4 Лекция 1 «Основные понятия делопроизводства» Законодательное и нормативно-методическое регулирование делопроизводства (раздаточный...

Информация о документе:

Дата добавления: 06/02/2015 в 05:41
Количество просмотров: 23
Добавил(а): Эдик Смоян
Название файла: 4_lekciya_1_osnovnye_ponyatiya_deloproizvodstva_za.doc
Размер файла: 43 кб
Рейтинг: 0, всего 0 оценок

4 Лекция 1 «Основные понятия делопроизводства» Законодательное и нормативно-методическое регулирование делопроизводства (раздаточный...

4

Лекция 1 «Основные понятия делопроизводства»

Лекция 1 «Основные понятия делопроизводства»


Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решений, и построен на оперативной работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому информационно-документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой организации является важнейшей обслуживающей функцией управления. От ее рациональной организации зависит быстрота и оптимальность принятия решения, оперативность доведения его до исполнителя, своевременность исполнения и, в конечном счете, эффективность деятельности фирмы в целом.

Делопроизводство отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными доку­ментами.

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется терминдокументационное обеспечение управления(ДОУ). Его появление связано с внедрением в управ­ление компьютерных систем и их организационным, программ­ным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности.


Организация делопроизводства делится на две части:

• документирование;

• организация работы с документами.

Документирование запись информации на различных носителях по установ­ленным правилам.

Документирование в аппарате управления может осуществ­ляться на естественном языке (рукопись, машинопись, теле­грамма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма) или на искусственных языках с использованием соответствующих носи­телей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.). На сегодняшний день в управленческой практике преобладаю­щим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд документов, таких, например, как заявления, объяснительные записки, создается обычно ру­кописным способом.

Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления.

Организация работы с документами— это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельно­сти учреждения.

Документооборот- движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения,исполнения или отправления.


Любое управленческое решение всегда базируется на инфор­мации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Законодательно закреплен следующий термин:

Информация- сведения о лицах, предметах, фактах, событи­ях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

В федеральных органах власти и управления, в учре­ждениях, организациях и на предприятиях (независимо от на­правления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, дос­тупность для восприятия человеком.


Носителем информации выступает документ.

Документ это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элемен­тов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" закрепляет следую­щее определение:

Реквизит документа обязательный элемент оформления официального документа.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного до­кумента. Для многих документов число реквизитов строго огра­ничено. Для ряда документов число и состав реквизитов уста­новлены законодательными и нормативными актами. Но в лю­бом случае, как следует из определения, информация, зафикси­рованная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Толь­ко тогда она становится документом.

Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать ин­формацию и придать ей юридическую силу. В настоящее время бесспорность документа также оп­ределяется понятием «юридическая сила документа».

Юридическая сила документа это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Из этого определения следует, что орган управле­ния или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

• соблюдать при его подготовке действующие нормы зако­нодательства;

• издавать документы только в пределах своей компетен­ции;

• соблюдать действующие в определенное время общегосудар­ственные правила составления и оформления документов. К числу наиболее юридически значимых реквизитов отно­сятся: наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.

Для определенных видов документов в действующих правилах оформления разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу.

Для управленческой деятельности юридическая сила докумен­тов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них инфор­мации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга уча­стников управленческих действий (органов управления, их струк­турных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основы­вают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.


Служебные (управленческие)документы - официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреж­дения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодейст­вие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они явля­ются основанием для принятия управленческих решений, слу­жат доказательством их исполнения и источником для обобще­ний и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.


В управлении существует разделение труда, которое приводит к тому, что различные специалисты управленческого аппарата или его струк­турные подразделения выполняют разные управленческие функ­ции. Некоторые функции управления являются типовыми, прису­щими любому аппарату управления. К таким функциям относятся, например, прогнозирование и планирование, организационно-распорядительная деятельность, учет и отчетность, финансирова­ние и др. Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и сред­ством реализации возложение на аппарат управления функций.


Деятельность учреждения оформляется совокупностью определен­ным образом взаимодействующих документов, соответствующих функциям управления и составляющих системы документации.

Система документации это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на основе использования документов, отно­сящихся к различным системам документации.

Соотношение до­кументов из различных систем в делопроизводстве разных учреж­дений и организаций неодинаково, так как зависит от конкретной деятельности того или иного учреждения, его масштабности, места в системе федерального управления и ряда других причин.


В любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность. Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной документации. Государственный стандарт определяеторганизационно-распорядительные документыкак письменные документы, в которых фиксируются решения админист­ративных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.Таким образом, система организационно-распорядительной документации в силу своего повсеместного применения имеет большое значение для документирования управленческой деятельности.


Организационно-распорядительные документы (ОРД) классифицируют на три группы:

- организационная документация;

- распорядительная документация;

- информационно-справочная документация.

Также в число ОРД включаются документы по личному составу (кадрам).

Оформление ОРД осуществляется в соответствии с нормами и требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.


Законодательное и нормативно-методическое регулирование делопроизводства

(раздаточный материал)