ВВЕДЕНИЕ ГЛАВА 1. ВОЗНИКНОВЕНИЕ И РАЗВИТИЕ ОТЕЧЕСТВЕННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА. История делопроизводства в дореволюционной России...

Информация о документе:

Дата добавления: 10/12/2014 в 21:04
Количество просмотров: 60
Добавил(а): Элеонора Ложкина
Название файла: vvedenie_glava_1_vozniknovenie_i_razvitie_otechest.doc
Размер файла: 414 кб
Рейтинг: 0, всего 0 оценок

ВВЕДЕНИЕ ГЛАВА 1. ВОЗНИКНОВЕНИЕ И РАЗВИТИЕ ОТЕЧЕСТВЕННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА. История делопроизводства в дореволюционной России...



СОДЕРЖАНИЕ




ВВЕДЕНИЕ

3

ГЛАВА 1.

ВОЗНИКНОВЕНИЕ И РАЗВИТИЕ ОТЕЧЕСТВЕННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

9

1.1.

История делопроизводства в дореволюционной России

9

1.2.

Государственное делопроизводство в советскую эпоху

14

1.3.

Современные системы документации. Классификация документов.

25

ГЛАВА 2.

ДОКУМЕНТ И ЕГО ФУНКЦИИ

41

2.1.

Происхождение документа. Расширение понятия "документ"

41

2.2.

Определение документа в государственном стандарте

48

2.3.

Социальная сущность и функции документа. Свойства документа

53

ГЛАВА 3.

ИНФОРМАЦИОННЫЕ СВОЙСТВА И КОММУНИКАТИВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ ДОКУМЕНТА

62

3.1.

Документированная информация и её свойства. Информационные уровни документа

62

3.2.

Проблемы поиска и трансляции документированной информации

71

3.3.

Методическая разработка должностной инструкции секретаря делопроизводителя

74

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

80

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ


ПРИЛОЖЕНИЕ





ВВЕДЕНИЕ


Разработка общей классификации документов представляет собой одно из ведущих, но недостаточно разработанных теоретических направлений документоведения.

Понятие «классификация» используется чаще всего одновременно и в значении процесса, и в значении результата, т.е. понимается как группировка и как полученная в ее результате схема. Классификация (лат. classik - разряд, группа) документов - это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии.

Структура классификации обычно представляется в виде таблицы или схемы. Классификация является одним из методов познания. Без нее невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать их, установить различия между видами документов, выделяемых по различным признакам. Правильно составленная комплексная классификация отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними, помогает сориентироваться в любом их множестве, служит основой для их упорядочения в документных системах.

Она имеет важное, значение для теории документоведения и практической документной - коммуникационной деятельности.

Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства».

Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия.

Молодому специалисту, пришедшему работать на предприятие, необходимо иметь представление не только о движении документов в организации, но и навыки и знания в области составления и оформления различной документации.

Реалии современного производства и бизнеса диктуют определенные требования в области документационного обеспечения управления (ДОУ). При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.

Необходимость фиксировать информацию появилась давно, и в настоящее время в управленческой практике используются главным образом документы, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звука - и видеозаписи на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.). Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина - документоведение.

Для организации правильной, а главное эффективной защиты документированной информации необходимо, прежде всего, хорошо представлять сам объект защиты, его основные свойства, характеристики, особенности документирования на различных носителях.

Документоведение как наука о документах позволяет научно систематизировать признаки документов, то, каким образом появляется документ, какие принципы положены в основу его создания, каким образом выстраивается технологическая цепочка движения документа в зависимости от его назначения и степени конфиденциальности.

Особенно выросла роль документоведения в связи с распространением рыночных отношений и коммерческой самостоятельностью предприятий. В условиях жесткой конкуренции борьба за прибыль все больше из материальной сферы перемещается в сферу информационных технологий, за обладание информацией (кадровой, финансовой, коммерческой, технической, технологической и т.д.).

В этих условиях документ выступает и как основной носитель конфиденциальной информации, и как объект информационной защиты. Знание основных правил работы с документами из удела узкого круга специалистов-делопроизводителей и архивариусов превращается в насущную необходимость практически всех работников государственных и коммерческих организаций.

Неправильное оформление управленческой, кадровой, финансовой и коммерческой документации, несоблюдение режима конфиденциальности документов может обернуться тяжелыми правовыми и экономическими последствиями.

Важнейшие признаки, лежащие в основе классификации современных документов, кроются в их сущности, существе информационной и материальной составляющих. Поскольку документы функционируют в обществе, внешняя среда также оказывает на них определенное влияние. С учетом этих обстоятельств в основу общей классификации документов положены три блока признаков, построенных по разным характеристикам документа:

1) информационная составляющая документа;

2) физическая (материальная) составляющая документа;

3) условия бытования документа как системного объекта во внешней среде.

Каждый из блоков является критерием для построения классификационного ряда, внутри которого предусмотрено наличие одного какого-либо приоритетного признака, на основе которого осуществляется деление документов на подвиды и разновидности. Эти ряды образуют многоуровневую структуру классификационной схемы, состоящую из подсистем.

Каждая из них олицетворяет отдельный признак современных документов, по которому они могут быть системно организованы, в частности по содержанию, характеристикам материального носителя, структуре построения текста и т. п.


Предмет исследования- Современные системы документации. Классификация документов.

Объект исследования -Информационные свойства и коммуникативные возможности документа


Информационная база работы: В данной работе использовалась как законодательная база: Федеральные законы – «Об архивном деле в Российской Федерации»

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом и т.д.).

Гост Р 51141-98.

Теоретической основой дипломной работы являются различные книги и статьи по данному вопросу. Среди изученных авторов можно выделить

Т.В. Кузнецова в работе «Организация рабочего времени и оборудование рабочего места» дает ценные рекомендации по проектированию рабочего места секретаря руководителя. Она показывает важность правильной организации рабочего места секретаря как для здоровья самого работника, сохранения его работоспособности в течение всего дня, а так же непосредственно для эффективности его работы. В данной работе подробно описывается рабочее место секретаря, определяется оптимальная площадь приемной, цветовое оформление, рекомендуется поставить в приемную цветы. Большое значение в статье уделяется подбору мебели для приемной, а также размещению на рабочем столе предметов, необходимых для работы секретаря. Описываются средства механизации и автоматизации труда секретаря.

ВнаучнойлитературевопросэкспертизыценностираскрытвтрудахПавлюкаЛ.В.,КиселеваТ.И.,ВоронинаМ.Ф.,ВовкотрубаО.В.,ФионовойЛ.Р.,АлексеевойЕ.В.,АфанасьевойЛ.П.,БурововойЕ.М.,ОхотниковаА.В.,БулавинойЕ.А.

Например, в статье Быковой Т.А. («Организация и порядок проведения экспертизы ценности документов организации») подробно рассмотрен процесс экспертизы ценности в организациях.

В статье В.Ф. Янковой «Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству)» записываются этапы разработки инструкций, цель разработки, определяется структура, а также указываются нормативные документы, которыми следует пользоваться при разработке инструкции. При разработке должностной инструкции секретаря также использовались Общие рекомендации по разработке должностных инструкций. В данных рекомендациях дается определение должностной инструкции, а также указан порядок Разработки, согласования и утверждения должностных инструкций. Указываются этапы разработки инструкций, дается характеристика каждого этапа. Врекомендациях перечисляются нормативно-правовые документы, с учетом которых должна разрабатываться должностная инструкция. Дается перечень актов, в которых содержатся квалификационные характеристики. В Рекомендациях приводится примерная структура должностной инструкции, а также типовая форма должностной инструкции.

Банасюкевич В.Д.в статье «Экспертиза ценности документов» детально изучает экспертизу ценности как комплексный процесс работы с документами, рассматривает основные проблемы экспертизы ценности.

Исторические аспекты развития и становления экспертизы ценности документов наиболее полно раскрыты коллективом авторов Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова ЕМ., Осичкина Г.А. в статье «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов», в данной статье также приводятся особенности экспертизы ценности как организационного процесса.

Все вышеизложенное свидетельствует о наличии достаточного количества научной литературы посвященной отдельным вопросам работы секретаря с документами. Данные работы могут служить, в совокупности с действующими государственными стандартами, другими нормативными и методическими документами, основой для изучения и оптимизации деятельности секретаря в конкретной организации. Все вышеизложенное позволяет с уверенностью утверждать, что тема данного исследования представляется важной и своевременной.


Использованы эмпирические и теоретические методы исследования (системный подход, опрос, статистический анализ, наблюдение и сравнение, анализ первичных документов организаций и нормативных актов).


Структура работы.

Данная дипломная работа состоит из введения (во введении указывается актуальность, предмет и объект исследования, теоретико-методологическая база исследования), основной части работы (трех глав), заключения и списка использованных источников литературы.

В первой главе рассматриваются вопросы, связанные с историей, возникновение и развитие отечественного делопроизводства.

Во второй главе рассматриваются документ и его функции.

В третьей главе описывается информационные свойства и коммуникативные возможности документа

В заключении определяется возможность использования полученных результатов на практике, а сама «Инструкция по Документационному обеспечению управления» разработанная в ходе выполнения данной работы, приведена в приложении, как и документация, используемая в процессе написания дипломной работы.

Цель дипломной работы: Классификация документов история создания и современное состояние

Актуальность и цель дипломного исследования определили ее основные задачи:

  1. Рассмотреть законодательную и нормативно-методическую регламентацию по вопросу истории создания и современного состояния документов.

  2. Провести апробацию разработанных методических материалов и дать глубокий анализ источников и литературы.

  3. Изучить возникновение и развитие отечественного делопроизводства. Современные системы документации

  4. Рассмотреть понятие и свойства документа. Классификация документов.

  5. Разработать проект должностной инструкции секретаря делопроизводителя.


ГЛАВА 1.ВОЗНИКНОВЕНИЕ И РАЗВИТИЕ ОТЕЧЕСТВЕННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА.


  1. История делопроизводства в дореволюционной России


На основании уцелевших фрагментов "Повести временных лет", вещественных источников V-VII вв., источников XII в. установлено образование в Среднем Поднестровье в XI в. н. э. союза славянских племен, превратившегося в VIII-IX вв. в суперсоюз: ряд племенных славянских союзов подчинились власти Руси, власти киевского князя.

Византийские источники свидетельствуют о том, что этот союз имел статус государственности. Появляются признаки раннефеодальной монархии: верховная власть киевского князя, фактического собственника всех земель, с которых он собирал дань - полюдье; сложная система пасс литота - светлые князья союзов племен и "всякое княжье" мелких племен; натуральное хозяйство, сбыт результатов полюдья за пределы Руси.

Зарождение древнерусского государства сопровождалось появлением соответствующих функций управления, в частности дипломатической службы. Ее истоки восходят к временам антов - предков восточных славян VI-VII вв., которые вели переговоры по территориальным вопросам о выкупе пленных, о заключении договоров. Однако и в VIII в. во внешнеполитических контактах руссы не вышли за рамки соглашений с местными византийскими властями.

Договорные отношения с государствами оформлялись соглашениями - сначала устными, сопровождавшимися определенной процедурой и ритуалами. Первым известным устным соглашением был договор "мира и любви", заключенный руссами с Византийской империей после атаки в 860 г. русскими войсками Константинополя. Договор явился своеобразным дип­ломатическим признанием Древней Руси мировой державой.

"Повесть временных лет рассказывает о заключении Олегом договора с Византией в 907 г., приводит тексты русско-византийских соглашений 911, 944, 971 гг., воссоздает картину переговоров. Устные клятвенные договоры ("просто словесам") заменены "писанием и клятвою твердою.

Текст договоров дает возможность проследить, как изменялась государственная власть Руси, рос ее международный статус. Так, по договору 911г. Русь не претендует на полное дипломатическое равенство мировой империей: договор заключен и подписан в Константинополе, Олег не ратифицировал документ, не было равенства в литературе (великий киевский князь назван "светлым" князем).

При заключении договора 944 г. впервые императорский посол появляется в Киеве, а затем русский посол с представительным посольством отправляется в Константинополь. Игорь назван в договоре "великий князь русский", русское посольство ведет переговоры с самим императором.

На исходе IX в, Русь заключает договоры "мира и любви" с варягами, уграми, Болгарией.

По текстам договоров можно видеть, как выделилась категория лиц, связывавших свою деятельность с дипломатическими обязанностями: глава посольства, послы, младший чин посольства - секретарь. Дипломатические ритуалы облекались в письменную форму. Так, при заключении договора 944 г. был введен новый порядок удостоверения личности послов: они должны были предъявить византийским чиновникам грамоты, адресованные на имя императора. Ранее такими удостоверениями служили печати.

Обмен оригиналами и копиями договоров, порядок подписания грамот (византийским императором и русскими послами), процедура их клятвенного утверждения, сами тексты договоров со стройной системой конкретных статей с юридическими и торговыми вопросами свидетельствуют о том, что Русь имела большой опыт по выработке письменных межгосударственных соглашений. Все это дает основание предположить наличие организованной делопроизводственной службы.

Очевидно, существовал штат писцов. В договоре 911г. назван писец: "Ивановым написанием...". Упоминание писца встречается в частных и церковных актах.

Вырабатывается ритуал удостоверения документа. Мир был записан на "двою харатью", т.е. на две грамоты. Грамота 911 г. от греческой стороны скреплена собственноручной подписью императора ("своею рукой") и христианским обрядом ("честным крестом"). О подписи императора есть указание и в грамоте 944 г. Грамоты 911 и 944 гг. не подписаны русской стороной. Русские экземпляры удостоверены клятвою послов: "Мы же клянемся к царю вашему... по закону и по закону языка нашего". Грамота Святослава 971 г. скреплена печатями послов. Практика удостоверения экземпляра, идущего от имени другой стороны, именно печатями послов известна в Византии с давнего времени.

Внутренняя жизнь государства" также требовала определенных фиксированных установлений. Сбор дани (полюдье) был не простым беспорядочным разъездом, а хорошо налаженным государственным делом. Местные князья, сами жившие за счет своих племен, содействовали сбору полюдья великим князем. При княгине Ольге устанавливается более определенная фиксация повинностей и их норм в "уставах", "уроках", "оброках" и "данях", под которыми понимались судебные пошлины и поборы.

О распространении документирования определенных действий имеются сведения в договоре 911 г., статья 13 которого говорит о том, что право наследования осуществляется не только по обычаю, но и по завещанию, т.е. завещательному распоряжению. Статья 15 договора 911 г. и статья 6 договора 944 г. отличают письменный закон (покон, устав) от устного обычая.

Появление в конце X в. летописи как исторического сочинения, описаний путешествий, евангельских текстов, полемических трактатов и юридических кодексов также свидетельствует о высокой степени документирования.

На протяжении XI в. создается первый вариант русского феодального права - Русская Правда - постановления уголовного и процессуального права. Она складывалась на основе древних славянских обычаев. Древнейшая Правда - Правда, Ярослава (30-е гг. XI в.) - первый письменный сборник русских законов, определивший единую систему наказаний за преступления, возможным прототипом своим имел "уставы" и относился к XI-XII вв. Они представляют собой частные письма новгородцев и свидетельствуют о том, что "письменность в этот период использовалась и как средство записи, и как средство обмена корреспонденцией (переписка)"

  1. Государственное делопроизводство в советскую эпоху


События октября 1917 г. в корне изменили систему государственных учреждений в России.

Организация деятельности советской администрации потребовала установления новых правил документирования. Был издан ряд законов, регламентировавших порядок внесения законопроектов, их утверждения, подписания, опубликования и вступления в силу; использования печатей с государственным гербом. Большое значение для оформления официальных документов имело постановление Совета Народных комиссаров от 2 марта 1918 г. «О форме бланков государственных учреждений», в котором пе­речислялись обязательные реквизиты бланка.

Собраниеузаконений РСФСР, 1917, № 1, ст.12, № 3, ст.40; 1922, № 44, ст.532; 1922, № 79, ст.987. Там же, 1918, № 29, ст. 309.

Несмотря на трудности гражданской войны, становление советского государственного аппарата сопровождалось поисками новых, соответствующих времени форм делопроизводства. Об этом свидетельствует постановление Совета Рабочей и Крестьянской Обороны от 8 декабря 1918 г. «О борьбе с областничеством и канцелярской волокитой», который пре