполнения или отправки. Главным правилом организации документооборота является оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда. При организации документооборота могут быть допущены следующие ошибки:

  1. наличие множества инстанций на пути прохождения документов в аппарате управления

  2. неоднократное возвращение документов

  3. несовершенство технологий обработки документов

регистрация документов – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания отправления или получения, обрабатывая входящую исходящую и внутреннюю документацию. В службе ДОУ проводят ее регистрацию. Регистрирование документов на предприятиях в организации необходима для решения следующих задач:

  1. учета кол-ва документов

  2. обеспечение сохранности документов

  3. устранение возможности порчи документов

  4. обеспечение поиска документов в информационно справочных целях.

Регистрация придает юридическую силу документу, так как документ подтверждает факт его создания или получения. Регистрации подлежат все документы, требующие учета использования и дальнейшего использования в справочных целях. Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения не регистрируются. Входящие исходящие и внутренние документы регистрируют отдельно или присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года. Внутренние документы при регистрации делятся по видам, каждый из которых регистрируется отдельно. Документы регистрируются в традиционных журналах регистрационно-контрольных формах или электронных формах базы данных организации. Соответственно выделяют формы регистрации документов: журнальная, карточная, автоматизированная.





28.НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ.


Номенклатура дел-систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения ,оформленный в установленном порядке .В целях правильного формирования обеспечивается быстрый поиск документов по их содержанию .Такая классификация называется номенклатурой дел.Номенклатура дел служит для:
1)распределения и группировки исполненных документов в дела. 2)закрепления индексации дел . 3)является учётным документом в архиве предприятий.Номенклатура дел может быть:Индивидуальной-отражает документы конкретного предприятия или структурного подразделения. Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.
Номенклатура дел состоит из индекса дела, заголовка дела, кол-ва хранящихся документов,, срока хранения, примечания


29.Обработка дел для хранения и организация хранения документов

В каждой организации должен быть создан архив для обеспечения сохранности исполненных документов. Если организация не имеет возможности оборудовать архивное помещение, то документы хранятся в структурных подразделениях до истечения сроков хранения. Все исполненные документы должны пройти обработку и должны быть подготовлены к хранению. Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требованиями, изложенными в «Основных правилах работы в ведомственных архивах», «Государственной системе ДОУ». Обработка дел для хранения включает:

1) проведение экспертизы научной и практической ценности документов

2) оформление дел

3)составление описи на дела с постоянными и долговременными сроками хранения.

Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, по брошюровке, нумерации листов и состав заверительной подписи.

На обложке дела постоянного и временного хранения указывают наименование организации, наименование структурного подразделения, номер дела по описи, заголовок, дату, количество листов и срок хранения. Документы оборачиваются в твердую обложку.

Обеспечение сохранности документов возлагается на лиц, ответственных за работу с ними.

Документы хранятся в специально отведенных закрывающихся помещениях, соответствующих требованиям пожарной безопасности, имеющих определенный температурно-влажностный режим.

Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения не разрешается. Передача дел в архив предприятия производится через год после завершения работ с ними в структурных подразделениях. Дела временного хранения до 10 лет передаются в архив по усмотрению организации. На основании хранящихся документов, архив выдает архивные справки, копии, выписки. Всем предприятиям и учреждениям справки выдаются только на основании письменного запроса.


30.Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов – это определение значения документов в целях их отбора на хранение и установление сроков хранения. В процессе экспертизы ценностей документов решаются следующие задачи:

1) отбор на постоянное хранение ценных документов

2) охрана архива от потока документов, имеющий временный оперативный или справочный характер.

С экономической точки зрения, хранить все документы не целесообразно, так как для них требуются большие помещения, оборудование и штат работников, поэтому проводится экспертиза ценности документов. Это определение экономического, социально-структурного и практического значение документов с целью их отбора на хранение и установление сроков хранения. В организациях с этой целью создаются постоянно действующие экспертные комиссии. Председателем такой комиссии назначает один из заместителей директора. Члены комиссии выбираются из наиболее квалифицированных сотрудников. Секретарем назначается секретарь организации. В состав комиссии необходимо включать сотрудника, ответственного за ДОУ, и сотрудника, ответственного за архив. Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации. На дела с истекшим сроком хранения составляют акт. Данные документы уничтожаются в установленном порядке.