ВВЕДЕНИЕ ГЛАВА 1. ВОЗНИКНОВЕНИЕ И РАЗВИТИЕ ОТЕЧЕСТВЕННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА. История делопроизводства в дореволюционной России...

Информация о документе:

Дата добавления: 10/12/2014 в 21:04
Количество просмотров: 71
Добавил(а): Элеонора Ложкина
Название файла: vvedenie_glava_1_vozniknovenie_i_razvitie_otechest.doc
Размер файла: 414 кб
Рейтинг: 0, всего 0 оценок

ВВЕДЕНИЕ ГЛАВА 1. ВОЗНИКНОВЕНИЕ И РАЗВИТИЕ ОТЕЧЕСТВЕННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА. История делопроизводства в дореволюционной России...



СОДЕРЖАНИЕ




ВВЕДЕНИЕ

3

ГЛАВА 1.

ВОЗНИКНОВЕНИЕ И РАЗВИТИЕ ОТЕЧЕСТВЕННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

9

1.1.

История делопроизводства в дореволюционной России

9

1.2.

Государственное делопроизводство в советскую эпоху

14

1.3.

Современные системы документации. Классификация документов.

25

ГЛАВА 2.

ДОКУМЕНТ И ЕГО ФУНКЦИИ

41

2.1.

Происхождение документа. Расширение понятия "документ"

41

2.2.

Определение документа в государственном стандарте

48

2.3.

Социальная сущность и функции документа. Свойства документа

53

ГЛАВА 3.

ИНФОРМАЦИОННЫЕ СВОЙСТВА И КОММУНИКАТИВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ ДОКУМЕНТА

62

3.1.

Документированная информация и её свойства. Информационные уровни документа

62

3.2.

Проблемы поиска и трансляции документированной информации

71

3.3.

Методическая разработка должностной инструкции секретаря делопроизводителя

74

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

80

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ


ПРИЛОЖЕНИЕ





ВВЕДЕНИЕ


Разработка общей классификации документов представляет собой одно из ведущих, но недостаточно разработанных теоретических направлений документоведения.

Понятие «классификация» используется чаще всего одновременно и в значении процесса, и в значении результата, т.е. понимается как группировка и как полученная в ее результате схема. Классификация (лат. classik - разряд, группа) документов - это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии.

Структура классификации обычно представляется в виде таблицы или схемы. Классификация является одним из методов познания. Без нее невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать их, установить различия между видами документов, выделяемых по различным признакам. Правильно составленная комплексная классификация отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними, помогает сориентироваться в любом их множестве, служит основой для их упорядочения в документных системах.

Она имеет важное, значение для теории документоведения и практической документной - коммуникационной деятельности.

Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства».

Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия.

Молодому специалисту, пришедшему работать на предприятие, необходимо иметь представление не только о движении документов в организации, но и навыки и знания в области составления и оформления различной документации.

Реалии современного производства и бизнеса диктуют определенные требования в области документационного обеспечения управления (ДОУ). При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.

Необходимость фиксировать информацию появилась давно, и в настоящее время в управленческой практике используются главным образом документы, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звука - и видеозаписи на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.). Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина - документоведение.

Для организации правильной, а главное эффективной защиты документированной информации необходимо, прежде всего, хорошо представлять сам объект защиты, его основные свойства, характеристики, особенности документирования на различных носителях.

Документоведение как наука о документах позволяет научно систематизировать признаки документов, то, каким образом появляется документ, какие принципы положены в основу его создания, каким образом выстраивается технологическая цепочка движения документа в зависимости от его назначения и степени конфиденциальности.

Особенно выросла роль документоведения в связи с распространением рыночных отношений и коммерческой самостоятельностью предприятий. В условиях жесткой конкуренции борьба за прибыль все больше из материальной сферы перемещается в сферу информационных технологий, за обладание информацией (кадровой, финансовой, коммерческой, технической, технологической и т.д.).

В этих условиях документ выступает и как основной носитель конфиденциальной информации, и как объект информационной защиты. Знание основных правил работы с документами из удела узкого круга специалистов-делопроизводителей и архивариусов превращается в насущную необходимость практически всех работников государственных и коммерческих организаций.

Неправильное оформление управленческой, кадровой, финансовой и коммерческой документации, несоблюдение режима конфиденциальности документов может обернуться тяжелыми правовыми и экономическими последствиями.

Важнейшие признаки, лежащие в основе классификации современных документов, кроются в их сущности, существе информационной и материальной составляющих. Поскольку документы функционируют в обществе, внешняя среда также оказывает на них определенное влияние. С учетом этих обстоятельств в основу общей классификации документов положены три блока признаков, построенных по разным характеристикам документа:

1) информационная составляющая документа;

2) физическая (материальная) составляющая документа;

3) условия бытования документа как системного объекта во внешней среде.

Каждый из блоков является критерием для построения классификационного ряда, внутри которого предусмотрено наличие одного какого-либо приоритетного признака, на основе которого осуществляется деление документов на подвиды и разновидности. Эти ряды образуют многоуровневую структуру классификационной схемы, состоящую из подсистем.

Каждая из них олицетворяет отдельный признак современных документов, по которому они могут быть системно организованы, в частности по содержанию, характеристикам материального носителя, структуре построения текста и т. п.


Предмет исследования- Современные системы документации. Классификация документов.

Объект исследования -Информационные свойства и коммуникативные возможности документа


Информационная база работы: В данной работе использовалась как законодательная база: Федеральные законы – «Об архивном деле в Российской Федерации»

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом и т.д.).

Гост Р 51141-98.

Теоретической основой дипломной работы являются различные книги и статьи по данному вопросу. Среди изученных авторов можно выделить

Т.В. Кузнецова в работе «Организация рабочего времени и оборудование рабочего места» дает ценные рекомендации по проектированию рабочего места секретаря руководителя. Она показывает важность правильной организации рабочего места секретаря как для здоровья самого работника, сохранения его работоспособности в течение всего дня, а так же непосредственно для эффективности его работы. В данной работе подробно описывается рабочее место секретаря, определяется оптимальная площадь приемной, цветовое оформление, рекомендуется поставить в приемную цветы. Большое значение в статье уделяется подбору мебели для приемной, а также размещению на рабочем столе предметов, необходимых для работы секретаря. Описываются средства механизации и автоматизации труда секретаря.

ВнаучнойлитературевопросэкспертизыценностираскрытвтрудахПавлюкаЛ.В.,КиселеваТ.И.,ВоронинаМ.Ф.,ВовкотрубаО.В.,ФионовойЛ.Р.,АлексеевойЕ.В.,АфанасьевойЛ.П.,БурововойЕ.М.,ОхотниковаА.В.,БулавинойЕ.А.

Например, в статье Быковой Т.А. («Организация и порядок проведения экспертизы ценности документов организации») подробно рассмотрен процесс экспертизы ценности в организациях.

В статье В.Ф. Янковой «Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству)» записываются этапы разработки инструкций, цель разработки, определяется структура, а также указываются нормативные документы, которыми следует пользоваться при разработке инструкции. При разработке должностной инструкции секретаря также использовались Общие рекомендации по разработке должностных инструкций. В данных рекомендациях дается определение должностной инструкции, а также указан порядок Разработки, согласования и утверждения должностных инструкций. Указываются этапы разработки инструкций, дается характеристика каждого этапа. Врекомендациях перечисляются нормативно-правовые документы, с учетом которых должна разрабатываться должностная инструкция. Дается перечень актов, в которых содержатся квалификационные характеристики. В Рекомендациях приводится примерная структура должностной инструкции, а также типовая форма должностной инструкции.

Банасюкевич В.Д.в статье «Экспертиза ценности документов» детально изучает экспертизу ценности как комплексный процесс работы с документами, рассматривает основные проблемы экспертизы ценности.

Исторические аспекты развития и становления экспертизы ценности документов наиболее полно раскрыты коллективом авторов Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова ЕМ., Осичкина Г.А. в статье «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов», в данной статье также приводятся особенности экспертизы ценности как организационного процесса.

Все вышеизложенное свидетельствует о наличии достаточного количества научной литературы посвященной отдельным вопросам работы секретаря с документами. Данные работы могут служить, в совокупности с действующими государственными стандартами, другими нормативными и методическими документами, основой для изучения и оптимизации деятельности секретаря в конкретной организации. Все вышеизложенное позволяет с уверенностью утверждать, что тема данного исследования представляется важной и своевременной.


Использованы эмпирические и теоретические методы исследования (системный подход, опрос, статистический анализ, наблюдение и сравнение, анализ первичных документов организаций и нормативных актов).


Структура работы.

Данная дипломная работа состоит из введения (во введении указывается актуальность, предмет и объект исследования, теоретико-методологическая база исследования), основной части работы (трех глав), заключения и списка использованных источников литературы.

В первой главе рассматриваются вопросы, связанные с историей, возникновение и развитие отечественного делопроизводства.

Во второй главе рассматриваются документ и его функции.

В третьей главе описывается информационные свойства и коммуникативные возможности документа

В заключении определяется возможность использования полученных результатов на практике, а сама «Инструкция по Документационному обеспечению управления» разработанная в ходе выполнения данной работы, приведена в приложении, как и документация, используемая в процессе написания дипломной работы.

Цель дипломной работы: Классификация документов история создания и современное состояние

Актуальность и цель дипломного исследования определили ее основные задачи:

  1. Рассмотреть законодательную и нормативно-методическую регламентацию по вопросу истории создания и современного состояния документов.

  2. Провести апробацию разработанных методических материалов и дать глубокий анализ источников и литературы.

  3. Изучить возникновение и развитие отечественного делопроизводства. Современные системы документации

  4. Рассмотреть понятие и свойства документа. Классификация документов.

  5. Разработать проект должностной инструкции секретаря делопроизводителя.


ГЛАВА 1.ВОЗНИКНОВЕНИЕ И РАЗВИТИЕ ОТЕЧЕСТВЕННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА.


  1. История делопроизводства в дореволюционной России


На основании уцелевших фрагментов "Повести временных лет", вещественных источников V-VII вв., источников XII в. установлено образование в Среднем Поднестровье в XI в. н. э. союза славянских племен, превратившегося в VIII-IX вв. в суперсоюз: ряд племенных славянских союзов подчинились власти Руси, власти киевского князя.

Византийские источники свидетельствуют о том, что этот союз имел статус государственности. Появляются признаки раннефеодальной монархии: верховная власть киевского князя, фактического собственника всех земель, с которых он собирал дань - полюдье; сложная система пасс литота - светлые князья союзов племен и "всякое княжье" мелких племен; натуральное хозяйство, сбыт результатов полюдья за пределы Руси.

Зарождение древнерусского государства сопровождалось появлением соответствующих функций управления, в частности дипломатической службы. Ее истоки восходят к временам антов - предков восточных славян VI-VII вв., которые вели переговоры по территориальным вопросам о выкупе пленных, о заключении договоров. Однако и в VIII в. во внешнеполитических контактах руссы не вышли за рамки соглашений с местными византийскими властями.

Договорные отношения с государствами оформлялись соглашениями - сначала устными, сопровождавшимися определенной процедурой и ритуалами. Первым известным устным соглашением был договор "мира и любви", заключенный руссами с Византийской империей после атаки в 860 г. русскими войсками Константинополя. Договор явился своеобразным дип­ломатическим признанием Древней Руси мировой державой.

"Повесть временных лет рассказывает о заключении Олегом договора с Византией в 907 г., приводит тексты русско-византийских соглашений 911, 944, 971 гг., воссоздает картину переговоров. Устные клятвенные договоры ("просто словесам") заменены "писанием и клятвою твердою.

Текст договоров дает возможность проследить, как изменялась государственная власть Руси, рос ее международный статус. Так, по договору 911г. Русь не претендует на полное дипломатическое равенство мировой империей: договор заключен и подписан в Константинополе, Олег не ратифицировал документ, не было равенства в литературе (великий киевский князь назван "светлым" князем).

При заключении договора 944 г. впервые императорский посол появляется в Киеве, а затем русский посол с представительным посольством отправляется в Константинополь. Игорь назван в договоре "великий князь русский", русское посольство ведет переговоры с самим императором.

На исходе IX в, Русь заключает договоры "мира и любви" с варягами, уграми, Болгарией.

По текстам договоров можно видеть, как выделилась категория лиц, связывавших свою деятельность с дипломатическими обязанностями: глава посольства, послы, младший чин посольства - секретарь. Дипломатические ритуалы облекались в письменную форму. Так, при заключении договора 944 г. был введен новый порядок удостоверения личности послов: они должны были предъявить византийским чиновникам грамоты, адресованные на имя императора. Ранее такими удостоверениями служили печати.

Обмен оригиналами и копиями договоров, порядок подписания грамот (византийским императором и русскими послами), процедура их клятвенного утверждения, сами тексты договоров со стройной системой конкретных статей с юридическими и торговыми вопросами свидетельствуют о том, что Русь имела большой опыт по выработке письменных межгосударственных соглашений. Все это дает основание предположить наличие организованной делопроизводственной службы.

Очевидно, существовал штат писцов. В договоре 911г. назван писец: "Ивановым написанием...". Упоминание писца встречается в частных и церковных актах.

Вырабатывается ритуал удостоверения документа. Мир был записан на "двою харатью", т.е. на две грамоты. Грамота 911 г. от греческой стороны скреплена собственноручной подписью императора ("своею рукой") и христианским обрядом ("честным крестом"). О подписи императора есть указание и в грамоте 944 г. Грамоты 911 и 944 гг. не подписаны русской стороной. Русские экземпляры удостоверены клятвою послов: "Мы же клянемся к царю вашему... по закону и по закону языка нашего". Грамота Святослава 971 г. скреплена печатями послов. Практика удостоверения экземпляра, идущего от имени другой стороны, именно печатями послов известна в Византии с давнего времени.

Внутренняя жизнь государства" также требовала определенных фиксированных установлений. Сбор дани (полюдье) был не простым беспорядочным разъездом, а хорошо налаженным государственным делом. Местные князья, сами жившие за счет своих племен, содействовали сбору полюдья великим князем. При княгине Ольге устанавливается более определенная фиксация повинностей и их норм в "уставах", "уроках", "оброках" и "данях", под которыми понимались судебные пошлины и поборы.

О распространении документирования определенных действий имеются сведения в договоре 911 г., статья 13 которого говорит о том, что право наследования осуществляется не только по обычаю, но и по завещанию, т.е. завещательному распоряжению. Статья 15 договора 911 г. и статья 6 договора 944 г. отличают письменный закон (покон, устав) от устного обычая.

Появление в конце X в. летописи как исторического сочинения, описаний путешествий, евангельских текстов, полемических трактатов и юридических кодексов также свидетельствует о высокой степени документирования.

На протяжении XI в. создается первый вариант русского феодального права - Русская Правда - постановления уголовного и процессуального права. Она складывалась на основе древних славянских обычаев. Древнейшая Правда - Правда, Ярослава (30-е гг. XI в.) - первый письменный сборник русских законов, определивший единую систему наказаний за преступления, возможным прототипом своим имел "уставы" и относился к XI-XII вв. Они представляют собой частные письма новгородцев и свидетельствуют о том, что "письменность в этот период использовалась и как средство записи, и как средство обмена корреспонденцией (переписка)"

  1. Государственное делопроизводство в советскую эпоху


События октября 1917 г. в корне изменили систему государственных учреждений в России.

Организация деятельности советской администрации потребовала установления новых правил документирования. Был издан ряд законов, регламентировавших порядок внесения законопроектов, их утверждения, подписания, опубликования и вступления в силу; использования печатей с государственным гербом. Большое значение для оформления официальных документов имело постановление Совета Народных комиссаров от 2 марта 1918 г. «О форме бланков государственных учреждений», в котором пе­речислялись обязательные реквизиты бланка.

Собраниеузаконений РСФСР, 1917, № 1, ст.12, № 3, ст.40; 1922, № 44, ст.532; 1922, № 79, ст.987. Там же, 1918, № 29, ст. 309.

Несмотря на трудности гражданской войны, становление советского государственного аппарата сопровождалось поисками новых, соответствующих времени форм делопроизводства. Об этом свидетельствует постановление Совета Рабочей и Крестьянской Обороны от 8 декабря 1918 г. «О борьбе с областничеством и канцелярской волокитой», который предписывал заменить переписку переговорами по телефону, деловые бумаги - телефонограммами и установить контроль за всеми распорядительными документами. Всем советским учреждениям вменялось в обязанность исполнять постановления и распоряжения центральной власти точно и беспрекословно. Свидетельствует об этом также проект декрета «Об упрощении делопроизводства и переписки в советских учреждениях», подготовленный в декабре 1918 г. Совещанием по вопросу упрощения делопроизводства в советских учреждениях при Юрисконсульском отделе Наркомата Госконтроля. Для его доработки в январе 1919 г. было создано Междуведомственное совещание, куда входили представители пяти наркоматов. Они подготовили проект «Положения о письмоводстве и делопроизводстве», который, однако, не был утвержден. Там же, 1918, № 93, ст. 929.

Для первых лет советской власти характерна законодательная регламентация работы с обращениями граждан. Узаконено право гражданина на обжалование, подачу письменных и устных жалоб и сроки их рассмотрения.

Собраниеузаконений РСФСР, 1918, № 90, ст.908; 1919, № 23, ст.271; 1919, № 23, ст.272; 1920, № 12, ст.7; 1921, № 49, ст.254.

В 20-е годы развернулось массовое движение за научную организацию труда (НОТ) и научную организацию управленческого труда (НОУТ), оказавшее значительное влияние на формирование и развитие советского делопроизводства. Теоретические и практические разработки в этой сфере связаны с име­нами А.К. Гастева, П.М. Керженцева, Е.Ф. Розмирович, Л.А. Бызова, З.К. Дрезена и др.

С начала 1920-х годов государство патронировало это движение, о чем свидетельствуют факты проведения конференций по НОТ: Первой Всероссийской конференции в январе 1921 г. и Второй Всероссийской конференции в марте 1924 г., а также создание Таганрогского института научной организации производства в 1920 г. и Казанского института научной организации труда в 1921 г., научно-практические разработки которых в области управления и делопроизводства способствовали оптимизации работы советских учреждений.

Развитие научной организации управленческого труда связано с деятельностью Народного комиссариата рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ).

Координация работы по НОТ в стране была возложена на Совет научной организации труда, производства и управления (СовНОТ), созданный при коллегии НК РКИ в 1923 г., а роль методического центра по руководству рационализацией делопроизводства выполнял Отдел административной техники (АТО). Большое значение для развития советского делопроизводства имело создание при НК РКИ в 1925 г. Государственного бюро организационного строительства (Оргстрой) и в 1926 г. Института техники управления (ИТУ). Эти организации тесно сотрудничали. ИТУ занимался теоретическими разработками; Оргстрой реализовывал их на практике, внедряя в деятельность конкретных учреждений на основе хоздоговорных отношений.

При ИТУ был создан Кабинет стандартизации, который разрабатывал общесоюзные стандарты на документы, средства и предметы конторского труда, носители информации. Здесь были разработаны стандарты писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов и др., форматов бумаги, а также стандартизировались материалы, используемые при работе с документами: чернила, ленты для пишущих машинок; разрабатывались образцы конторской мебели.

Для установления связей ИТУ и Оргстроя с госаппаратом в 1928 г. при ИТУ создано Консультационное бюро.

В 1928 г. ИТУ совместно с Центрархивом РСФСР подготовил «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР». Правила имели большое значение для организации текущего хранения документов и определяли порядок их уничтожения. Подготовленный в 1931 г. ИТУ проект «Общих правил документации и документооборота» предполагал введение единых правил делопроизводства в общегосударственном масштабе. Но вследствие ликвидации ИТУ в апреле 1932 г. эти правила не были доработаны и утверждены.

После ликвидации ИТУ в СССР не стало единого центра научной разработки вопросов делопроизводства. В истории делопроизводства начался длительный период ведомственного регулирования работы с официальными документами, так как каждое ведомство решало их по-своему.

Подробнее о деятельности ИТУ и причинах его ликвидации см.: Историяделопроизводства в СССР: Учеб. пособие. - М., 1974. - С. 105 -113.

В 20-е и в начале 30-х годов вопросами совершенствования управления занимались общественные организации: Клуб работников административного дела, Объединение работников учета, Ассоциация работников управленческого дела. Издавались журналы, на страницах которых рассматривались проблемы работы с документами: «Техника управления», «Вопросы организации и управления», «Система и организация», «Время», «Организация труда».

В этот период издается много литературы по вопросам делопроизводства: и фундаментальные теоретические исследования, и пособия по делопроизводству для учащихся и практиков.

Борзенко Б.К.Новое в организации канцелярии. - М., 1930; Верховской П.В. Делопроизводство госучреждений. - М.,Л., 1929; Голубев С.Н.Структура и документация. - М., 1930; Дрезен З.К.Основы оперативного делопроизводства. -М., 1923; Нефедов Г.А.Канцелярское дело. - М.,Л., 1926; Эрасмус А.А.Метод научной организации делопроизводства. - М., 1925 и др.

Значительное влияние на процессы документирования оказала Конституция 1936 г., впервые за годы советской власти законодательно закрепившая иерархию управленческих документов, четко определив, какие виды распорядительных документов должен издавать конкретный орган власти и управления.

Высший законодательный орган - Верховный Совет СССР издавал законы,его Президиум - указыи постановления,народные комиссары - приказыи инструкции.Местные Советы депутатов трудящихся и их исполкомы принимали решенияи распоряжения,начальники управлений и отделов исполкомов - приказыи инструкции.Руководители организаций, учреждений и предприятий, действующих на основе единоначалия, - приказы.

Отсутствие организационно-методического центра по руководству постановкой делопроизводства в стране, общегосударственных норм в области документирования, системы подготовки квалифицированных кадров в области делопроизводства, ведомственная разобщенность отрицательно сказывались на организации делопроизводства. В июне 1941 г. недостатки в этой сфере были сформулированы на I Межотраслевом совещании по оргтехнике, созванном Всесоюзным научным инженерно-техническим обществом машиностроителей. Для устранения недостатков на совещании была разработана программа мероприятий по улучшению делопроизводства, которая предусматривала:

  • создание организационно-методического центра для руководства постановкой делопроизводства;

  • разработку положения (статуса) о делопроизводстве для всех учреждений в качестве общеобязательных норм;

  • разработку положения о кадрах канцелярских работников;

  • механизацию труда канцелярских работников;

  • унификацию и трафаретизацию служебной документации;

  • создание единого учебного центра для подготовки и переподготовки кадров;

  • изучение в школах правил составления служебных документов;

  • подготовку и переподготовку преподавателей, кадров по служебной документации;

  • создание Всесоюзного института по вопросам делопроизводства.

Таким образом, был намечен ряд мер, способствующих выработке общегосударственных норм в области делопроизводства на научной основе. Реализовать эту программу поме­шала война.

В 40-е годы методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в советских учреждениях стало осуществлять Главное архивное управление, предпринявшее попытку создать единые нормы в работе с официальными документами. В 1943 г. был подготовлен проект «Инструкции по постановке документальной части и охране документальных материалов в текущем делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий СССР». К сожалению, проект не был утвержден. В этом документе подчеркивалось единство и связь между делопроизводством и архивом. Однако проект сыграл положительную роль, так как на его основе был создан ряд ведомственных инструкций по делопроизводству, в том числе типовых. В этом же году Главархив разработал «Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности учреждений, организаций и предприятий СССР». Для каждой категории документов были установлены сроки хранения (новое издание этого перечня было осуществлено в 1957 г.).

В послевоенные годы задача развития государственного делопроизводства в связи с восстановлением разрушенного хозяйства отошла на второй план. Наиболее значимым событием для развития советского делопроизводства в 50-е годы было постановление правительства СССР от 10 октября 1959 г. № 1375, в котором ряду ведомств поручалось разработать единую систему делопроизводства для учреждений и предприятий страны на основе широкого использования современной техники, т.е. ставилась задача разработки единых общегосударственных норм в делопроизводстве. В плане его реализации в июне 1960 г. в Москве было созвано Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. Наряду с определением недостатков, негативно сказывающихся на работе аппарата управления, и предложениями по совершенствованию работы с документами (они совпадали с недостатками и предложениями, сформулированными на совещании 1941 г.), необходимости внедрения средств механизации в сферу управления, в решениях совещания поддерживалась необходимость создания единой системы делопроизводства в стране.

Важным этапом для развития советского делопроизводства явилось постановление Совета Министров РСФСР от 30 сентября 1961 г. «О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР», утвердившее «Примерную инструкцию о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР». Она послужила основой для разработки учреждениями РСФСР своих инструкций по делопроизводству. Большое значение имело утверждение Главным архивным управлением при Совете Министров СССР в 1963 г. «Основных правил постановки документальной части делопроизводства и архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», повлиявших на единообразие в организации делопроизводства и архива в учреждениях страны. Собр.постановлений правительства РСФСР, 1961. № 28, ст. 125.

Особое место в истории советского делопроизводства занимает постановление Совета Министров СССР от 25 июля 1963 г. «О мерах по улучшению архивного дела в СССР», поставившее задачу разработки Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Разработка ЕГСД поручалась ряду государственных ведомств, в числе которых было Главное архивное управление, в рамках которого в 1966 г. был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), главной целью которого стала разработка ЕГСД.

8 мая 1964 г. Совет Министров РСФСР принял постановление «Об увеличении выпуска средств механизации делопроизводства и улучшении подготовки кадров по делопроизводству», на основании которого в Московском государственном историко-архивном институте (МГИАИ) был открыт первый в СССР факультет государственного делопроизводства (ФГД), готовящий специалистов по документационному обеспечению управления.

Систематическоесобрание законов РСФСР, указов Президиума Верховного Совета РСФСР и решений правительства РСФСР Т.II. М., 1968. - С. 522-523.

Создание ФГД и ВНИИДАД позволило совершить качественный скачок в области делопроизводства. ВНИИДАД разрабатывал его нормативно-методическую базу, ФГД готовил специалистов для работы с документами. Тесное сотрудничество МГИАИ и ВНИИДАД дало значительный эффект для развития отечественного делопроизводства в 70-е - 80-е годы. Начались систематические, целенаправленные исследования теоретических и методических проблем документоведения, находившие воплощение в конкретных прикладных разработках общегосударственного характера.

Важнейшей из них стала Единая государственная система делопроизводства, одобренная Комитетом по науке и технике СССР в сентябре 1973 г. Основные положения ЕГСД - это научно упорядоченный комплекс правил, нормативов, рекомендаций, определивших и регламентировавших организацию делопроизводственных процессов в учреждениях, организациях, предприятиях СССР. Ее главная цель - усовершенствовать на единой основе организацию делопроизводства путем вне­дрения единых форм и методов работы с документами. ЕГСД устанавливала правила документирования управленческой деятельности (которые распространялись только на организационно-распорядительные документы), содержала рекомендации по организации работы с документами, определяла основы организации труда делопроизводственного персонала и механизации делопроизводственных процессов. Впервые была создана комплексная система делопроизводства, носившая общегосударственный характер, но, к сожалению, она не получила официального статуса.

Внедрение в аппарат управления средств вычислительной техники привело к переработке ЕГСД. В 1988 г. руководство Главархива СССР утвердило ее вторую редакцию, названную Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Положения ЕГСДОУ распространялись на всю управленческую документацию.

С этого времени понятие «делопроизводство» обозначается и термином «документационное обеспечение управления (ДОУ). В 1991 г. ЕГСДОУ была преобразована в государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Заметную роль в повышении качества подготовки управленческих документов и общей культуры управления сыграли государственные стандарты (ГОСТы).

Первые ГОСТы на организационно-распорядительную документацию (ОРД) были введены в действие в 1972 г.: ГОСТ 6.38-72 «Система организационно-распорядительной документации. Основные положения» и ГОСТ 6.39-72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр - образец» (переутверждены в 1978 г.). В 1990 г. они были переработаны и объединены в ГОСТ 6.38-90 «Унифицированная систе­ма документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Стандарты на ОРД установили состав реквизитов, правила их оформления и расположения, требования к бланкам, к текстам документов и документам, изготавливаемым с помощью печатающих устройств.

В 70-е годы установлена единая терминология, применяемая в делопроизводстве и архивном деле. Толкование терминов стало однозначным вследствие требований ГОСТ 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Он был переработан в 1983 г.

Внедрение в управление средств вычислительной техники привело к необходимости придать юридическую силу документам на машинописном носителе, поэтому был разработан и внедрен ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники».

Уделялось внимание нормированию труда работников делопроизводства. Разрабатывались нормативы времени на делопроизводственные операции, труд машинисток. Имея формулы трудозатрат, можно было рассчитать количественный состав работников делопроизводственной службы.

Основанием для этого служили разработанные в 1988 г. Укрупненные нормативы вре­мени на работы по делопроизводственному обслуживанию и Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы, разработанные Центральным бюро нормативов по труду Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам.

Большую роль для систематизации документов в текущем делопроизводстве, экспертизы их научной и практической ценности, подготовки и передачи документов в ведомственный архив сыграли «Основные правила работы ведомственных архивов», изданные в 1986 г. и «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения», утвержденный в 1989 г. и установивший сроки хранения документов.

В настоящее время они перерабатываются.

В советскую эпоху развиваются системы документации: плановая, статистическая, бухгалтерского учета, материально-техни­ческого снабжения и др.

С 70-х годов в управлении стали внедрять средства вычислительной техники и в связи с этим возникли планы создания Автоматизированных средств управления (АСУ) и Общегосударственной системы сбора и обработки информации для учета планирования и управления народным хозяйством (ОГАС). Воплощение этих идей потребовало разработки унифицированных систем документации, представляющих собой комплексы взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. В основу их разработки был положен единый методологический подход, содержавшийся в ГОСТ 6.10.1 - 75 «Унифицированные системы документации. Основные положения» (переработан в 1988 г.). Значительную роль в установлении единой терминологии в области унификации сыграл ГОСТ 6.10.2 - 83 «Унифицированные системы документации. Термины и определения».

Разработка ОГАС не была завершена.

Полный перечень унифицированных систем документации (УСД) дан в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД). Каждая УСД, включенная в ОКУД, содержала наименования унифицированных форм документов, кодовое обозначение каждой формы. Наличие кодов обеспечивало автоматизированную обработку данных, содержащихся в формах конкретных УСД. Наряду с ОКУД действовал еще ряд классификаторов, необходимых как средство информационного обеспечения в области экономики, финансов, внешнеэкономической деятельности и др. Например, Общесоюзный классификатор предприятий и организаций (ОКПО), Общесоюзный классификатор специальностей по образованию (ОКСО), Общесоюзный классификатор продукции (ОКП) и др.

  • унифицированная система плановой документации,

  • унифицированная система организационно-распорядительной документации,

  • унифицированная система первичной учетной документации, унифицированная система расчетно-денежной документации,

  • унифицированная система финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций,

  • унифицированная система отчетно-статистической документации.

Развитие советского делопроизводства в 1970-80-е годы заложило основу для дальнейшего формирования современного делопроизводства в Российской Федерации. Многие нормативно-методические документы, созданные в этот период, действуют и в настоящее время.

1.3. Современные системы документации


Деятельностьучреждения,организации,предприятияотражаетсявразличныхдокументах,которыевзаимосвязаныисоставляютсистемыдокументации,применяемыевопределеннойсфере.Можноназватьмножествосистемдокументации,которыеклассифицируютсяпоразличнымпризнакам(территориальному,функциональному,уровнюуправленияит.п.).Выделяютфункциональныесистемыдокументации-организационно-распорядительная,плановая,отчетностатистическаяидр.,т.е.присущиевсеморганамуправления.Системыдокументации,отражающиедеятельностьоргановотраслевогоуправления(министерств,ведомств),принятосчитатьотраслевыми.Можновыделятьразличныеподсистемыдокументациипоуровнямуправления,онимеждусобойтесносвязаныиихтрудно,разграничить.

У нас в стране в связи с развитием автоматизации управленческих процессов разработаны унифицированные системы документации. Определение, назначение, состав унифицированной системы документации устанавливаются ГОСТами. Документы различных систем должны иметь унифицированную форму. Унифицированная система документации

(УСД)-системадокументации,созданнаяпоединымправиламитребованиям,содержащаяинформацию,необходимуюдляуправлениявопределеннойсфередеятельности.Унифицированныеформыдокументовразрабатываютсяиутверждаютсяминистерствамииведомствами.Ониобязательныдляприменениявовсехучреждениях,организациях,предприятияхнезависимоотформысобственности.МинистерствоздравоохраненияРФразрабатываетмедицинскиедокументы,ГосударственныйкомитетРФпостатистике-формыпервичнойучетнойиотчетнойдокументации,РосархивРФ-темуорганизационно-распорядительнойдокументацииит.д.УнифицированныесистемыдокументацииустанавливаетОКУД.

Можно дать классификацию систем документации, соотношение которых в делопроизводстве разных учреждений неодинаково:

  • Организационные документы.

  • Распорядительная документация.

  • Информационно-справочные документы и справочно-аналитическая документация.

  • Плановая документация.

  • Отчетно-статистическая.

  • Кадровая документация.

  • Бухгалтерская документация.

Перечень можно было бы дополнить другими группами документов: договорная документация, протокольная документация коллегиальных органов управления, налоговая, документация по социальной защите (для соответствующих организаций).

Среди большого разнообразия документов предприятий и организаций, входящих в перечисленные группы, организационно-распорядительная управленческая документация (ОРД) занимает центральное место. ОРД классифицируется на три группы:

1) организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др.);

2) распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания и др.);

3) Информационно-справочная документация (письма, акты, протоколы, справки и др.). ОРД входит в состав других систем (кадровая, бухгалтерская документация и др.), так называемых специальных систем. К сожалению, на практике, во многих случаях, различные группы документов работают по своим правилам, не объединенными едиными принципами.

Организация делопроизводства в России складывалась веками и имеет глубокие корни. Выделяют несколько периодов делопроизводства в дореволюционной России:

  • приказное (столбцовое) - XVII вв.

  • коллежское (коллегиальное) - XVII-XIX вв.

  • министерское (исполнительное) - XIX-XX вв.

В результате революции 1917 года в России было формально ликвидировано и прежнее делопроизводство. Был произведен коренной слом старого управленческого аппарата. Уровень документационного обеспечения понизился. Все дореволюционные правила письмоводства и делопроизводства были отменены, а новые не созданы.

Нопостепенноположениеделвделопроизводствестабилизировалосьисовременемсталоразвиваться.РазвитиеделопроизводствавсоветскийпериодположилоосновудлядальнейшегоформированиясовременногоделопроизводствавРФ.Многиенормативныедокументы,созданныеипринятыевэтотпериод,действуютивнастоящеевремя.

Деятельностьучреждения,организации,предприятияотражаетсявразличныхдокументах,которыевзаимосвязаныисоставляютсистемыдокументации,применяемыевопределеннойсфере.Можноназватьмножествосистемдокументации,которыеклассифицируютсяпоразличнымпризнакам.Выделяютфункциональныесистемыдокументации-организационно-распорядительная,плановая,отчетностатистическаяидр.,т.е.присущиевсеморганамуправления.Можновыделятьразличныеподсистемыдокументациипоуровнямуправления,онимеждусобойтесносвязаныиихтрудно,разграничить.

В связи с развитием автоматизации управленческих процессов у нас в стране разработаны унифицированные системы документации. Определение, назначение, состав унифицированной системы документации устанавливаются ГОСТами.


Классификация документов по различным признакам

Классификация документов - одна из наиболее давних и до сих пор окончательно нерешенных проблем. Начальные этапы ее связаны с организацией и систематизацией собраний, созданием перечней единиц хранения, т. е. с функционированием первых библиотек и архивов, в частности древнеегипетских и ассирийских.

Исторически первым практическим способом деления документов в логической последовательности - классы, подклассы и более дробные части - являются классификации, базирующиеся на признаках содержания документа, в частности, его тематике (библиотеки средневековой Европы IX в., стран Арабского Халифата). Тематический признак, положенный в основу библиотечно-библиографических классификаций, в итоге привел к разработке Десятичной классификации М. Дьюи и ее модификаций, используемых подавляющим большинством библиотек мира.

Подобно классификациям произведений печати, рукописей и других документов, на основе предметизации базировались и первые классификации описаний изобретений: английская (1852-1855 годы), немецкая (1906 г.) и др. Первые классификации строились с учетом информационной составляющей документа.

Комплексный подход к классификации документов, учитывающий особенности его содержания и формы, берет свое начало в XX в. одновременно с введением в научный оборот понятий «документ» и «документация». Первая попытка такой классификации осуществлена П. Отле в его «Трактате о документации» (1934 г.), где заложены основы классификации, учитывающей не только некоторые признаки текста, в частности особенности знаковой природы информации, но и характеристики формы документа, т. е. материального носителя.

Активно проблема классификации документов начинает разрабатываться лишь в конце 1960-х - начале 1970-х годов в рамках информатики,книго-и архивоведения, а в конце 1980-х – библиотеке - и библиографоведами. Большинство подходов было обусловлено спецификой дифференциации документов, принятой в той или иной науке либо области деятельности. Лишь в последние годы, благодаря работам А.В. Соколова, Ю.Н. Столярова, Г.Н. Швецовой - Водки, С.Г. Кулешова, удалось создать многоаспектную классификацию, базирующуюся на учете информационной и материальной составляющих документа.


Классификация по информационной составляющей документа

Основные признаки классификации по информационной составляющей документа - содержание документа; степень обобщения информации; тип знаков, использованных для записи информации; предназначенность для восприятия информации человеком; канал восприятия знаков, использованных для записи содержания; степень распространенности информации; способ записи информации и др.


Классификация документов по содержанию

Классификации, в основу которых положен признак содержания (смысла) документа, называют семантическими. В них производится деление на виды и подвиды в соответствии с признаком содержания документа по отраслям знаний, темам, предметам, проблемам.

Классификация документов по содержанию осуществляется в практической деятельности с помощью рубрикаторов, классификаторов, классификационных таблиц и т. п. Тематика, предмет, а также основные смысловые аспекты могут быть описаны при помощи лексических единиц (ключевых слов, дескрипторов), которые также могут служить основой для построения классификации документов.

Семантические классификации документов имеют большое практическое значение в подразделениях документно-коммуникационной сферы и потому являются наиболее разработанными. К ним относятся пять вариантов Библиотечно-библиографической классификации, Универсальная десятичная классификация (УДК), Десятичная классификация Дьюи, Единая классификация литературы для книгоиздания и др. Существуют содержательные классификации и для отдельных видов документов: например, классификатор государственных стандартов, Международная классификация изобретений. На этих классификациях основана организация большинства информационно-поисковых систем и документных массивов.

Пока еще не создана единая семантическая схема классификации документов, общая для всех стран мира. За рубежом в основном используется УДК - международная классификация, охватывающая все отрасли знания, построенная по десятичному принципу и используемая для индексирования и поиска документов в фондах, картотеках и т. п. Она является интеллектуальной собственностью Международной Федерации по документации. Часть стран используют Десятичную классификацию либо свои национальные классификации. В частности, национальной для США признана.

«Классификация библиотеки конгресса США» - перечислительная система библиотечно-библиографической классификации, разработанная в 1901-1941 годах. Она применяется для организации каталогов библиотеки конгресса и централизованной каталогизации. В странах СНГ, в т. ч. и в Украине, помимо УДК, используется Библиотечно-библиографическая классификация (ББК) - иерархическая комбинационная система библиотечно-библиографической классификации, разработанная в 1957-1968 годах объединенными усилиями крупнейших библиотек и др. учреждений бывшего СССР.

Среди классификационных характеристик содержания выделяют также структуру организации материала, стиль его изложения, жанр произведения и др.


Классификация документов по уровню обобщения информации

По уровню обобщения информации документы делят на первичные и вторичные.

Первичный документ содержит информацию, которая является изложением (описанием) результатов изучения, исследования, разработок и т. д. и оригинальна по своему характеру.

Такой документ представляет собой результат непосредственного отражения научной, производственной, управленческой, творческой и т. п. деятельности (официальный, научный, производственный, нормативный, учебный, справочный, рекламный, литературно-художественный и т. п.).

Его задача состоит в обеспечении общества первичной информацией.

Вторичный документ является результатом аналитико-синтетической переработки одного или нескольких первичных документов. Вторичный документ (иначе - информационный) содержит сведения о первичных документах, полученные путем их информационного анализа (библиографический, реферативный, обзорный).

Его назначение - обеспечение общества вторичной информацией.

Классификация документов по характеру знаковых средств фиксации информации

Отличительной особенностью документа является то, что содержащаяся в нем информация (содержание) передается посредством тех или иных знаков. Знаковость - обязательное свойство документа, т. к. только в закодированной знаками форме можно передать информацию от коммуниканта к реципиенту. Классификации, учитывающие особенности знаковых средств фиксирования, передачи и восприятия человеком информации, относятся к разряду формальных классификаций.

В них различают текстовые и нетекстовые документы.

В текстовом документе знаком служит алфавит (буквы) естественного языка (книга, журнал, газета, патент, стандарт, бюллетень и т. п.). Текстовые документы часто называют вербальными или словесными. Вербальный документ, как правило, существует в письменном виде - слова (речь) закреплены на материальном носителе условными знаками письма. Благодаря словесному способу кодирования информации обеспечивается наиболее точная передача смысла. Именно вербальная информация и создание языка принципиально отличает социальную коммуникацию от биологической.

Понятие «текстовой документ» может применяться не только к письменным, но и к фонодокументам, содержащим речь, иначе говоря, ко всем текстовым документам.

Одним из основных видов текстового документа, в котором информация воплощена любым способом письма, является письменный документ - это чаще всего литературный документ, содержание которого выражено словесно в письменно зафиксированной форме. Т. е. синонимами термина «текстовой документ» могут выступать «письменный» или «литературный документ».

К письменным документам могут быть отнесены рукописный, машинописный и печатный документы, поскольку в них речевая информация зафиксирована посредством письменных знаков. А способ нанесения этих знаков на носители - это их видовое отличие.

Нетекстовой документ оформлен в виде записи с помощью нотных, картографических и других неречевых знаков. Сюда можно отнести: иконический, идеографический, звучащий и матричный документы. Их часто называют невербальными (неречевыми).

Иконический документ - тот, в котором знак подобен отражаемому объекту (картина, рисунок, фотография, кинофильм, диафильм, видеодиск и т. п.). Разновидностью этого класса документов является изографический документ, в котором изображение передано системой изобразительных средств живописи, графики, фотографии.

Идеографический документ - тот, в котором знаком служит условное обозначение, не отражающее реальных предметов или явлений (карта, ноты, чертеж). К этому классу документов относятся картографический и нотный документы:

  • картографический содержит изображения особых объектов - поверхности Земли или других небесных тел - выполненные в особой знаковой системе;

  • нотный документ - это запись музыкального произведения графическими (начертательными) знаками, представляющими собой особую систему - нотную запись.

Звучащий документ фиксирует и передает информацию звуками. Это так называемый фонодокумент (грампластинка, магнитная запись, музыкальный компакт-диск).

Матричный документ исполнен средствами «матричного языка», т. е. состоит из кодовых ячеек-матриц, с помощью которых производится кодирование информации в форме, доступной для «прочтения» машиной (перфокарты, перфоленты, магнитные и оптические диски, дискеты для ЭВМ). Звучащие и матричные документы относятся к классу технически-кодированных, содержащих запись, доступную для воспроизведения только с помощью технических средств, в том числе звуковоспроизводящей, проекционной аппаратуры или компьютера.

Комплексный документ сочетает два или более знаковых средства фиксации информации (журнал «Кругозор» с музыкальным приложением в виде грампластинки; фонетико-разговорный курс иностранного языка, состоящий из учебника, компакт-кассеты со звуковой записью текста; комплект диапозитивов с текстом; книга с электронной нотной клавиатурой и др.).


Классификация документов по мерности записи информации

Особенностью носителя информации есть и такой признак, как мерность записи информации. Ею определяется место, занимаемое документом (его материальной основой) в пространстве.

По этому признаку различают одно-, двух- и трехмерные (объемные) документы. В одномерной среде запись информации осуществляется азбукой Морзе (двоичный код) «в строчку» или в линейной последовательности.

Однако абсолютное большинство документов - двухмерные, имеющие размер (формат) и объем (количество страниц). Запись информации на этом носителе представляет собой два измерения. Это буквы, цифры, ноты, графическое и художественное изображение, штриховое кодирование, звуковые бороздки магнитной ленты. В трехмерной среде записываются голограммы и частично растровая печать (календарики с мигающим изображением).


Классификация документов по предназначенности для восприятия информации

Информация, зафиксированная в документе с помощью определенных знаковых средств, может быть воспринята человеком как непосредственно, так и опосредованно.

По субъекту восприятия семантического содержания все документы делят на человека читаемые - они могут быть «прочитаны» непосредственно человеком, без специальных технических средств - и машиночитаемые - предназначенные для автоматического воспроизведения информации, находящейся в документе, с помощью магнитофона, телевизора, принтера, дисплея и т. п.

К человека читаемым документам относятся все виды изданий (книга, журнал, газета и т. д.). Машиночитаемые документы - это микрофильм, микрофиша, диафильм, магнитная лента, грампластинка, перфокарта, перфолента, диск, дискета, компакт-диск и т. д. на машиночитаемых носителях, запись на которых осуществляется путем изменения структуры носителя. По их внешнему виду человек ничего не может сказать о характере записи в таких документах, потому что она выполнена каким-либо техническим способом (например, изменением глубины звуковой дорожки в грампластинке).


Классификация документов по каналу восприятия информации

Информация, содержащаяся в документе, может восприниматься с помощью различных органов чувств (зрение, слух, осязание).

По каналу восприятия знаков, используемых для записи содержания, различают визуальный, тактильный, аудиальный и аудиовизуальный документы.

Визуальный - это документ, содержание которого человек (реципиент) воспринимает зрением (письменные тексты, графики, рисунки, чертежи, фотографии, репродукции и т. д. на любом носителе, включая экран диапроектора, телевизора или ЭВМ). Содержание тактильного документа воспринимается через прикосновение (осязание) (книга, журнал для слепых). Аудиальный - это звуковой или слышимый документ, содержание которого может быть воспринято только слухом (грампластинка, магнитная фонограмма, музыкальный компакт-диск). Аудиовизуальный документ - от, содержание которого воспринимается одновременно зрением и слухом (звуковой кинофильм, озвученный диафильм, видеофильм, видеодиск, компьютерная технология «мультимедиа» и т. д.).

По подсчетам специалистов, до 75% всей информации человек получает через органы зрения. Аудиальная информация составляет 13% от всей поступающей информации через органы чувств человека.


Классификация документов по степени их распространенности

По степени распространенности различают опубликованный, неопубликованный и непубликуемый документы.

Документ, предназначенный для широкого и многократного использования, имеющий тираж (независимо от способа тиражирования), а также выходные данные, называют опубликованным. Неопубликованный документ содержит информацию, не предназначенную для широкого распространения, поэтому он, как правило, не тиражируется и существует в ограниченном числе машинописных экземпляров.

Представителями этого класса документов являются отчет о НИР и ОКР, диссертация, информационная карта, депонированная рукопись, репринт и др. К непубликуемому относят документ однократного использования, необходимый для принятия конкретных управленческих решений (административно-хозяйственная, планово-экономическая, финансово-бухгалтерская, технологическая, коммерческая и прочая подобная документация).


Классификация документов по способу документирования

По способу документирования (или закрепления информации на носителе) выделяют рукописный, печатный, механический, магнитный, фотографический, оптический, лазерный и электронный документы.

Рукописный - это письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся от руки. В этом смысле рукописью или рукописным документом можно назвать не только словесный текст, записанный «от руки», но и произведение изобразительного искусства, а также чертеж или карту. К рукописям относят также документы, оформленные средствами машинописи (с помощью пишущей машинки) или ЭВМ (с помощью принтера). К рукописным документам относят: отчет о НИР и ОКР, депонированную рукопись, диссертацию и др.

Печатный - это документ, изготовленный полиграфическим или другим способом (наборным, средствами оперативной полиграфии, копировально-множительной техникой, средствами печати ЭВМ и др.). Такие документы выпускается издательствами или типографиями. На печатном документе запись информации производится, главным образом, путем нанесения красочного слоя на его поверхность, о, может быть применен и другой способ: тиснение или выдавливание знаков шрифта Л. Брайля в книгах для слепых. В настоящее время печатный документ - самый распространенный класс документов: он включает книги, брошюры, газеты, журналы, календари, карты и т. п. Такие документы часто называют произведениями печати или изданиями.

Механический - это документ, запись информации на котором осуществляется механическим способом: путем вырезания резцом канавки на поверхности движущегося носителя (грампластинки, фонографические валики, граморигиналы) или путем пробивки отверстий (перфораций) с помощью перфоратора (перфокарты, перфоленты) и т. п.

Магнитный - это документ, запись информации на котором осуществляется путем изменения магнитного состояния поверхности носителя под влиянием магнитного ПОЛЯ. К магнитному документу относятся магнитные ленты, диски или дискеты для ЭВМ, видеодиски и т. п.

Фотографический - это изобразительный документ, созданный фотографическим способом, основанным на изменении оптической плотности участков фотоматериала (фото-, кинопленка, фотобумага) под воздействием светового или электронного луча, интенсивность и форма которого изменяются в соответствии с записываемым сигналом (фотографии, диафильмы, диапозитивы, кинофильмы, микрофиши, микрофильмы).

Оптический - это документ, запись информации на котором осуществлена сфокусированным пучком электромагнитного поля оптического излучения (компакт-диск, CD-ROM, фонодокументы с оптической записью, постоянное запоминающее устройство (ПЗУ)).

Лазерный - это документ, запись и считывание информации на котором осуществлены посредством лазерного луча (оптический диск, CD-ROM, компакт-диск, голограмма).

Формируется еще один самостоятельный класс документов - электронный документ как совокупность данных в памяти ЭВМ. Это документ с записью звука или информации для ЭВМ. Основным способом документирования здесь выступает не письменность, а экранность, основанная не на линейном, т. е. вытянутом в строку письме, а на временном потоке экранных изображений (электронная книга, электронный журнал, диск). Воспроизведение текста ЭВМ осуществляется двумя путями: изображение его на экране дисплея или в виде текстовой распечатки.

Документы, в которых информация зафиксирована в «явном», но «нечитабельном» виде, а также ряд дискретных носителей для введения в память ЭВМ (и считывания ее с помощью устройств декодирования), а именно: магнитная пленка, магнитные диски (дискеты), видеодиски и др. - относятся к т. н. документам на новейших носителях информации. Для восприятия их содержания, как правило, используются технические средства.


Классификация по физической (материальной) составляющей документа, классификация документ информация

Вторая атрибутивная составляющая документа - его вещественная (субстанциональная) форма, материальная основа носителя информации, особенности которого составляют вторую группу относительно самостоятельных оснований деления документов на виды и подвиды по материалу носителя информации, по материальной конструкции и др.


Классификация документов по материалу носителя информации

По материалу носителя информации выделяют классы документов на искусственной и естественной материальной основе.

Основными разновидностями современных документов на искусственном носителе являются бумажные и полимерные (полимерно-пленочные и полимерно-пластиночные) документы.

Бумажный документ выполнен на бумаге или на других материалах, по своим свойствам схожих с бумагой (папирус, пергамент или современные синтетические заменители бумаги). К классу бумажных документов относят книги, журналы, газеты, ноты, карты, патенты, нормативные документы и др. виды изданий, а также перфокарты, бумажные перфоленты, фотографии и т. п.

Пленочный документ создан на пленочной основе (кино-, диафильм, диапозитив, микрофиша, магнитная фонограмма, документ с записью информации для ЭВМ).

Пластиночные документы созданы на пластмассовой основе (грампластинки, диски). В отдельных случаях они создаются на металлической или стеклянной основе.

До изобретения искусственных носителей информации ее записывали на естественных материалах: глине, древесной коре, траве (папирус), коже (пергамент), камне и др. Однако сейчас естественные материалы в качестве носителя информации используются весьма редко.

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТ И ЕГО ФУНКЦИИ


2.1. Происхождение документа. Расширение понятия "документ"


Одним из важнейших проявлений человеческого поведения является коммуникация, т.е. общение с другими людьми посредством определённых знаков или символов. Первоначально информацию об окружающем мире человек передавал с помощью жестов, мимики, крика, прикосновений и т.п. простейших средств, зрительной, слуховой, осязательной коммуникации. Возникновение осмысленной речи и языка ознаменовало, по мнению ряда учёных, появление первой информационной технологии в истории человеческого общества.

Между тем по мере развития человека возрастала потребность в передаче информации не только в пространстве, но также и во времени, т.е. в хранении информации. Однако простейшие средства коммуникации, передачи информации были несовершенны. Та же человеческая речь слышна лишь на небольшом расстоянии и только в момент её произнесения. Трудно было сохранять нужную информацию, поскольку знания на первых порах ещё не были отделены от субъекта, который обладал ими. Не случайно в тот период роль своеобразных банков знаний и каналов их передачи играли старики, т.е. самые опытные члены общества.

Отделение информации от субъекта и первые попытки её закрепления были связаны с применением сигнализации. Для передачи информации в пространстве использовалась сигнализация дымом, огнём костров, звуками труб, барабанным боем, определённым образом положенными ветвью или стрелой и т.п. Использовались также предметы, которым придавалось символическое значение. Хрестоматийным стал приведённый древнегреческим историком Геродотом пример символического послания древних скифов персам. Это послание состояло из птицы, лягушки, мыши и пучка стрел и означало: "Если вы, персы, не научитесь летать, как птицы, прыгать по болотам, как лягушки, прятаться в норы, подобно мышам, то будете осыпаны нашими стрелами, как только вступите на скифскую землю".

Позднее на смену символической пришла условная сигнализация, в которой предметы использовались как условные знаки по предварительной договорённости людей о том, что будет означать определённый предмет. В результате появились системы мнемонических знаков для ведения счёта при помощи предметов, а также более сложное "узелковое письмо": у древних инков (кипу), в Древнем Китае, у монголов. Вероятно, подобного рода "письмо" имелось и у славян. Не случайно в русском языке сохранилось выражение "завязать узелок на память", т.е. сохранить в памяти какую-либо информацию. В качестве условных знаков использовались также бирки (дощечки) с зарубками - в торговых, финансовых, кредиторских операциях. У славян такие бирки назывались "носами", так как их обычно носили с собой, закрепляя какую-либо информацию с помощью различных насечек, зарубок. Отсюда произошло выражение "зарубить на носу", т.е. запомнить крепко-накрепко.

Для закрепления и передачи информации во времени использовались могильные холмы, курганы, кресты, надгробия, знаки собственности (геральдические знаки, межевые камни, знаки клейма для скота и т.п.).

Предметные способы общения сохранились и в наши дни: преподнесение хлеба и соли как знак гостеприимства, букетов цветов и сувениров как знак внимания, знаки различия у военных, флаги государств, система сигнализации светофорами и семафорами и т.п.

Появление письменности ознаменовало переход человечества к новой информационной технологии. С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать её на каком-либо материале с целью последующей передачи во времени и пространстве. В результате появилась документированная информация, т.е. документ.

Информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности роль свидетельства, доказательства. Именно на эту важнейшую функцию документа первоначально обращалось основное внимание. Латинское слово "documentum" произошло от "doceo" - "учу" или "извещаю" и означало как раз "свидетельство", "доказательство". Важно заметить, что термин "документ" более старый, нежели термин "информация". К тому же до начала 20 века понятие информации было связано прежде всего с сообщением, осведомлением, с передачей сообщений, их интерпретацией.

В России термин "документ" был переведён Петром Первым именно как "письменное свидетельство". На всём протяжении 18 столетия в определении понятия "документ" выделялось, прежде всего, его правовое назначение. Между тем сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: "акт", "дело", "бумага".

Однако понятия постоянно изменяются, совершенствуются, уточняются, наполняются новым содержанием. Почему? Прежде всего, потому, что углубляются представления об изучаемых явлениях и предметах, их сущности, их наиболее значимых сторонах. Постепенное накопление знаний о документах привело в 19 в. к выделению, помимо правового, также и управленческогоаспектадокумента, что нашло отражение в знаменитом словаре В.И.Даля, где документ определялся как "всякая важная деловая бумага, так же диплом, свидетельство".

К середине 20 века получил определённость ещё один важнейший аспект документа - исторический, т.е. его значение как носителя ретроспективной информации. Так, авторы "Словаря современного русского литературного языка", изданного в 1954 г., выделили "исторические документы - летописи, хроники, записи и т.п., свидетельствующие о каком-либо историческом событии, лице, эпохе и т.п.".

В первой половине 20 столетия было существенно пересмотрено содержание понятия "информация", которое стало связываться с категорией отражения, как всеобщим свойством материи, первичным по отношению к информации. А во второй половине 20 в. с развитием кибернетики, информатики, вычислительной техники развернулось активное изучение социальной сущности и информационной природы документа, что привело к дальнейшему расширению и, самое главное, к углублению его понятия. Именно в этот период было дано теоретическое обоснование неразрывной связи понятий "документ" и "информация". Однако незавершённость научных представлений и, как следствие, наличие многочисленных и разнообразных суждений о сущности, природе, содержании понятия "информация" не могли не отразиться также и на определении понятия "документ". Каким образом?

Среди философов, естествоиспытателей, представителей технических наук вот уже в течение нескольких десятков лет идёт спор вокруг двух различных подходов к понятию "информация". Одни из них рассматривают информацию как свойство, как атрибут, присущий всем материальным объектам, в том числе и неорганической природе. Эта концепция информации получила название атрибутивной.

Другие полагают, что информация появилась лишь с возникновением жизни и связывают её с функционированием самоорганизующихся систем, не признавая наличия информации в неживой природе. В свою очередь, среди сторонников второго подхода есть кибернетики, считающие, что информационные процессы протекают во всех самоуправляемых системах, и антропоцентристы, которые относят информацию лишь к человеческому обществу и сознанию.

Результатом научных споров является отсутствие точного определения понятия информация. Так, в Словаре основных терминов в области информатики представлено четыре наиболее распространённых толкования этого понятия:

  • "Информация - это смысл полученного сообщения, его интерпретация";

  • Информация - это "содержание сообщений", а также "само сообщение, данные";

  • "Информация - это третья составляющая трёх основ мироздания (материя, энергия и информация)";

  • "Информация - это то, что уменьшает неопределённость события".

Однако, в конечном счёте все авторы сходятся на том, что социальная жизнь невозможна без информации, выступающей в качестве двигателя общественного и технического прогресса. При этом важнейшая роль отводится социальной информации, которая подразделяется на массовую (мировоззренческую, эстетическую, бытовую), специальную (научную, деловую, корпоративную) и личную.

Именно социальная информация связывается с понятием документа.

Неоднозначное толкование понятия "информация" вызывает в ряде случаев необходимость более чёткого его определения и фиксации в отдельных нормативных актах. Так, в ст. 2 действующего с 1995 г. Федерального Закона РФ "Об информации, информатизации и защите информации" информация рассматривается как "сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления".

Таким образом, к настоящему времени понятие "документ" вобрало в себя такие наиболее существенные характеристики, как информационное предназначение, материальный носитель, а также ряд функциональных аспектов.

Вместе с тем определение понятия "документ" в различных науках имеет существенные отличия. Это зависит, во-первых, от более или, напротив, менее широкого толкования понятия информации и, во-вторых, от выдвижения на первый план какой-либо одной составляющей документа, от акцентирования внимания на каком-либо отдельном его функциональном аспекте. В информатике, например, документ нередко определяется как "материальный объект, содержащий информацию в закреплённом виде". В результате под это определение подпадает необъятное множество объектов, так как в природе нет материальных объектов, которые не содержали бы какую-либо информацию.

В документалистике- одной из наук об информации - под документом понимается "любая семантическая информация, выраженная на любом языке и зафиксированная любым способом на любом носителе с целью её обращения в динамической информационной системе". Это определение значительно сужает понятие документа, но, тем не менее, включает в него одновременно и книги, и журналы, и газеты, и служебные документы и т.п.

Для общественных наук, в зависимости от их предмета, целей и задач, в определении понятия документа характерно выделение каких-то отдельных его сторон. Так, в юридических наукахакцентируется внимание на правовом аспекте. В результате документ фигурирует преимущественно как средство документирования и доказательства правовых отношений. В сфере управлениядокумент исследуется главным образом как средство фиксации и передачи управленческих решений. В историческойнаукедокументы рассматриваются, прежде всего, как исторические источники, т.е. носители ретроспективной информации.

В этой связи перед документоведением, изучающим в историческом развитии все категории, виды и разновидности документов, стоит важная задача - дать наиболее точное, обобщающее определение понятия "документ". Однако решить такую задачу непросто, о чём свидетельствует и отмеченное выше многообразие дефиниций, и продолжающиеся дискуссии на эту тему. Ярким отражением трудного процесса выработки оптимального определения понятия документа являются отечественные Государственные стандарты на термины и определения.

2.2. Определение документа в государственном стандарте


Первый Государственный стандарт на термины и определения у нас в стране был утверждён ещё в 1970 г. (ГОСТ 16487-70. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения). В этом Госстандарте документ определялся как "средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека". Однако уже вскоре это определение подверглось критике, так как, по справедливому утверждению оппонентов, средством закрепления информации является не сам документ, а письмо, звукозапись и т.п.

После переработки в 1983 г. появился новый Госстандарт (ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения), в котором было записано, что "документ - материальный объект с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве". Однако и это определение оказалось уязвимым для критики, поскольку акцент здесь был сделан на материальном носителе информации.

Глубокие социально-политические и экономические преобразования в России, начавшиеся в 1990-е годы, а также активное вхождение страны в мировое информационное пространство вновь потребовали переосмысления понятия документа. В результате в его определении произошёл перенос смысловой нагрузки с материального компонента на информационный. В утверждённом в 1998 г. новом ГОСТе определение документа было сформулировано следующим образом: "Документ; документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать".

Здесь нашла отражение, прежде всего информационная сущность документа, также как и его непосредственная связь с материальным носителем. Иначе говоря, это определение основано на двуединстве информации и материального носителя. Как полагают некоторые авторы (В.А.Копылов, М.В.Ларин), в результате документирования происходит как бы материализация, овеществление информации. Будучи "закреплённой" на материальном носителе или даже "привязанной" к нему, информация тем самым обособляется от её создателя. "Документированная информация... есть объект материальный, а это даёт основание при определённых условиях относить её к категории вещей и распространять на неё институт права вещной собственности".

Это определение во многом перекликается с определениями, содержащимися в зарубежной литературе и применяющимися в зарубежной делопроизводственной и архивной практике. Так, в "Словаре архивной терминологии", изданном в 1988 г. Международным советом по делам архивов, документ (Dokument) рассматривается как "комбинация носителя и записанной на нём или в нём информации, которая может иметь доказательную или справочную ценность". В другом случае документ определяется как "записанная информация (dokument), вне зависимости от формы или носителя, созданная, полученная и сохраняемая организациями, институтами и индивидуумами в обеспечение своих законных прав и обязанностей или для проведения деловых операций".

Бурное развитие новых информационных технологий побудило ряд американских специалистов внести предложение о введении в практику правительственных и судебных учреждений США новое определение документа: "Документ - информация, созданная на некотором носителе некоторой техникой, известной в настоящее время или могущей быть изобретённой в будущем".

Почему уделяется так много внимания термину "документ" и определению его понятия, как в нашей стране, так и за рубежом? Дело в том, что стандартизация терминов и определений обусловлена, прежде всего, практическими потребностями в сфере документационного обеспечения управления. Неточное употребление того или иного термина может обернуться нежелательными юридическими, экономическими последствиями, поскольку "язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, опирается на неё".

Не случайно стандартизованные термины и определения являются обязательными для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

Вместе с тем ориентация на управленческую, делопроизводственную практику потребовала известного сужения, уточнения границ документа. Поэтому в стандартизованном определении документа в качестве его основы, помимо информации и материального носителя, выделен ещё и третий компонент - возможность идентификации информации через реквизиты. В итоге новое определение существенно ограничило понятие документа, сведя его по существу к служебным, деловым документам, поскольку в том же Госстандарте "реквизит" определяется как "обязательный элемент оформления официального документа". Иначе говоря, тем самым была проведена чёткая граница между управленческим документом и любой другой зафиксированной на материальном носителе информацией.

Таким образом, стандартизованное определение понятия "документ", с одной стороны, отражает достигнутый уровень документоведческих исследований. Но, с другой стороны, документоведение, изучающее все виды, формы и жанры документов, не может ограничиваться изучением только официальных документов и оставаться в жёстких рамках государственного стандарта. Это противоречит самому статусу документоведения как научной дисциплины. Именно развитие науки приводит периодически к необходимости уточнения тех или иных терминов и определений, что, в свою очередь, становится важнейшей предпосылкой для очередных пересмотров Государственных стандартов.

2.3. Социальная сущность и функции документа. Свойства документа


Зарождение, становление и развитие социальной системы возможно только с помощью информационных связей, которые зачастую находят материальное воплощение в документированной информации. Документы содержат самую разнообразную информацию о протекающих в обществе процессах, поэтому социальная информация изначально определяет социальную природу, сущность любого документа. Вместе с тем документ, будучи продуктом общественного развития, одновременно и сам оказывает определённое влияние на формирование и характер общественных отношений, тормозит или, наоборот, стимулирует их развитие. Поэтому изучение любого документа невозможно вне той социальной среды, в которой этот документ появился и где он функционирует.

Как по капле воды, её внутреннему составу, можно получить определённую информацию о водоёме в целом, так и по отдельному документу можно составить некоторое первоначальное представление о характере и особенностях породившего его общества. Именно идентификация социальной сущности документа, ставшего историческим источником, лежит, в частности, в основе исторической науки и такой важнейшей её отрасли как источниковедение.

Социальная природа документа самым тесным образом связана с функциямидокумента. Под функцией (от лат. "functio" - исполнение) документа понимается внутренне присущее ему целевое назначение, социально выработанный способ его употребления. Иначе говоря, функции документа предопределены его общественно-практическими целями и задачами, являются производными от них.

Функции документа непосредственно связаны с функциями информации, которые документ принимает на себя после фиксации этой информации на материальном носителе. Поскольку социальная информация ориентирована на удовлетворение различных человеческих потребностей, т.е. многофункциональна, постольку и документ также полифункционален.

Совокупность функций является средством достижения цели и реализации задач, для решения которых документ предназначен. Функции оказывают непосредственное влияние на виды, разновидности, структуру документов. Знание функций является необходимой предпосылкой для классификации документов и дальнейшего более глубокого их изучения.

Различные функции документа тесно взаимосвязаны и переплетены между собой, поэтому изучение их возможно только с помощью общенаучного метода абстрагирования, т.е. мысленного разграничения и временного выделения каких-либо отдельных функций.

Функции документа можно разделить на общие и специальные, функции первичного и вторичного порядка, а также на явные и скрытые (латентные). При этом, удовлетворяя какую-либо определённую потребность, т.е. реализуя одну функцию, человек может не задумываться либо даже не подозревать о наличии в документе других функций. Точно также как, скажем, умываясь водой, он не задумывается о том, что эта же самая вода может быть использована для полива растений, тушения пожара, для разгона демонстрантов и т.д.

Возникновение документа, как уже отмечалось, было обусловлено вполне конкретными общественными потребностями, а именно - необходимостью закрепления, сохранения и передачи (трансляции) информации. Именно эти функции являются важнейшими в документе и присущи всем документам. Названные функции, в свою очередь, тесно связаны с особенностями и способами документирования, хранения, передачи, использования информации, с её доступностью, с характером материального носителя информации и т.д. Нередко документоведы объединяют их в некую единую информационную функцию, что вряд ли оправдано, поскольку информация является глубинной, сущностной характеристикой документа, наряду с его социальной природой.

Одной из важнейших функций любого документа, безусловно, является функция закрепления, запечатления информации. Именно она в решающей степени предопределяет создание документа. Человек, таким образом, пытается "остановить мгновение". В процессе реализации этой функции происходит как бы материализация информации, создающая необходимые предпосылки для выполнения документом ряда других функций.

Коммуникативная функция предназначена не только для решения задачи трансляции информации в социальном пространстве, но также и для организации, упорядочения и поддержания информационных связей в обществе. Иначе говоря, она играет и передающую, и социально цементирующую роль.

Передача информации охватывает все уровни социальной системы и различных её подсистем. Она может быть интерактивной, т.е. вестись в диалоговом режиме; может осуществляться в каком-либо одном направлении: сверху - вниз или снизу - вверх. Соответственно возникают и различные категории документов:

  • двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.);

  • многостороннего действия, рассчитанные на информирование всего общества (например, Всеобщая декларация прав человека);

  • документы, ориентированные сверху вниз, т.е. от законодателя к исполнителю, от руководителя к подчинённому (законы, указы, постановления, распоряжения, приказы, инструкции и т.д.);

  • документы, ориентированные снизу вверх - от исполнителя и подчинённого к руководителю (жалобы, донесения, докладные записки, рапорты и т.д.).

Возникновение и широкое распространение в последние десятилетия компьютерных, телекоммуникационных и космических сетей связи и передачи информации (системы "Интерспутник", "Интернет", электронная почта и др.) резко увеличили скорость и объёмы передачи информации и, как следствие, коммуникативные возможности документа.

Зафиксированная на материальном носителе информация может быть многократно востребована. Поэтому сохранение информацииявляется одной из важнейших функций документа. Не случайно реализацией этой функции (наряду с другими) занимается значительное число специальных учреждений и организаций - архивов, информационных центров, музеев и др.

Хранение информации не является самоцелью. Дело в том, что необходимым условием существования человеческого общества является знание своего прошлого, накопление информации о жизни предшествующих поколений с последующей её передачей во времени. Сохранённая документированная информация, оказавшись в ретроспективной среде, в дальнейшем активизируется главным образом усилиями исторической науки, занимающейся моделированием прошлого человеческого общества. В результате происходит реализация функции исторического источника, которая является разновидностью функции хранения информации и которой документы потенциально обладают с момента своего появления. Эта функция связана исключительно с ретроспективной средой бытования документов, поэтому относится к числу функций вторичного порядка.

Следует заметить, что исторический источник является сложной информационной структурой. Он содержит, наряду с открытыми, также и скрытые слои информации. Со временем, в связи с постоянно изменяющимися условиями жизни общества, возрастающими потребностями людей, скрытая информация может актуализироваться и всё более проявляться. К тому же постоянно совершенствуются и методы извлечения ретроспективной информации. Таким образом, функция документа как исторического источника практически не может быть исчерпана.

Одной из важнейших является культурная функциядокумента. Фактически любой документ может рассматриваться как своеобразный культурный феномен, в той или иной степени отражающий уровень материальной, научной, технической, языковой культуры, уровень образования, морально-нравственного состояния общества. С помощью документа осуществляется не только закрепление, но и передача от поколения к поколению культурных традиций, системы ценностей, нравственных норм, приумножение и развитие этих традиций, накопление интеллектуальных ресурсов, культурного потенциала в обществе.

Помимо рассмотренных выше общих функций, изначально присущих практически всем документам, существует ряд функций, которыми документы наделяются в рамках той или иной конкретной сферы человеческой деятельности. К их числу, прежде всего, следует отнести управленческую функциюдокумента. Этой функцией обладает значительный массив документов, специально создающихся для целей управления и выступающих в качестве инструмента управленческого труда. Они функционируют преимущественно в оперативной среде.

Поскольку процесс управления выступает в разных формах, имеет различные уровни, стадии, циклы, постольку и документы, выполняющие управленческую функцию, чрезвычайно разнообразны: организационно-распорядительные, плановые, отчётные и т.д.

С управленческой тесно связана правовая функция документа. Она заключается в закреплении правовых норм и правоотношений в обществе. Этой функцией обладают, прежде всего, документы, которые устанавливают, закрепляют либо изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие, а также иные документы, которые могут повлечь за собой определённые юридические последствия. Сюда относятся правовые акты органов государственной власти; судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты; акты управления, влекущие за собой определённые юридические последствия; документы, фиксирующие договорные отношения, а также удостоверительные документы (паспорта, дипломы об образовании, командировочные удостоверения и т.п.). Кроме того, правовую функцию на время могут приобрести и другие документы, например, для использования в качестве судебного доказательства.

Исторически одной из первых была востребована функция учёта, поскольку усложнение социальных связей, развитие экономических отношений вызвало к жизни уже на стадии аграрного общества потребность в документировании информации, т.е. регистрации, учёте населения, земли, урожая, скота, долгов и т.п. Выполняющие функцию учёта документы необходимы не только для решения многообразных хозяйственно-экономических задач, но также и для управления в целом социально-политическими, демографическими и другими процессами в обществе. Эта функция находит отражение, прежде всего в бухгалтерской, статистической, плановой, отчётной документации.

Значительная часть документов выполняет познавательнуюфункцию, которая отражает связь документированной информации с социальным познанием. Эта функция присуща, прежде всего, научной документации, поскольку целью научного познания является получение новой информации. При этом фиксация знаний на материальном носителе производится не ради самого знания, а прежде всего в практических целях, в частности, для понимания и успешного решения многообразных проблем развития общества.

Ряд документов обладает политической функцией, которая тесно связана с функцией управления, поскольку к сфере политики относится в первую очередь деятельность органов государственной власти и государственного управления. Политическая функция находит своё выражение прежде всего в документах, предназначенных для информационного обеспечения внутренней и внешней политики государства. Кроме того, политическую функцию выполняют документы политических партий, различных общественно-политических структур, партийно-политических объединений, блоков, политических деятелей и т.д. (разного рода программные материалы, манифесты, политические заявления, обращения и т.п.).

К политической примыкаетидеологическая функциядокумента. Уже в древности у человека возникла потребность в фиксации на материальных носителях религиозных, нравственных, эстетических, философских и иных идей, взглядов, в которых проявлялось его отношение к окружающей действительности, находили отражение интересы различных социальных слоёв и групп населения. Благодаря этому, до наших дней дошли многие замечательные памятники человеческой мысли, духовных исканий наших далёких предков.

Вместе с тем хорошо известно, что документы, выполняющие идеологическую функцию, могут оказывать весьма существенное влияние на умонастроения и на социальное поведение значительных масс людей. Достаточно вспомнить о роли документов религиозного содержания в период Реформации в Западной и Центральной Европе (16 век) или во время раскола Русской православной церкви в России (17 век). Порой документы выполняли роль своеобразного идеологического оружия, в частности, в период так называемой "холодной войны" двух мировых систем во второй половине 20 столетия.

По мере дальнейшего развития общества, усложнения социальных связей, актуализации отдельных направлений человеческой деятельности, а также в процессе углубления документоведческих исследований возможно выделение в качестве самостоятельных и некоторых других функций документа. Происходит это в тех случаях, когда становится известным механизм проявления уже действующих функций или проявляются ранее скрытые (латентные) функции. Так, в последнее время весьма актуальной стала проблема защиты информации. В результате некоторые документоведы не без оснований включили в состав функций документа также и функцию защиты информации.

Анализ основных функций документа позволяет выделить важнейшие их особенности.

Во-первых, некоторые функции присущи документу изначально, независимо от воли и желания автора (функции закрепления, передачи, сохранения информации, культурная функция, функция исторического источника). Другими функциями документ наделяется сознательно, в зависимости от конкретных социальных потребностей.

Во-вторых, как уже отмечалось, любой документ многофункционален, т.е. обладает одновременно несколькими функциями, переплетёнными между собой, поскольку в реальной действительности различные сферы и типы социальной деятельности тесно взаимосвязаны. Однако при этом обычно преобладает какая-то одна функция.

В-третьих, функции документа можно разделить на:

  • функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, политическая, идеологическая, функция защиты информации);

  • функции постоянно действующие (все остальные), которые обеспечивают историческую и социокультурную преемственность.

Причём с течением времени соотношение между функциями документа изменяется, поскольку изменяется место и роль документа в социальной и информационной среде, а оперативная информация превращается в ретроспективную. В результате постепенно сокращается удельный вес функций оперативного характера и возрастает значение остальных, особенно функции исторического источника. В конечном счете, некоторые функции документа полностью исчерпываются и вытесняются другими

ГЛАВА3.ИНФОРМАЦИОННЫЕСВОЙСТВАИКОММУНИКАТИВНЫЕВОЗМОЖНОСТИДОКУМЕНТА


3.1. Документированная информация и её свойства. Информационные уровни документа



Свойства документированной информации - это качества, признаки которые присущи документу вне зависимости от того, осознаются они человеком или нет. Свойства тесным образом связаны с содержанием понятия документа и его основными функциями. Документированная информация обладает большинством тех же свойств, что и информация вообще. Эти свойства также можно разделить на внешние и внутренние, а среди внешних свойств выделить три группы в зависимости от объекта взаимодействия: источника информации, её приёмника и объекта или явления, которое она отражает.

Однако, наряду с общими свойствами, документированная информация обладает и рядом специфических свойств, отличающих её от всех других видов и разновидностей информации. К их числу следует отнести, прежде всего, фиксированный характер документированной информации, вытекающий уже из самого понятия документа.

Обобщённой характеристикой, которая свидетельствует о степени полезности информации для потребителя, является её качество. Важнейшими показателями качества и одновременно свойствами документированной информации выступают: релевантность, полнота, полезность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищённость, ценность, эргономичность.

Релевантностью(от англ. "relevant"- уместный, относящийся к делу) называется способность информации соответствовать запросам, нуждам, требованиям потребителя.

С релевантностью тесно связано другое важнейшее свойство документированной информации - её ценность, т.е. потребительская значимость, которая выражается, как правило, в соответствии информации своему целевому назначению. При этом ценность информации может быть реализована только в рамках определённой информационной системы, в качестве элемента этой системы, связанного с другими её структурными элементами и блоками.

Как можно определить, измерить ценность информации? Вспомним "Остров сокровищ" Р.Л.Стивенсона. Там пираты, чтобы добраться до зарытых сокровищ, настойчиво стремились заполучить бумаги Флинта, карту, т.е. документированную информацию. В противном случае для достижения цели пиратам пришлось бы либо перекопать весь остров, либо действовать методом случайного поиска для определения места раскопок. Карта же позволяла существенно сэкономить время и средства. Таким образом, ценность документированной информации может быть измерена степенью приближения к цели или же величиной сэкономленных ресурсов. В управлении ценность информации определяется степенью воздействия на результат, на уровень достижения поставленной цели.

В свою очередь, результативность информации может быть краткосрочной или долгосрочной, иметь материальное либо духовно-нравственное измерение. Ценностью может обладать и дезинформация, но лишь для её источника. Для потребителя же дезинформация обладает отрицательной ценностью, так как увеличивает исходную неопределённость, уменьшает вероятность достижения цели.

Существенной характеристикой документированной информации является её полнота, которую обычно определяют как оптимальное соотношение между необходимой и полученной информацией. От полноты информации зависит качество принимаемых на её основе управленческих или иных решений. При этом следует заметить, что документированная информация никогда не бывает полной, так как невозможно зафиксировать на материальном носителе даже те события, свидетелями и участниками которых мы являемся. Тем более невозможно иметь полную информацию о минувших эпохах. Поэтому всегда можно говорить лишь о степени полноты информации.

Следует различать полноту и избыточность информации. Избыточная информация - это повторяющаяся, дублирующая информация. Она отнимает время у потребителя, отрицательно сказывается на эффективности управления. По имеющимся данным, излишним является в среднем около трети всего объёма информации, предназначенной для потребления в управленческих подразделениях разного уровня. Подсчитано, что в среднем 60% научных и административных документов потребителю не нужно прочитывать целиком. Мало того, он попросту не успеет прочитать всё для выполнения его профессиональных обязанностей, если будет читать всё подряд.

Однако с избыточностью информации дело обстоит далеко не так просто, как это может показаться на первый взгляд. Установлено, что в целом ряде случаев избыточная информация приносит даже пользу. Причём необходимость избыточности доказана эволюционным развитием. В частности, избыточными являются существующие алфавиты и языки. К примеру, в русском языке избыточность составляет 40 %, во французском - 55 %. Без некоторой избыточности человек не в состоянии длительное время воспринимать информацию. Это потребовало бы от него постоянного напряжённого внимания, что приводит к быстрому утомлению и потере способности к восприятию.

Информация может быть полезной и бесполезной. Полезностьинформации - ещё одно из её свойств. Полезность есть не что иное как ценность информации в определённых конкретных условиях. Граница между понятиями полезности и бесполезности относительна, субъективна, поэтому можно говорить лишь о степени полезности, которая выявляется в процессе актуализации информации.

С полнотой связана достоверностьинформации. Она отражает степень объективности в процессе фиксации и передачи информации. С увеличением полноты достоверность увеличивается. Однако происходит это лишь до тех пор, пока не наступает сверхизбыточность информации, которая уже перестаёт влиять на степень её достоверности.

Достоверность зависит от источника информации, прежде всего от уровня его компетентности, от субъективизма в процессе сбора, обработки, оформления информации. Поскольку документ создаётся человеком, постольку содержащаяся в нём информация всегда субъективна. Речь в данном случае идёт не о каких-либо конкретных событиях, фактах, явлениях, содержащихся в документе, а прежде всего об их отборе, компоновке, анализе, интерпретации. Каждому конкретному документу присуща своя, большая или меньшая, степень субъективности.

Проблема достоверности информации нередко бывает связана с преднамеренным её искажением - дезинформацией (фальсификацией). Она может выражаться в предоставлении заведомо ложных либо неполных сведений, в сознательно искажённой интерпретации каких-либо фактов. Таким образом, достоверность относится к числу наиболее значимых свойств документированной информации, поскольку любые её отклонения могут отрицательно сказаться на качестве принимаемых управленческих решений.

Со временем информация, даже самая полезная, стареет. Поэтому важнейшим её свойством является новизна. Некоторые авторы (Г.Г.Воробьёв) вообще полагают, что информация - это не то, что заключено в документе, а то новое, что получено из книги, документа. Понятие новизны также относительно. Одна и та же информация, утратив новизну в оперативной среде, может оказаться новой при реконструкции событий прошлого, т.е. в процессе реализации функции документа как исторического источника.

С новизной связана своевременностьинформации, т.е. её способность соответствовать запросам потребителя в нужный момент времени.

Одно из свойств документированной информации - её доступность, т.е. возможность получения потребителем.

Защищённость- свойство документированной информации, которое характеризует невозможность несанкционированного доступа и изменения, искажения её со стороны других лиц.

Ещё одним свойством информации является её эргономичность, т.е. оптимальность формы или объёма информации для конкретного потребителя.

Наконец, важным свойством документированной информации является её адекватность (определённость), т.е. соответствие отражённых в документе фактов, событий, показателей самому объекту или явлению, а также задаче конкретного документа. Можно, видимо, говорить лишь о степени адекватности, поскольку любая информация содержит элемент неопределённости, особенно информация о будущем (планы, прогнозы).

Помимо внешних, существуют внутренние свойствадокументированной информации. Они находят своё выражение в объёме информации, в её внутренней организации, структуре.

Одним из важнейших внутренних свойств информации является объём, дающий возможность её количественного измерения.

Каким образом можно подсчитать количество информации в документе? Прежде чем попытаться ответить на этот вопрос, нужно сделать два предварительных замечания. Во-первых, следует признать, что в настоящее время отсутствует универсальная мера для измерения количества информации. Есть лишь условные меры, которые характеризуют информацию, содержащуюся в определённом документе, предназначенном для соответствующего потребителя, в конкретной ситуации. И, во-вторых, любой документ является многоуровневой информационной системой, где каждый уровень имеет свои количественные параметры. Есть физический уровень, синтаксический (знаковый), семантический (значимый), структурный, латентный и др.

Для определения количества информации необходимо, прежде всего, воспользоваться общенаучным методом измерения. Поскольку документированная информация всегда содержится на каком-либо материальном носителе, постольку первое, самое общее представление о её количестве может дать физический уровень, т.е. натуральный (физический) объём, занимаемый информацией. Так, первоначальное представление о документах на бумажных носителях можно получить, измерив их в килограммах, в кубических метрах, а также по количеству единиц хранения (дел) и даже по длине полок в архивохранилищах. Для аудиовизуальных и машиночитаемых документов могут быть использованы такие единицы измерения как длина киноплёнки или магнитной ленты в метрах, количество фотографических кадров, видеокассет, магнитных или оптических дисков и т.п.

Информационный объём письменных документов можно выразить в печатных листах, условных печатных листах, в учётно-издательских и авторских листах, перейдя, таким образом, на синтаксический (знаковый) уровень. Печатный лист - это оттиск на одной стороне листа бумаги формата 60 ? 90 см. В условных печатных листах просчитываются оттиски на бумаге других форматов (например, 70 ? 90 сми др.) через специальный коэффициент. Учётно-издательский лист, также как и авторский лист, равен 40 тыс. печатных знаков, включая пробелы между словами, или 3000 см ╡ графического материала (иллюстраций, карт и т.п.).

В информатике количество информации определяется с помощью такой единицы измерения как бит(двоичная цифра, используемая для кодирования любой информации). Восемь битсоставляют 1 байт; 1 килобайт (Кбайт)= 1024 байт; 1 мегабайт (Мбайт)= 1024 Кбайт= 1048576 байт; 1 гигабайт (Гбайт)= около 1 млрд байт.

Однако физический объём документа, также как и количество знаков в нём, т.е. синтаксический уровень, не дают представления о реальном количестве информации в документе. Подсчитать же это реальное количество весьма непросто. Не случайно отдельные авторы вообще считают подобный подсчёт невозможным. В поисках наиболее эффективных путей измерения реального количества документированной информации предлагаются различные способы, используются различные понятия. В частности, некоторые исследователи (Б.В.Бирюков, Г.Г.Воробьёв) предлагают так называемый тезаурусный подход. Для обозначения реального количества информации, вложенного в какой-либо информационный объём (в книгу, газету, официальный документ и т.п.), вводится понятие информационная ёмкость. Реальное же количество информации, извлекаемое конкретным потребителем, обозначается понятием информативностьдокумента.

Содержание всей информации в определённой информационной системе называется "тезаурус" (от греч. "thesauros" - запас). "С точки зрения информативности тезаурус каждого сообщения делится на три части: 1) основная информативность - то, что дано и что получено; 2) потери информативности - то, что дано, но не получено из-за рассеянности, спешки, незнания языка или предмета; 3) бесполезная информация - информационный шум".

Получатель (приёмник) информации также имеет свой тезаурус, который отличается от тезауруса автора документа, но тоже делится на три части: 1) основная информативность - то, что дано и что получено; 2) простая ассоциативная информативность - то, что автор не дал, но подразумевал и предполагал дать и получатель сумел извлечь, благодаря своей квалификации; 3) сложная ассоциативная информативность - то, что автор не дал, не предполагал давать, но получатель извлёк. Без ассоциативной информативности, кстати, немыслимо эффективное развитие научных исследований, равно как и вообще невозможен творческий процесс во многих других областях человеческой деятельности.

Цифровая оценка информативности осуществляется путём составления двух списков дескрипторов(от англ. "descry" - распознавать), т.е. значимых слов или словосочетаний, несущих смысловую нагрузку и нередко именуемых ключевыми словами. В первый список помещаются все дескрипторы документа, а во второй - дескрипторы получателя, приёмника. Количество дескрипторов, повторяющихся в обоих списках, служит показателем информативности.

Отношение информативности к информационной ёмкости называется информационной плотностьюдокумента. Информационная плотность, как правило, меньше единицы, так как в каждом документе содержится определённое количество бесполезной информации для данного конкретного потребителя.

Информационная ёмкость и информативность документа зависят от многих факторов: от языка, стиля (в текстовых документах), от структуры, степени формализации и т.п.

Одним из важнейших внутренних свойств информации является её организация, структура. По способу внутренней организации информацию можно разделить на две группы:

  1. логически неупорядоченный набор сведений (данные);

  2. логически упорядоченный набор данных.

К примеру, попыткой логически упорядочить имеющуюся основную информацию в области документоведения является данное учебное пособие, которое делится на главы, разделы, абзацы. Повышение уровня внутренней организации любой документированной информации улучшает её восприятие, экономит время потребителя, влияет на эффективность принимаемых решений.

Таким образом, изучение информационных свойств документированной информации, хотя на первый взгляд и может показаться чем-то достаточно далёким от практики документационного обеспечения управления, в действительности тесно связано с этой практикой. Рассмотренные теоретические проблемы необходимо принимать во внимание на многих этапах работы с документами: при использовании унифицированных текстов; в процессе свёртывания информации либо, напротив, преднамеренного создания в необходимых случаях её избыточности; в ходе анализа, критической оценки информации и т.п. Иначе говоря, свойства документированной информации реализуются как раз в процессе непосредственной работы с документами, начиная от их создания и заканчивая архивным хранением и использованием в качестве исторических источников.

3.2. Проблемы поиска и трансляции документированной информации



Важнейшими свойствами документированной информации, как уже отмечалось, являются своевременность, доступность, полнота, новизна. С этими свойствами непосредственно связана трансляция информации, т.е. реализация одной из основных функций документа - коммуникативной. Дело в том, что документированная информация практически не используется в месте своего возникновения и в момент создания. Более того, информация вообще не существует ни как субстанция, ни как функция состояния. Она реальна, объективна только как процесс, состоящий из различных стадий. Важную роль в этом процессе играет поиск и сбор нужной информации.

В свою очередь, поиск документированной информации самым тесным образом связан с проблемой её рассеяния в пространстве (по множеству источников) и во времени. Эта проблема является весьма актуальной в самых различных сферах деятельности человека: в науке, в управлении, в образовании и т.д. По некоторым данным, разработчик или исследователь примерно половину своего рабочего времени тратит на поиск необходимой информации. Алгоритм поиска заключается в последовательном обращении к источникам. Однако нужная информация крайне неравномерно рассредоточена (рассеяна) по различным источникам. Поэтому простой перебор всех источников, содержащих необходимую информацию, может привести к нерациональным затратам времени и средств. Между тем, оказывается, существуют определённые закономерности рассеяния информации. Одним из первых на это обстоятельство обратил внимание английский библиограф С.К.Бредфорд (1878-1948). Он предложил модель рассеяния информации, ставшую впоследствии классической:

"Если научные журналы, - писал С.К.Бредфорд, - расположены в порядке убывания продуктивности статей по данному вопросу, они могут быть разделены на ядро периодических изданий, более специально посвящённых данному вопросу, и несколько групп или зон, содержащих то же самое количество статей, что и ядро, когда числа периодических изданий в ядре и последующих зонах будут относиться как 1: n : n2". Иначе говоря, увеличение в арифметической прогрессии количества статей, содержащих информацию по какому-либо вопросу, приводит к возрастанию в геометрической прогрессии массива источников (в данном случае журналов) с такого рода статьями.

Таким образом, в соответствии с этой моделью, увеличение полноты информации непосредственно связано с нарастанием трудностей в её поиске.

Большие затруднения вызывает также и поиск документированной информации, рассеянной во времени. При этом необходимо учитывать фактор её старения, которое зависит от многих обстоятельств. Старение проявляется в том, что постоянно возникают всё новые документы, новые источники, содержащие более полную, точную, достоверную информацию. Поэтому с целью экономии времени и ресурсов оправдано первоочередное обращение именно к этим источникам.

Проблема поиска информации, рассеянной во времени, в наибольшей степени разработана применительно к научной документации. Так, ещё в 1960 г. учёные Р.Бартон и Р.Кеблер вывели закономерность, согласно которой информация, имеющая наибольшую общественную значимость, сосредоточена в определённом интервале времени. Для научной документации этот интервал равен полупериоду формирования научных представлений в общественной системе, т.е. примерно 19 лет. Разумеется, скорость старения зависит от конкретной науки, от определённой её области, научного направления.

В управленческой сфере также происходит старение документированной информации, причём, как правило, с большей скоростью, которая тоже зависит от конкретной сферы управления - административной, экономической и т.п. Всё это необходимо учитывать в практической работе с документами.

Передача документированной информации во времени и в пространстве осуществляется с помощью естественно возникших либо искусственно созданных каналов и средств. На ранних этапах развития человеческого общества передача информации происходила в виде знания, ещё не отделённого от субъекта, обладающего этим знанием. Роль своеобразных банков знаний и каналов передачи знаний играли старики, т.е. самые опытные, умудрённые жизнью люди.

С появлением письменности происходит фиксация информации на материальном носителе, т.е. отделение её от субъекта, что позволило и передавать, и хранить информацию. А начиная с середины 19 в., информация могла уже отделяться от материального носителя, на котором она была зафиксирована, и существовать в виде сигнала, т.е. модулированного физического процесса.

Однако в процессе передачи документированной информации имеют место задержки, которые приводят к её старению, а, следовательно, к снижению ценности. Чаще всего задержки эти происходят в "накопителях" (архивах, запоминающих устройствах ЭВМ), а также в "каналах связи" (радиоканалах, почтовых ведомствах и т.п.).

Нередко задержка бывает искусственной - с целью получить взамен затраченного времени меньшую вероятность ошибки, т.е. большую достоверность информации путём её перепроверки. Таким образом, создаётся определённая избыточность информации, гарантирующая полноту восприятия. Однако не следует при этом забывать, что избыточность может легко перейти в сверхизбыточность, поскольку слишком часто повторяемая информация не воспринимается или по отношению к ней вырабатывается даже негативная психологическая установка. ("Повторенье - мать ученья", но до известного предела). В документационном обеспечении управления сверхизбыточная информация отнимает время у руководителей, снижает эффективность управления.

3.3. Методическая разработка должностной инструкции секретаря делопроизводителя


Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый в целях установления организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности.

Должностные инструкции позволяют оптимальным образом распределить трудовые функции между работниками и создают условия для эффективной работы. Они позволяют объективно оценить деятельность работников и являются нормативной основой для применения к работникам мер административного воздействия.

Должностные инструкции позволяют реализовать основной принцип рациональной организации труда - принцип разделения и кооперации труда.

Должностная инструкция работника- нормативный документ, который включает в себя как общие нормативные положения, извлеченные из федеральных и ведомственных нормативных и методических документов, так и специфические положения, применяемые в организации.


Правила составления должностной инструкции

Должностные инструкции разрабатываются на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием, включая должности руководителей подразделений и заместителей руководителей.

Если в подразделении несколько одинаковых должностейи при этом работники, занимающие эти должности, выполняют одинаковые функции, разрабатывается одна должностная инструкция. Если работники, занимающие одинаковые должности, выполняют различные обязанности, необходимо несколько должностных инструкций, в каждой из которых будет закреплен круг должностных обязанностей, соответствующих их фактическому распределению между работниками.

Фактическое распределение обязанностей отражается в самом тексте должностной инструкции, например: Должностная инструкция секретаря руководителя или Должностная инструкция секретаря приемной.

Для подготовки должностной инструкциитребуется составить описание должности или рабочего места. Детальное описание выполняемых работником работ позволит сформулировать комплекс требований, предъявляемых к конкретной должности или к рабочему месту, требований к знаниям, которыми должен обладать работник, его навыкам, опыту и т.п.

Нормативной основой для разработки должностной инструкции является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда от 21.08.1998 г. № 37, (с изменениями от 21 января, 4 августа 2000 г., 20 апреля 2001 г., 31 мая, 20 июня 2002 г., 28 июля, 12 ноября 2003 г., 25 июля 2005 г., 7 ноября 2006 г., 17 сентября 2007 г., 29 апреля 2008 г.)


Квалификационные требования и характеристики к секретарю – делопроизводителю


Должностные обязанности:

Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам. Отправляет исполненную документацию по адресатам. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.


Должен знать:

  • нормативные правовые акты,

  • положения,

  • инструкции другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;

  • основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

  • структуру предприятия и его подразделений; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

  • порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

  • основы организации труда; правила эксплуатации вычислительной техники;

  • основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка;

  • правила и нормы охраны труда.


Требования к квалификации:

Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

Разработка должностных инструкций - это обязанности руководителей подразделений, которые привлекают для этой работы ведущих специалистов подразделений.

Должностные инструкции в зависимости от структуры организации, подчиненности подразделения, категорий должностей, на которые они разрабатывается, утверждаются руководителем организации или заместителем руководителя.

Визируются должностные инструкции руководителем структурного подразделения, руководителем службы персонала, отдела труда и заработной платы, юридической службы, а при необходимости другими должностными лицами.

При ознакомлении с должностной инструкцией на первом экземпляре (подлиннике) или на экземпляре трудового договора, остающегося в организации, работник проставляет ознакомительную визу.

Текст должностной инструкции обычно состоит из разделов:

  • Общие положения;

  • Должностные обязанности;

  • Права;

  • Ответственность;

  • Взаимоотношения.

В разделе «Общие положения»нужно отметить:

  • наименование должности и структурного подразделения;

  • общее назначение должности;

  • кому непосредственно подчиняется работник;

  • порядок назначения на должность и освобождения от должности;

  • перечень нормативных, методических и др. документов, которыми руководствуется работник, занимаемый данную должность;

  • квалификационные требования (уровень образования, стаж работы);

  • требования к специальным знаниям и навыкам.

Раздел «Должностные обязанности» устанавливает виды работ, выполняемые работником. При формулировании должностных обязанностей следует обратить внимание на методы (способы) их реализации (контроль, анализ, проверка, обобщение и т.д.), информацию или конкретные виды документов, с которыми связано выполнение обязанностей (подготовка ежемесячных отчетов, предоставления данных, анализа запросов и др.).

В разделе «Права»определяется полномочия работника, обеспечивающие выполнение должностных обязанностей.

В разделе «Ответственность» устанавливаются критерии оценки работы, а также мера персональной ответственности работника.

В разделе «Взаимоотношения» устанавливаются информационные взаимосвязи; с кем сотрудничает при выполнении своих должностных обязанностей. Если работник осуществляет связи с другими организациями, то следует отразить и его внешние взаимосвязи.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ


Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность, копийность.

  • Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность изданием различных распорядительных документов;

  • планирование - посредством подготовки различных планов;

  • учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации;

  • контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д.

Поэтому документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:

  1. регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты и др.);

  2. распорядительной деятельности (приказы, указания, решения, и др.);

  3. накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);

  4. передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).

Кроме того, важную роль в сфере управления играют документы, отражающие деятельность различных коллегиальных органов (протоколы), которые могут выступать и средством осуществления распорядительной деятельности, и средством накопления и обобщения информации.

Документы сопровождают человека уже несколько веков. За это время они неузнаваемо изменились. С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю всей нашей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далекие времена.

Организация делопроизводства в России складывалась веками и имеет глубокие корни. Выделяют несколько периодов делопроизводства в дореволюционной России:

1)приказное (столбцовое) - XV-XVII вв.

2)коллежское (коллегиальное) - XVII-XIX вв.

3)министерское (исполнительное) - XIX-XX вв.

В результате революции 1917 года в России было формально ликвидировано и прежнее делопроизводство. Был произведен коренной слом старого управленческого аппарата. Уровень документационного обеспечения понизился. Все дореволюционные правила письмоводства и делопроизводства были отменены, а новые не созданы.

Но постепенно положение дел в делопроизводстве стабилизировалось и со временем стало развиваться. Развитие делопроизводства в советский период положило основу для дальнейшего формирования современного делопроизводства в РФ. Многие нормативные документы, созданные и принятые в этот период, действуют и в настоящее время.

Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается в различных документах, которые взаимосвязаны и составляют системы документации, применяемые в определенной сфере. Можно назвать множество систем документации, которые классифицируются по различным признакам. Выделяют функциональные системы документации - организационно-распорядительная, плановая, отчетностатистическая и др., т.е. присущие всем органам управления. Можно выделять различные подсистемы документации по уровням управления, они между собой тесно связаны и их трудно, разграничить.

В связи с развитием автоматизации управленческих процессов у нас в стране разработаны унифицированные системы документации. Определение, назначение, состав унифицированной системы документации устанавливаются ГОСТами.

Организация делопроизводства в России складывалась веками и имеет глубокие корни. Выделяют несколько периодов делопроизводства в дореволюционной России:

1) приказное (столбцовое) - XV-XVII вв.

2) коллежское (коллегиальное) - XVII-XIX вв.

3) министерское (исполнительное) - XIX-XX вв.

В результате революции 1917 года в России было формально ликвидировано и прежнее делопроизводство. Был произведен коренной слом старого управленческого аппарата. Уровень документационного обеспечения понизился. Все дореволюционные правила письмоводства и делопроизводства были отменены, а новые не созданы.

Но постепенно положение дел в делопроизводстве стабилизировалось и со временем стало развиваться. Развитие делопроизводства в советский период положило основу для дальнейшего формирования современного делопроизводства в РФ. Многие нормативные документы, созданные и принятые в этот период, действуют и в настоящее время.

Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается в различных документах, которые взаимосвязаны и составляют системы документации, применяемые в определенной сфере. Можно назвать множество систем документации, которые классифицируются по различным признакам. Выделяют функциональные системы документации - организационно-распорядительная, плановая, отчетностатистическая и др., т.е. присущие всем органам управления. Можно выделять различные подсистемы документации по уровням управления, они между собой тесно связаны и их трудно, разграничить.

В связи с развитием автоматизации управленческих процессов у нас в стране разработаны унифицированные системы документации. Определение, назначение, состав унифицированной системы документации устанавливаются ГОСТами.

В процессе работы ознакомилась с развитием классификации документов, классификацией документов по информационной, физической (материальной) и типологической составляющей.

Разобрала более подробно:

- классификацию документов по содержанию;

- классификациюдокументов по уровню обобщения информации;

- классификацию документов по характеру знаковых средств фиксации информации;

- классификацию документов по мерности записи информации;

- классификацию документов по предназначенности для восприятия информации;

- классификацию документов по каналу восприятия информации;

- классификациюдокументов по степени их распространенности;

- классификациюдокументов по способу документирования;

- классификацию документов по материалу носителя информации;

- классификацию по материальной конструкции или форме носителя информации;

- классификацию документов по обстоятельствам их бытования во внешней среде;

- классификациюдокументов по регулярности выхода в свет;

- классификациюдокументов по времени появления во внешней среде;

- классификацию документов по месту происхождения и др.


Итак, классификация документов - одна из наиболее давних и до сих пор окончательно нерешенных проблем. До сих пор разработка общей классификации документов представляет собой одно из ведущих, но недостаточно разработанных теоретических направлений документоведения.

Выяснилось, что классификация документов является методом познания. Без нее невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать их, установить различия между видами документов, выделяемых по различным признакам.

Правильно составленная комплексная классификация отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними, помогает сориентироваться в любом их множестве, служит основой для их упорядочения в документных системах.

Она имеет важное, значение для теории документоведения и практической документно - коммуникационной деятельности. Немаловажную роль для классификаций играет и знание функций.

Знание функций является необходимой предпосылкой для классификации документов и дальнейшего более глубокого их изучения.

Существует различные классификации документов. Наиболее распространенными являются видовая классификация, классификация по способу документирования, классификация документов по направлению и т.д. Но как таковые классификации в чистом виде не используются в работе организации, и это является и недостатком и одновременно достоинством.

Однако это не является окончательным выбором, поиск наиболее эффективной организации документопотока ведется.


СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ


Нормативная литература:

  1. Федеральный государственный образовательный стандарт по специальности СПО 034702 Документационное обеспечение управления и архивоведение (утверждён приказом Министерства образования и науки РФ 25.01.2010г. № 75)

  2. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (с изм. и доп. на 28.12.2013). – М.: Омега-Л, 2013.

  3. Закон Российской Федерации от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (с изм. и доп. на 02.07.2013) // Доступ из справочно-правовой системы «Гарант»: http://www.base.garant.ru (дата обращения 24.02.2014).

  4. Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Собрание законодательства Российской Федерации. 2006. № 31 (1 ч.).

  5. Федеральный закон Российской Федерации от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронно-цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007) // Собрание законодательства Российской Федерации. 2002. № 2.

  6. Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ (ред. от 02.07.2013) "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"

  7. Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 23.07.2013) "О персональных данных"

  8. Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (в ред. от 28.12.2010). URL: http:// www.consultant.ru (дата доступа 24.05.2011).

  9. Федеральный закон Российской Федерации от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (в ред. от 30.12.2008) // Собрание законодательства Российской Федерации. 1996. № 1. Ст. 1; 2005. № 1(ч. 1).

  10. Федеральный закон Российской Федерации от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (с изм. и доп. на 11.07.2011) // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2011.

  11. Постановление Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» Доступ из справочно-правовой системы «Гарант»: http://www.base.garant.ru (дата обращения 24.02.2014).

  12. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. // Бюллетень Минтруда РФ. – 2004. – №5.

  13. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477. URL: http:// www.consultant.ru (дата доступа 24.05.2011).

  14. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. URL: http:// www.consultant.ru (дата доступа 24.05.2011).

  15. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения. Утв. Министерством культуры Российской Федерации от 25.08.2010 №558. URL: http:// www.consultant.ru (дата доступа 24.05.2011).

  16. ГОСТ 17914–72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования. М.: Изд-во стандартов, 1981.

  17. ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России, 1998.

  18. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – М.: Стандартинформ, 2003.

  19. ГОСТ Р 51511–2001. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования. М.: Госстандарт России, 2002.

  20. ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. М.: Госстандарт, 1998.

  21. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 (в ред. от 29.04.2008) // Минтруда Российской Федерации. М., 1998.

  22. Основные правила работы архивов организации. М.: Росархив, ВНИИДАД. М., 2003.


Основная:

  1. Андреева, В.И. Идеальный документ: локальный нормативный акт / В.И. Андреева // Справочник кадровика. – 2008. – № 6.

  2. Делопроизводство: Учебник для вузов / Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Г. Ю. Максимович, Л. В. Санкина. Под общ. ред. проф. Т. В. Кузнецовой. 2-е изд., перераб. и доп. М.: МЦФЭР, 2006.

  3. Андреева, В. И. Новые требования к кадровому делопроизводству / В. И. Андреева // Справочник кадровика. – 2006. – № 12.

  4. Баринов, В. А. Организационное проектирование / В. А. Баринов. – М.: ИНФРА-М, 2005.

  5. Верховцев, А.В. Делопроизводство в кадровой службе / А.В. Верховцев. – М.: Инфра-М, 2009.

  6. Головин, А. Право подписи документов / А. Головин // Делопроизводство. 2011. – №1.

  7. Дзгоев, Ф.О. Образцы приказов по кадрам / Ф.О. Дзгоев. – М.: Велби, 2010.

  8. Задорина, Ю. С. Еще раз о печати / Ю.С. Задорина // Секретарь-референт. –2009. – № 1.

  9. Илюшенко, М. Регистрация документов и их индексация. Что общего в этих понятиях? / М. Илющенко // Секретарское дело. – 2007.

  10. Иритикова, В.С. Организационные основы процедуры согласования документов / В.С. Иритикова// Делопроизводство и документооборот на предприятии. – №9. – 2010.

  11. Камнеева, Е.М. Гриф утверждения документа / Е.М. Каменева // Секретарь-референт. – 2009. – №4.

  12. Румынина, Л.А. Документационное обеспечение управления – М.: ИЦ «Академия», 2009.


Дополнительная:

  1. Кондратьева, Т. Н. Обеспечение юридической значимости реквизиту «оттиск печати» (статья) // Документ в контексте универсальных практик: сборник статей по материалам Второй Всероссийской научно-практической конференции. Тюмень: Издательский дом «Титул». – 2010.

  2. Кузнецова, Т.В. Методы анализа результатов обследования организации делопроизводства // Делопроизводство. – 2004. – № 4.

  3. Кузнецова, Т.В. Методы предпроектного обследования при рационализации делопроизводства // Делопроизводство. – 2004.

  4. Микушина, М.Н. Делопроизводство в кадровой службе / М.Н. Микушина. – Н-ск: Мысль, 2011.

  5. Митрофанова, В.В. Оформляем кадровые документы: настольная книга практика /В.В. Митрофанова. – М.: Альфа-Пресс, 2007.

  6. Орлова, Е.В. Такой непростой документооборот: взаимодействие бухгалтерии и кадровой службы / Е.В. Орлова // Справочник кадровика. – 2010.

  7. Орловский, Ю.П. Кадровое делопроизводство (правовые основы). – М.: ИНФРА-М, 2008.

  8. Пащенко, В.Г. Как проанализировать документ // Секретарское дело. – 2001. – № 3. – С. 11-14.

  9. Рогожин, М. Как написать курсовую и дипломную работы / М. Рогожин. – СПб.: Питер, 2004.

  10. Федин, В.В. Локальные нормативные акты: что нужно знать работодателю // Справочник кадровика. – 2009. – № 4.

  11. Худяков, А. Приказы по кадрам: система и классификация // Кадровик. – 2011. – №2.

  12. Янковая, В.Ф. Как организовать делопроизводство / В.Ф. Янковая. – М.: МЦФЭР, 2009.

  13. Янковая, В. Ф. Системы управленческой документации // Справочник секретаря и офис-менеджера. –2011. – № 34.


Сайты в сети Интернет:

  1. Информационно-правовой портал ГАРАНТ. [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.garant.ru

  2. Компания «КонсультантПлюс». [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.consultant.ru

  3. Делопроизводство на компьютере. [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.delcomp.ru

  4. Делопроизводство+. [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.delpro.narod.ru

  5. Электронный документооборот. [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.directum.ru

  6. Глоссарий. [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.glossary.ru