Делопроизводство 2 лекцияПериод коллежского делопроизводства. Конец 17, начало 18 века.Правительство( Петр 1) вынуждено искать новые...

Информация о документе:

Дата добавления: 17/09/2015 в 12:40
Количество просмотров: 51
Добавил(а): Аноним
Название файла: deloproizvodstvo_2_lekciyaperiod_kollezhskogo_delo.docx
Размер файла: 28 кб
Рейтинг: 0, всего 0 оценок

Делопроизводство 2 лекцияПериод коллежского делопроизводства. Конец 17, начало 18 века.Правительство( Петр 1) вынуждено искать новые...

Делопроизводство 2 лекция
Период коллежского делопроизводства. Конец 17, начало 18 века.
Правительство( Петр 1) вынуждено искать новые формы гос.устройства, поскольку:
1) в наличие огромное количество учреждений
2) определенные сложности в их взаимоотношениях между собой
3) трудности в управление огромными территориями
В области делопроизводства также отсутствуют установленные законом конкретные сроки для производства дел, установленные законном точные письменные формы документов. После длительных поисков, после переработки иностранных образцов появляются новые учреждения бюрократического типа. Первым новым учреждениям становится сенат-это высшие правительственное учреждение с судебными, административными и законодательными функциями. В сенате появляется канцелярия. 
Канцелярию сената возглавляет обер секретарь. Рядовые секретари занимаются ежедневной работой с текущими делами. Учреждается особая должность экзекутора,

1) для записи всех исходящих указов в особые книги и 
2)для контроля за их отправкой, а также
3)для контроля над получением ответного рапорта об исполнение указа. 
4) в случае задержки исполнения указа экзекутор обязан был доносить об этом генералу- прокурору
 Обер секретарь
1) принимал все пакеты, адресованные на имя сената
2) распечатывал и докладывал членам присутствия( исключение делалось для пакета с надписью секретно. Они передавались лично генералу- прокурору сената)все бумаги вносились в реестор и переносились в столы делопроизводства, то есть для подготовки к рассмотрению заседания.
Когда завершилась подготовка дела к докладу, обер секретарь скреплял его по листам и докладывал на заседание присутствия сенатору. Прочтя дело, обер секретарь давал сенаторам на размышления и обсуждение пол часа. В сложных случаях по просьбе сенатора он мог прибавить еще пол часа на обсуждение, но таким образом, чтобы на заседание ушло не более 3х часов. После обсуждения сенаторы письменно фиксировали свое мнение, после этого формировалось и принималось решение. По решению сената канцелярия составляла УКАЗЫ, которы
1) подписывались обер секретарем
2) регистрация
3) они скреплялись государственной печатаю
4) отсылались по назначению
На полученные сенату указы все присутственные места и лица должны были направлять рапорт на получение указа, а по исполнении должны были отправлять рапорт об исполнение. За не присылку сенат- рапортов были штрафы. 
С 1718 по 1720 годы- это тот период, когда были упразднены приказы и созданы коллегии. Для работы в новых учреждениях правительство не сочло нужным ограничиваться дьяками и подьячими, начали появляться специалисты и стали приглашать иностранцев. Первоначально было 12 коллегий.
Петр 1 в 1720 году генеральный регламент- основной законодательный акт.
Генеральный регламент ввел систему делопроизводства, которая получила название коллежской по названию учреждений нового типа.
Коллежский, потому что главное значение получил новый способ принятия решений. Решение стало приниматься всем присутствием коллегий. Коллегиальный способ принятия решений.
С созданием генерального регламента делопроизводство становится на твердую почву закона, так как этим законодательным актом окончательно отделяются обязанности присутствия, как органа принимающего решение от делопроизводственной деятельности, которая закрепляется за самостоятельным подразделениями канцелярии. 
Регламент подробно разрабатывает все вопросы деятельности канцелярии( даже определяет как должны стоять и каким образом должны быть устроены столы) 
Глава 29 " О секретарском управлении"
В коллегиях рассматривались государственные дела, а потом частные. 
В регламенте разработаны:
1. Вопрос регистрации документов
2. Вопросы ответственности за принимание решения
3. Вопросы документирования и документооборот
Нововведением стало подпись руководителя присутственного места на документе и подпись коллегии.
 Петр 1 первым стал подписывать издаваемые им указы.
В сенате и в каждой коллегии была канцелярия.

      Должностные обязанности сотрудников канцелярии
Центральной фигурой канцелярии является секретарь. Все делопроизводство коллегии велось под его наблюдением. Важные бумаги он составлял сам, остальные готовились по его надзору. На секретаре лежала ответственность:
1) за организацию делопроизводства коллегии
2) вел учет завершенных и незавершенных дел
3) секретарь осуществляли подготовку дел к слушанию
4) докладывал дела на заседание коллегии
5) занимался ведением справочник работы по делам
6) занимался оформлением решений
7) контролировал исполнение решений
8) хранил печать коллегии.
Нотариус:
1) вел протоколы " повседневные записки" по всем делам, которые решались в коллегии, каждый день на отдельном листе он записывав все дела, какие докладывались присутствию и составлял по ним резолюцию. По окончанию месяца листы переписывалась начисто и переплетались
2) вел реестр несовершенных дел, а секретарь в реестре отмечал у кого именно оно находится в производстве. Этот реестр находился на столе присутствия перед местом президиума, чтобы члены коллегии могли видеть сколько у них нерешенных дел
Актуариус
1) вел общий журнал всех входящих бумаг
2) хранил у себя бумаги, отвечал за их сохранность
3) заведовал заготовлением канцелярских принадлежностей
Регистратор:
1) в его ведение находился журнал, в который за весь год кратко записывалось содержание всех дел решенных в коллегии( эти дела располагались по алфавиту с указанием куда и когда каждое дело послано) 
2) в его ведение находили 4 регистрационные книги A,B,C,D
A,Bдля регистрации исходящих документов
C,Dдля входящих
В коллежском производстве регистрация сопровождав документы в течение всего процесса производства дело и позже в архиве. В приказах дьяк выставляв дату поступления на пришедших документах, а в коллегиях вместе с датой появляется регистрационный номер, который вместе с записью соответствует номеру в регистрационной книге.
При каждой коллегии состоял прокурор. Он:
1) наблюдал за порядком и законностью решения дел
2) в случае крайней волокиты должен был доносить генералу-прокуроры, сенатору
3) обязан наблюдать за исполнением указов. Для этого он имел особую книгу, на одной стороне которой он отмечал, когда и какой указ состоялся, а на другой, что по указу исполнено и когда.

     Процедура рассмотрения и решения вопроса в коллегии
Устанавливал генеральный регламент. Она включала 8 этапов:
1. Вступление дела. 
2. Подготовка дела к слушанию ( то есть к рассмотрению и решению) 
3. Слушание дела 
4. Принятие решения
5. Оформление решения
6. Доведение решения до исполнителя
7. Контроль за исполнением решения
8. Архивное хранение дела.

1. Все пакеты адресованные в адрес коллегии сдавались дежурному чиновнику, который расписывался в получении и не распечатывая передавал в присутствие. Указы, которые присылались из сената распечатывались в присутствие самим президентом коллегии, а остальные бумаги распечатывал старший член присутствия. Далее все поступивших бумаги помечались секретарем с обозначением времени из поступления и сдавались акуариусу для записи в регистрационных книгах, при этом на самом входящем документе проставлялся регистрационный номер, а в регистрационной книге помечались в какой стол передана бумага на исполнение. Канцелярским служащим каждый документ передавался под расписку, которая вносилась в квитанционную книгу. Когда дело возвращалось эти записки уничтожались, и в книге отмечалось время возвращения дела. Кроме письменных прошений дела могли начинаться по устному заявлению просителя, которого в присутствие расспрашивал президент, потом проситель из коллегии удалялся, проходило обсуждение и по присутствию просителя оглашалось решение.
2. предварительной подготовкой дела занимались помощники секретаря и канцеляристы под руководством секретаря. Подготовка дела к докладу включала:
1) сбор всех необходимых справок по данному делу( для этого в другие учреждения могли направляется канцелярские запросы)
2) выписка всех существующих узаконений по данному делу
3) результатом всей работы являлся доклады краткая записка по делу( экстракт) с кратким изложением существа вопроса, всех обстоятельств дела и существующих законов, в соответствии с которыми должно решаться дело
3. Рассмотрение решения дела велось в присутствие всеми членами коллегии, а докладывалось дело секретарем. Решение принималось большинством голосов, причем при равенстве голосов, голос председателя имел перевес
5) ход обсуждения вопроса и принятые решения записывалось нотариусом в повседневную записку ( протокол) или журнал. Если член коллегии имел особое мнение он имел право требовать записать его в протокол, его требования должны были исполнить, протоколы подписывались всеми членами коллегии в тот же день, таким образом генеральный регламент предусматривает систематическую запись всего хода обсуждения дел. 
6) после заседания и подписания протокола канцелярия готовила " исполнительные бумаги", которые содержали решения вопроса и отсылались на места для исполнения.( при отсылки исполнительных бумаг коллегия должна была оставлять у себя копии) 
7) все решенные дела сдавались в актохранилище, которые получили название " архив" и стали особыми от канцелярии подразделениями для хранения оконченных дел. Для заведования архивами была учреждена особая должность архивариус. Дела должны были сдаваться в архив по описи и под расписку. Срок сдачи дел в архив через три года по завершению производства в канцелярии. В архиве по всем делам велась опись по алфавиту.
Порядок пользования печати( положение печати должно было происходить в присутствие двух свидетелей)
Генеральный регламент ввел присягу для канцелярских чинов, с целью сохранить государственные дела в тайне. 
Работниками канцелярии запрягалось хранение служебных документов дома. Строго каралась подделка документов, их хищение, разглашение тайных голосований, искажение смысла документа и не правильное составление документов. 


                    Виды документов
В коллежском делопроизводстве возникло большое количество новых документов, а документы приказного делопроизводства получили новые названия, что явилось результатом массированного проникновения в русский язык заимствованных слов, отразившего западнический характер Петровских преобразований. Прежнее учреждения Думы и приказы заменены коллегиями, канцеляриями, конторами, ратушами. Появляются новые чины: администратор, асессор, аудитор, бухгалтер, герольдмейстер, губернатор, инспектор, маклер, министер. Появляются новые названия документов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкция. Подведомственные места направляют указы и получают рапорты. Челобитные заменились прошениями. Приговоры, указанные грамоты и наказы заменены на указы, регламенты, инструкции и резолюции. 

                     Формы документах
В Петровское время существенное изменения претерпевают формы документа. Для многих документах разрабатываются " генеральные формуляры" - это образец по которому следует составлять документы, то есть делается попытка формализовать тексты документа, сделать его максимально удобным для чтения. В коллежском делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом формуляра:
1. Дата документа( она пишется под текстом с левой стороны листа)например: заявление
2. Наименование документа
3. В некотором случае к нему примыкает Обозначение краткого содержания документа( рапорт о получении указа) 
4. Кроме реквизитов выделившихся из текста появляется ряд реквизитов, отражающих различные этапы процесса документирования или этапы обработки документов: 
- подписи
- отметки о согласовании
- регистрационные индексы
- отметка о контроле
- отметка о направление в дело
Таким образом в целом делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей, что приводило к изрядной медлительности и волоките. 

        Развитие секретарской службы при Екатерине 2( конец 18 века)
1722 год- " принятие табеля о рангах"- закона по которому служба была разделена на гражданскую и военную. Табель состоял из 14 классов ( или рангов) чиновников. Секретари относились по должности к 4 классу и => занимали достаточно высокое место в служилой бюрократии. Гражданский коллежский секретарь соответствовал военной должности командира полка. С 1763 года вводится должность стац- секретарей. Основная их обязанность заключалась " в приеме прошений на высочайшее имя". У стац- секретарей сохранялись выписки, а копии выдавались просителю. Работа с прошениями регламентировалась инструкциями, которые определяли четкий порядок обращения с ними. Большую часть прошений передавались стац- секретарем в сенат. Многие вопросы изложенные в прошение на высочайшее время решались вне очереди в зависимости от покровительства знатных лиц, и скорость рассмотрения вопроса зависела от личности подателя. Канцелярия стац- секретарей была своеобразной школой чиновничей службы, через которую прошли видные государственные деятели. У Екатерины 2 два раза в неделю в 8 утра была аудиенция со стац- секретарями ее частная переписка также проходила через их руки. 
Реформа Петра 1 затронула центральный уровень гос управления и его делопроизводства. Однако почти не отразилось на местных учреждениях. Издание в 1775 году " учреждений для управления губерней " Екатерина 2 завершила Петровскую реформу. Учреждение для управления губерней определил порядок взаимоотношений высших, центральных и местных учреждений. Что имело колоссальное значение для организации делопроизводства. 

            Виды документов
В соответствие с этим порядком сенат и коллегии давали губернатору УКАЗЫ, губернатор в свою очередь представлял верховной власти рапорты и доношения. Присутственным учреждениям губерни, а именно (губернское правление , приказ общественного призрения), губернатор направлял ПОЕДЛОЖЕНИЯ, а от низ он получал ПРЕДСТАВЛЕНИЯ. Между собой присутственные места обменивались сообщениями. От сената губернское правление получало указы и в свою очередь направляло указы подчиненным местам и лицам. 
Этот иерархический порядок взаимоотношений учреждений сохранялся в течении всего 19 века, а в некоторой степени он присутствует и в современном делопроизводстве. 

   Процедура рассмотрения и решение вопроса
Согласно " Учреждению для управления губерний" порядок решения дел был приимущественно коллегиальным:
1. Предварительно дело готовилось для обсуждения
2. Далее рассматривалось на заседании присутствия
3. После рассмотрения готовились " исполнительные бумаги" .
В местных органах управления секретарям также принадлежала ведущая роль в присутствие: по каждому поступившему делу секретари составляли докладные записки по которым принимались решения. Штат канцелярских служащих составляли:
- секретари ( старшие и младшие)
- протоколист
- регистратор
- канцеляристы
- писцы
- переводчики
- толмачи
- архивариус
 Количественный Состав штатных служащих зависел от количества решаемых дел. Однако не смотря на значительный штат канцелярии не всегда успевали подготовить дела к рассмотрения, поскольку исключительно много времени отнимало ПОДГОТОВКА ДЕЛА К ДОКЛАДУ, то есть наведение справок, переписка с другими учреждениями и отправка запросов на места. Подготовка доклада к делу заканчивалась составлением докладной записки или выписки. А передача дела вышестоящей инстанции требовало представление всего предшествующего делопроизводства. 
Особенностью этого периода было то, что крайне усложнилась система регистрации, когда при передаче дела из одного стола в другой, от одного канцелярского служащего другому делались отметки в соответствующих реестрах. В конце 18 века появляется большое количество пособий по составлению документов, которыми могли пользоваться секретари (" кабинетный или купеческий секретарь" Сокольский) присутствует не только правила оформления документа, но в него входят и элементы правоотношений служащего и государства, а также деловой этикет. 
18 век в развитие делопроизводства характеризовался усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельности учреждений и главным образом бюрократического начала. 

    Роль секретаря в 19 веке
По сравнению с 18 веком значение секретаря в 19 веке несколько изменяется. Строгая регламентация порядка прохождения документа по инстанциям требовала строгого распределения обязанностей между чиновниками всех уровней управления. Каждое дело рассматривалось 1) с точки зрения важности поставленных в нем вопросов, 
2)наличие резолюции высших чиновников, 
3) спешности
4) секретности
Работа секретарей регламентировались инструкциями, которые содержали перечень обязанностей по работе с документами. 
В канцелярии выделялись три уровня секретарской службы:
1. Обер секретарь
2. Секретарь
3. Помощник секретаря
Составление документов 19 века проходило этап жесткого регламентирования ( по составу информации, по последовательности изложения вопросов и наличию резюме), что облегчало работу секретарей. Однако именно рядовые секретари несли на себе всю тяжесть делопроизводства, также они исполняли дополнительные обязанности по контролю за исполнением документов. 
У высшему уровню общественной и сословной иерархии относились стац-секретари, обер- секретари и государственные секретари. 
Государственный секретарь и стац- секретари работали в государственной канцелярии и ведали делами департаментов. 
Большое место в организации секретарской службы на протяжении долгих лет занимают вопросы служебного этикета, а именно:
- взаимоотношения с начальником
- владение хорошими манерами
- умение приспосабливаться к начальству. ( обычные секретари носили форму, которая соответствовала их званию, а подавая в отставку, увольнялись с мундиром и с пенсией).