4 Организационно-распорядительные документы: классификация, виды, назначение 5 Общероссийский классификатор предприятий и организаций...

Информация о документе:

Дата добавления: 22/07/2015 в 07:33
Количество просмотров: 32
Добавил(а): Аноним
Название файла: 4_organizacionno-rasporyaditelnye_dokumenty_klassi.docx
Размер файла: 80 кб
Рейтинг: 0, всего 0 оценок

4 Организационно-распорядительные документы: классификация, виды, назначение 5 Общероссийский классификатор предприятий и организаций...


  1. Организация рационального документооборота


С 1 января 1999 г. первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России по согласованию с Минфином России, Минэкономики России и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти по следующим разделам учета:

• по учету труда и его оплаты;

• учету основных средств и нематериальных активов;

• учету материалов;

• учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов;

• учету работ в капитальном строительстве;

• учету работы строительных машин и механизмов;

• учету работ в автомобильном транспорте;

• учету результатов инвентаризации;

• учету кассовых операций;

• учету торговых операций;

• учету сельскохозяйственной продукции и сырья.





2 Основные виды управленческих документов



Объем документооборота – один из основных количественных параметров, имеющий определяющее значение при расчете штатной численности и потребности в технических средствах обеспечения документационных процессов, а также при формировании структуры службы ДОУ.

ведомственных организаций, неподчиненных учреждений, представлены постановлениями, решениями, приказами, указаниями, инструктивными письмами, запросами, отчетами, справками, письмами, актами и заявлениями граждан);



- отправляемых (исходящих) документов (передают информацию вышестоящим или нижестоящим организациям, неподчиненным учреждениям, общественным организациям и отдельным гражданам в форме писем, распорядительных документов, отчетов, заключений, справок и т.д.);



- внутренних документов (обеспечивают решение задач в пределах данной организации в виде протоколов, актов, докладных записок и т.д.).



Объем документооборота состоит из суммы входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени (месяц, квартал, год).



3 Оперативное хранение документов и дел



Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой письменности. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения их на хранение в зависимости от проведенной оценки. Потому в документационном обеспечении управления существуют два понятия — документальный фонд и архивный фонд.



И если документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию организации (или отдельных лиц): документы текущего управления, документы, отобранные для постоянного или длительного хранения, в том числе и переданные на хранение в Государственный архивный фонд, собранные коллекции документов, то архивный фонд - лишь часть документального фонда. В отличие от документального фонда архивный фонд не включает в себя документы с временными сроками хранения и имеет стабильный состав, который может только наполняться. В состав архивного фонда включаются документы, имеющие политическое, экономическое, научное, социальное, культурное, историческое или иное значение.



4 Организационно-распорядительные документы: классификация, виды, назначение



Бланком документа называют лист бумаги разрешенного формата с нанесенными на нем постоянными реквизитами. Применение бланков сокращает трудоемкость составления документа, повышает эстетическую сторону его оформления. Примеры бланков представлены в приложении 3.



Бланки конструируются на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов. Бланки с угловым расположением реквизитов выгоднее, поскольку позволяют экономить до 20% площади листа бумаги.



Продольный вариант используется организациями с большим числом печатных знаков в их наименовании или печатающими постоянные реквизиты на двух языках — национальном и русском (реквизиты 06, 07, 12).



Бланки документов должны иметь поля (мм): 20—35 — левое; 10— правое; 20 — верхнее; 10—нижнее.



Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.



5 Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО)



Публичный договор – это договор, заключенный коммерческой организацией и устанавливающий ее обязанности по продаже товаров, выполнению работ или оказанию услуг, которые такая организация по характеру своей деятельности должна осуществлять в отношении каждого, кто к ней обратится (розничная торговля, перевозка транспортом общего пользования, услуги связи и т.п.) (ст. 426 ГК РФ). Отказ коммерческой организации от заключения публичного договора при наличии возможности предоставить потребителю соответствующие товары, услуги, выполнить для него соответствующую работу не допускается. Цена товаров, работ и услуг, а также иные условия публичного договора устанавливаются одинаковыми для всех потребителей, за исключением тех, которым законом и иными правовыми актами допускается предоставление льгот.



Условия публичного договора определяются «Примерными условиями», разработанными для соответствующих договоров и опубликованными в печати или изложенными в форме примерного договора.



Договором присоединения признается договор, условия которого определены одной из сторон в формулярах или иных стандартных формах, и могли быть приняты другой стороной не иначе как путем присоединения к предложенному договору в целом (ст. 428 ГК РФ).



Присоединившаяся к договору сторона вправе потребовать расторжения или изменения договора, если договор присоединения хотя и не противоречит закону и иным правовым актам, но лишает эту сторону прав, обычно предоставляемых по договорам такого вида; исключает или ограничивает ответственность другой стороны за нарушение обязательств либо содержит другие, явно обременительные для присоединившейся стороны условия, которые она, исходя из своих разумно понимаемых интересов, не приняла бы при наличии у нее возможности участвовать в определении условий договора.



Такое требование, предъявленное стороной, присоединившейся к договору в связи с осуществлением своей предпринимательской деятельности, не подлежит удовлетворению, если присоединившаяся сторона знала или должна была знать, на каких условиях заключает договор.



Предварительным договором считается договор, в котором стороны обязуются заключить договор о передаче имущества, выполнении работ или оказании услуг (основной договор) на условиях, предусмотренных предварительным договором (ст. 429 ГК РФ).



Предварительный договор заключается в форме, установленной для основного договора, и должен содержать условия, позволяющие установить предмет, а также другие существенные условия основного договора. В нем указывается срок, в который стороны обязуются заключить основной договор. Если такой срок не определен, основной договор подлежит заключению в течение года с момента заключения предварительного договора.



Договором в пользу третьего лица (ст. 430 ГК РФ) признается договор, в котором стороны установили, что должник обязан произвести исполнение не кредитору, а третьему лицу, имеющему право требовать от должника исполнения обязательства в свою пользу. С момента выражения третьим лицом должнику намерения воспользоваться своим правом по договору стороны не могут расторгать или изменять заключенный ими договор без согласия третьего лица.



Должник в договоре вправе выдвигать против требования третьего лица возражения, которые он мог бы выдвинуть против кредитора.



В случае, когда третье лицо отказалось от права, предоставленного ему по договору, этим правом может воспользоваться кредитор.



3. Порядок заключения и расторжения договора



Порядок заключения договора определяется гл. 25 ГК РФ.



Договор считается заключенным, если между сторонами в требуемой в надлежащих случаях форме достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. Законодательство определяет два момента, необходимых для признания договора заключенным:



1) оформление соглашения в соответствующей форме;



2) наличие соглашения по всем его существенным условиям.

6 Основные документы гостиниц



Интегрированные программные пакетыпредставляют собой набор нескольких программных продуктов, объединенных в единый удобный инструмент. Наиболее развитые из них включают в себя текстовый редактор, органайзер, электронную таблицу, СУБД, средства поддержки электронной почты, программу создания презентационной графики.

Результаты, полученные отдельными подпрограммами, могут быть объединены в окончательный документ, содержащий табличный, графический и текстовый материал.

Интегрированные пакеты, как правило, содержат некоторое ядро, обеспечивающее возможность тесного взаимодействия между составляющими.

В профессиональный пакет Microsoft Office вошли такие необходимые программы, как текстовый редактор WinWord , электронная таблица Excel, программа создания презентаций PowerPoint, СУБД Access, средство поддержки электронной почты Mail. Все части этого пакета составляют единое целое, и даже внешне все программы выглядят единообразно, что облегчает как их освоение, так и ежедневное использование.



7 Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления



компьютерных баз данных, содержащих тексты указов, постановлений и решений различных государственных органов [2]. Кроме нормативных документов, они также содержат консультации специалистов по праву, бухгалтерскому и налоговому учету, судебные решения, типовые формы деловых документов и др. Причина популярности справочно-правовых систем среди специалистов объясняется тем, что такие системы представляют собой доступный и эффективный инструмент для ежедневной работы с правовой информацией. Они не просто обеспечивают свободный доступ к правовой информации, но и позволяют специалисту экономить время.



Одним из основных назначений справочно-правовых систем является формирование информационной основы для принятия управленческих решений, обеспечения хозяйствующих субъектов достоверной и полной нормативной и иной информацией. На сегодняшний день в России и СНГ существует множество справочно-правовых систем. Выделяют коммерческие и государственные системы

8 Основные документы предприятий общественного питания



Деловое письмо – это документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.



Деловое письмо выполняет ряд важных функций. Прежде всего, это – информационная функция. В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей.



Письмо обладает организационной функцией. С помощью письма обеспечивается воздействие на людей в целях организации и координаты их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция письма.



Письмо несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. Наконец, письмо выполняет воспитательную функцию, поскольку требует повышенного уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, поддерживает престиж организации - автора документа.

9 Направления повышения эффективности документационного обеспечения управления



Денежные средства предприятия являются составной частью оборотных активов. Они необходимы предприятию для осуществления расчетов с поставщиками и подрядчиками, для осуществления платежей в бюджет, расчетов с кредитными учреждениями, для выдачи работникам зарплаты, премий и для осуществления других видов выплат.



Денежные средства представляют собой самые ликвидные активы. Ликвидность обеспечивается тем, что они способны выполнить обязательства любого вида, т.е. для погашения обязательств не требуется длительного времени. Наличие денежных средств позволяет своевременно выполнить свои обязательства перед кредиторами, бюджетом, персоналом.



Денежные средства предприятия находятся в кассе в виде наличных денег, денежных документов, на счетах в банках, в выставленных аккредитивах, открытых особых счетах и др.



Денежные средства являются подвижными и легко реализуемыми активами. Наибольшую активность имеют наличные деньги. Их движение совершается посредством кассовых операций.



Учет кассовых операций регулируется Законом Республики Казахстан "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности" от 28.02.2007 года и другими нормативными и законодательными актами, а также документами учетной политики предприятия.

10 Основные документы предприятий торговли

Для учета личного состава, отработанного времени, расчетов с работающими по начислению и выплате заработной платы организации используют унифицированные формы первичных документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а.

11 Контроль за исполнением документов





Составляя такую инструкцию, можно воспользовавшись Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, взять из неё структуру и отдельные общие моменты, обязательные для любой организации. Например, подготовка дел к архивному хранению и т.д.



Начинается инструкция по делопроизводству, как и рассмотренные уже другие виды организационных документов - положение и должностная инструкция, с раздела "Общие положения". В нём должно быть указано, что инструкция устанавливает единую систему делопроизводства и обязательна для всех работников учреждения, фирмы. Специальный пункт посвящается перечислению нормативных документов, на основе которых она составлена. В этом разделе указывается также, на кого возложено руководство делопроизводством в организации в целом и в структурных подразделениях.

14 Основные части документов


Текст документа непосредственно связан с его видом или разновидностью. Тексты документов разных видов и разновидностей имеют существенные особенности, которые будут рассмотрены на последующих занятиях. Вместе с тем следует выделить общие требования к текстам служебных документов:

  • достоверность и объективность информации;

  • точность изложения и однозначность информации, т. е. исключение ее двоякого толкования;

  • краткость в представлении информации, исключение сведений, не имеющих прямого отношения к рассматриваемому вопросу;

  • повышение информативности и информационной емкости документов;

  • структурирование текста документа, т. е. деление его на определенные смысловые части (например: введение, доказательство, заключение);

  • использование типовых и трафаретных текстов при документировании повторяющихся управленческих ситуаций.

Содержательная часть документа чаще всего бывает представлена связным текстом, а при необходимости имеет форму таблицы или анкеты (п. 3.20 ГОСТ Р 6.30-2003). Нередко в служебных документах сочетаются текстовые и табличные части текстов.

Текстовые документы, как правило, составляют по одному вопросу для облегчения и ускорения работы с ними, например: письма, приказы по личному составу, акты, служебные записки. В некоторых документах, например в протоколах собраний, заседаний, чаще содержится информация по нескольким вопросам в силу специфики данного вида документа.

При наличии в документе большого по объему текста его принято делить на разделы, пункты, подпункты с нумерацией этих частей текста арабскими цифрами с точками после них.

Управленческая деятельность включает немало типовых, часто повторяющихся ситуаций, при документировании которых в разных организациях создаются документы с одинаковым содержанием. Поэтому широкое распространение в практике получили унифицированные тексты документов - типовые и трафаретные.

Типовые тексты обычно разрабатываются для многостраничных документов, включающих единые формы языкового выражения, прошедшие длительную апробацию на практике и поэтому наиболее точно передающие содержание определенных действий или ситуаций, например, для положений, инструкций, правил, регламентов и т. п.

Большая часть текста является типовой в таких документах, как должностная инструкция, положение о структурном подразделе¬нии организации, правила внутреннего трудового распорядка.

Типовые части текста могут включаться даже в такие документы, которые, по существу, являются индивидуальными.

Например, в трудовом договоре, заключаемом с работником при поступлении его на работу, помимо индивидуальных сведений и условий содержится немало типовой информации, которая вносится в другие трудовые договоры, что позволяет разрабатывать типовые формы этих документов.

Трафаретные тексты создаются для небольших по объему документов, многократно составляемых в течение календарного года или периодически из года в год.

15 Инструкция по делопроизводству предприятия: цель создания и содержание

Основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации является инструкция по делопроизводству. Она должна быть в каждом учреждении, организации, предприятии, фирме. Разрабатывается инструкция на основе общегосударственных нормативных документов: государственных стандартов на унифицированные системы документации, Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, Основных правил работы ведомственных архивов, методических материалов архивной службы, ведомственных правил и т.д.



Но в то же время, опираясь на общегосударственные нормативы, инструкция по делопроизводству должна отражать все особенности постановки делопроизводства определённой организации: структуру службы делопроизводства, состав должностей служащих, осуществляющих делопроизводственное обслуживание, состав документов, создаваемых в учреждении, степень компьютеризации делопроизводственных операций (ведение отдельных операций с помощью компьютера или использование комплексной системы автоматизации делопроизводства и организации движения документов), наличие архивов в традиционной и электронной форме и т.д.



Таким образом, инструкция по делопроизводству конкретной организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.



Составляя такую инструкцию, можно воспользовавшись Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, взять из неё структуру и отдельные общие моменты, обязательные для любой организации. Например, подготовка дел к архивному хранению и т.д.



Начинается инструкция по делопроизводству, как и рассмотренные уже другие виды организационных документов - положение и должностная инструкция, с раздела "Общие положения". В нём должно быть указано, что инструкция устанавливает единую систему делопроизводства и обязательна для всех работников учреждения, фирмы. Специальный пункт посвящается перечислению нормативных документов, на основе которых она составлена. В этом разделе указывается также, на кого возложено руководство делопроизводством в организации в целом и в структурных подразделениях.

16 Понятие и классификация документооборота



Организация работы с документами включает организацию документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия, учреждения, организации. Эффективная технология делопроизводства позволяет рационально построить документооборот. Критерии рациональности организации работы с документами:1.максимальное сокращение инстанций прохождения документов;2.наличие общепринятых в организации правил осуществления основных делопроизводственных процедур и «технологических шагов»;3.уменьшение времени на выполнение делопроизводственных процедур и «технологических шагов»;4.уменьшение численности сотрудников, занятых в службе делопроизводства. Документооборот – непрерывное движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления, обеспечивающее информационную поддержку всех звеньев управления. (включает в себя все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов).

17 Документация по учету труда и его оплаты

Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее - Постановление Госкомстата РФ №1) утверждены стандартизированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.



Указанное Постановление предписывает распространение предложенных форм документации «на все организации независимо от форм собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации». «Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:



а) наименование документа;



б) дату составления документа;



в) наименование организации, от имени которой составлен документ;



г) содержание хозяйственной операции;



д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;



е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;



ж) личные подписи указанных лиц».

18 Понятие, функции, правовое значение документа

Слово "документ" в переводе с латинского означает "свидетельство", "способ доказательства".



Документ — это материальный объект с закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве.[7] Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.



Важнейшей функцией документа является информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.



Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.



Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.).



Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации.



19 Документация по кассовым операциям

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций, предназначенные для юридических лиц всех форм собственности (кроме кредитных организаций, осуществляющих кассовое обслуживание физических и юридических лиц) утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»:



№КО-1 «Приходный кассовый ордер»,



№КО-2 «Расходный кассовый ордер»,



№КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»,



№КО-4 «Кассовая книга»,



№КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

20 Порядок прохождения и исполнения внешней корреспонденции

Вся корреспонденция, поступающая в вуз, принимается и регистрируется сотрудниками управления делами.

При приеме корреспонденции проверяется целостность конвертов, другой упаковки и правильность адресования.



Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю.



Корреспонденция, получаемая под расписку (с нарочным, заказная и т.п.), регистрируется в журнале.



Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые согласно перечню (приложение 11).



При вскрытии конверта (упаковки) проверяются правильность адресования и наличие вложенных документов.



При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему, а также несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, составляется акт в двух экземплярах, один из которых прилагается к полученному документу, а другой направляется отправителю.



Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях, если адрес отправителя указан только на конверте, если дата документа и дата его отправки согласно почтовому штемпелю имеют большие расхождения во времени^;если конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции.



На всех входящих документах в правом нижнем свободном от текста поле первой страницы документа ставится штамп с указанием порядкового регистрационного номера и даты поступления документа. Штамп проставляется также на всех приложениях к документу. На корреспонденции, не подлежащей вскрытию, штамп ставится на конверте.



Передача документов из одного структурного подразделения в другое производится через управление делами.



.Документы, не требующие доклада руководству вуза, направляются управлением делами для исполнения в структурные подразделения.



Все поступившие документы должны докладываться руководству в день их поступления.



Получив документы на исполнение, сотрудник вуза должен немедленно ознакомиться с их содержанием, выделив документы, требующие срочного исполнения.



Если документ направляется нескольким исполнителям, то лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем, который обязан ознакомить с документом всех других в оперативном порядке (в день получения документа) и организовать в указанный срок его исполнение.



В отдельных случаях такие документы могут тиражироваться и передаваться в соответствующие структурные подразделения.



Каждый сотрудник вуза обеспечивает оперативность, качество исполнения и сохранность документов.



Передача документов от одного исполнителя к другому может производиться только через лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении.



После решения поставленных в документе вопросов исполнитель внизу первой страницы документа должен сделать отметку об исполнении документа и направлении его в дело.



21 Деловые письма: назначение, виды, реквизиты



Для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:



01 - Государственный герб;



02 - герб субъекта РФ;



03 - эмблема организации;



04 - код организации;



05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;



06 - идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);



08 - наименование организации;



09 - справочные данные об организации;



11 - дата документа;



12 - регистрационный номер документа;



13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;



15 - адресат;



17 - резолюция;



18 - заголовок к тексту;



19 - отметка о контроле;



20 - текст документа;



21 - отметка о наличии приложения;



22 - подпись;



25 - оттиск печати;



27 - отметка об исполнителе;



28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;



29 - отметка о поступлении документа в организацию;



30 - идентификатор электронной копии документа.



Реквизиты 07 - код формы документа, 10 - наименование вида документа, 14 - место составления или издания документа, 16 - гриф утверждения документа, 23 - гриф согласования документа, 24 - визы согласования документа, 26 - отметка о заверении копии при составлении и оформлении делового письма не используются.

Виды

1.Коммерческие – используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров. К ним относятся следующие деловые письма:

оферта (письмо-предложение) – заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки;

письмо-запрос - обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки;

рекламация (письмо-претензия) - претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещение убытков.

2.Некоммерческие (собственно деловые письма) – используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений. К ним относятся:

благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-то поводу;

гарантийное письмо – содержит в себе подтверждение определенных обязательств;

информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) - предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата;

письмо-напоминание - содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;

письмо-подтверждение – содержит подтверждение получения какого-товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.;

письмо-поздравление – содержит поздравление по какому-то поводу;

письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие;

письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;

письмо-соболезнование – содержит сочувствие по какому-то поводу;

сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких-то сопроводительных документов, материальных ценностей и т.п.


22 Регистрация и индексация документов

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.



Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных о всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, т.к. факт получения не подтвержден.

Индексация - проставление при регистрации порядковых номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место составления или хранения документа. В качестве условных обозначений могут использоваться порядковые номера (коды) из классификатора постоянных корреспондентов, структурных подразделений или должностных лиц, вопросов деятельности и т.д. Например: 02-12/156, где:



02 - должное лицо - адресат;



12 - корреспондент;



156 - порядковый регистрационный номер.



Наиболее оптимальной принято считать индексацию с использованием номера дела по номенклатуре дел, поскольку номер дела одновременно указывает и на место хранения, и на авторство, и на содержание документа. Например: 01-20/156, где:



01-20 - номер дела по номенклатуре дел;



156 - порядковый регистрационный номер.

24 Реквизиты документов: требования к составлению и оформлению

Государственный Герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).



Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами Субъектов Российской Федерации.



Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).



Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).



Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.



Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.



Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).



Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.



Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).



Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.



Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.



Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.



Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.



Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).



Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).



Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.



Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.



Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.



Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.



Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.



Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.



Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.



Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

25 Возможности интегрированных офисных пакетов в работе с документами

Помимо пакета программ Microsoft Office пользователи в своей  работе задействуют и другие программы, в том числе отечественных  разработчиков. В первую очередь  это приложения, связанные со спецификой русского языка.

Одними из наиболее востребованных российскими пользователями программ являются отечественные компьютерные словари, переводчики, программы распознавания  символов. Большинство таких программ дополняют работу приложений Microsoft Office и интегрированы в интерфейс его приложений. Среди компьютерных словарей следует выделить продукт компании ABBYY Lingvo (www.lingvo.ru), который оперативно осуществляет перевод с русского на английский, французский, немецкий, итальянский, испанский и обратно. Компания ABBYY также предлагает программу Fine Reader для распознавания текстов бумажных документов и их перевода в электронный вид. 

Среди программ-переводчиков наиболее популярны программы отечественной  компании ПРОМТ, которая предлагает системы перевода и электронные  словари для семи европейских  языков: английского, немецкого, французского, испанского, итальянского, португальского и русского.

Программы PROMT (рис. 6) обеспечивают быстрый перевод  с соблюдением морфологических  и синтаксических правил естественных языков, предлагают набор возможностей для повышения качества перевода тематических пользовательских текстов: пользователь может создавать собственные  словари, подключать готовые специализированные словари, выбирать правила перевода для конкретного текста, создавать списки зарезервированных (не требующих перевода) слов и т.д. Все это позволяет "заточить" систему перевода под конкретные тексты, с которыми работает пользователь.

Конечно, пока машинный перевод не может сравниться с  переводом, сделанным человеком, но зато пользователь за несколько секунд получает нужную информацию. Использование  систем машинного перевода эффективно для организации перевода больших  массивов однотипных документов в сжатые сроки с обеспечением единства терминологии и стиля во всех документах. При  использовании системы перевода обеспечивается унификация стиля и  используемой терминологии, а также  минимизируются затраты времени  на перевод документов. 

Так как по числу  потребителей рынок офисных пакетов  является одним из самых массовых, очевидно, что у Microsoft были и остаются конкуренты - компании, предлагающие альтернативные офисные продукты.

Свои офисные  пакеты имеют многие крупные компании. Так, компания Corel продвигает пакет WordPerfect Office. Компания IBM имеет свою разработку SmartSuite, корпорация Sun Microsystems предлагает пакет StarOffice. Во многих странах существовали национальные текстовые редакторы. Например, в России долгое время  был популярен текстовый редактор Лексикон. В общей сложности на рынке присутствуют десятки офисных  приложений разных производителей, однако все они в совокупности занимают не более 5% мирового рынка.

Чаще всего  в качестве альтернативы MS Office называют пакет OpenOffice.org, бесплатный (open source - офисный  пакет или его модификация StarOffice, распространяемая компанией Sun).

Open Source - это программы  с открытым исходным кодом  (т.е. текстом программы на языке  программирования). Открытый код  общедоступен, его можно использовать, модифицировать и свободно распространять. К успешной разработке обычно  постепенно присоединяются заинтересованные  в развитии продукта добровольцы,  а также коммерческие организации,  зарабатывающие на поддержке  данного продукта. если какая-то часть разработчиков не удовлетворена направлением разработки, они могут создать собственную ветвь развития продукта.

OpenOffice.org - это  свободно распространяемый набор  офисных программ, в состав которого  входят следующие компоненты:

Writer – текстовый процессор и визуальный редактор HTML. В дополнение к обычным особенностям текстового процессора (проверка орфографии, тезаурус, расстановка переносов, автозамена, поиск и замена, автоматическое составление оглавлений и индексов, составление стандартных писем и другое), Writer обеспечивает следующие важные возможности:

Шаблоны и стили;

Мощные методы разметки страниц (включая врезки, столбцы  и таблицы);

Встраивание или  связывание графики, электронных таблиц и других объектов;

Встроенные средства рисования;

Главные документы, используемые для объединения набора документов в один документ;

Отслеживание  изменений в версиях документов;

Интеграция с  базами данных, включая базу данных библиографии; Экспорт в формат PDF, включая закладки.

Рис 8 OpenOffice.org Write 

Calc (табличный  процессор). Calc работает с элементами, имеющими название электронные таблицы. Электронные таблицы состоят из определенного числа листов, каждый из которых содержит блок ячеек, расположенных по строкам и столбцам.

В этих ячейках  расположены индивидуальные элементы — текст, числа, формулы и пр. —  которые и составляют данные, которые  отображаются и которыми можно манипулировать.

Можно также  вводить данные и использовать Calc в режиме 'Что-если', изменяя некоторые из этих данных и наблюдая результаты без необходимости полного повторного ввода остальных данных в электронную таблицу.

Рис 9 OpenOffice.org Calc 

Draw (графический  редактор). Модуль Draw представляет собой инструмент рисования, использующий векторную графику. Он содержит ряд сервисов, позволяющих быстро создавать все виды рисунков. Векторная графика позволяет сохранять и отображать изображения в виде векторов (две точки и линия), а не в виде набора пикселей (точек на экране). Векторная графика упрощает сохранение и масштабирование изображений.

Модуль Draw идеально интегрирован в систему OpenOffice.org, что  позволяет осуществлять обмен рисунками  между любыми модулями системы очень  просто. Например, если вы создаете рисунок  в Draw, то легко можете использовать его в документе Writer с помощью  копирования и вставки. Вы также  можете работать с графикой непосредственно  в модулях Writer и Impress, используя подмножество функций и инструментов из Draw.

Impress (система  презентаций). Способна создавать PDF файлы из презентаций, а кроме того, экспортировать их в формат Macromedia Flash (SWF), что даёт возможность просматривать их на любом компьютере с инсталлированным Flash-проигрывателем. Может показывать, редактировать и сохранять файлы в нескольких форматах, включая формат .ppt, который используется в Microsoft PowerPoint.

Для пользователей, нуждающихся в поддержке со стороны  разработчика, имеет смысл обратить внимание на StarOffice7.0, который обладает всеми возможностями OpenOffice, а также  имеет дополнительные компоненты. StarOffice и OpenOffice.org работают под управлением  операционных систем Solaris, Linux и Windows. 



26 Роль и значение документированной информации в управлении предприятиями

Одним из важных компонентов этой работы является исследование относительно нового понятия в российском документоведении — управления документацией и введение его не только в научный оборот, но и в практику. Термин “управление документацией” широко распространен в мире. Например, в США организация, ведающая вопросами документации, носит название “Национальный архив и управление документацией” (National Archives and Records Administration (NARA). Буквальный перевод немецкого термина “Schriftgutverwaltung” означает “управление письменными документами” (обычно данный термин переводят как делопроизводство, хотя это и не совсем верно). Английский термин “Records Management” также переводится как управление документами. 

Следует сказать, что хотя управление документацией в зарубежных странах организуется по-разному, но в то же время имеет некоторые общие черты, сформировавшиеся под влиянием международных связей и рекомендаций международных организаций (ЮНЕСКО — Программа RAMP, Международный совет архивов — Международный совет по управлению документацией, Международная федерация по управлению документацией; Международная организация по стандартизации ИСО — технический комитет ИСО/ТК 154 “Документы и информация в управлении: торговле и промышленности”). 

 цикл документов. 

  1. Создание документов. Этот элемент понимается как установление необходимого перечня используемых документов, их названий и функционального назначения, проектирование форм документов, наблюдение за их использованием, применение современных информационных технологий для составления документов. 

  2. Хранение и использование документированной информации. Этот элемент понимается как формирование дел (в российской терминологии), создание файлов и систем поиска документов и информации, развитие систем передачи информации, телекоммуникаций, копирования и тиражирования документов; создание центров хранения документов или административных архивов (в российской терминологии — текущие архивы). 

  3. Передача документов на постоянное (государственное) хранение. Этот элемент понимается как составление перечней документов со сроками хранения, оценка документов, идентификация и описание каждого документа и комплексов документов. Ценность и необходимость сохранения признается за документами, которые могут служить для доказательства существовавших сделок или для проведения исторических исследований. 

  4. Управление архивами. Этот элемент понимается как проектирование и строительство архивохранилищ, совершенствование методов консервации и реставрации, систематизации и описания архивных фондов, доступа к документам, составления справочных средств и распространения в обществе информации об архивах. 

27 Виды договоров, используемых в деятельности предприятия

К предпринимательским договорам по продаже (реализации) товаров относятся договор купли-продажи, включая договор поставки товаров, договор поставки товаров для государственных нужд, договор контрактации, договор энергоснабжения, договор продажи предприятия, а также договор розничной купли-продажи, договор энергоснабжения и др.

Предпринимательские договоры по реализации товаров имеют исключительно важное значение для предпринимательского оборота, так как развитая цивилизованная торговая деятельность является основой полноценного предпринимательства, стимулирующей производственную, посредническую и иные виды предпринимательской деятельности.

К числу предпринимательских договоров по передаче имущества в пользование в первую очередь необходимо отнести различные виды договора аренды, поскольку, с одной стороны, предоставление имущества во временное владение и пользование позволяет арендодателю получить предпринимательский доход (прибыль). С другой стороны, для эффективного осуществления предпринимателями своей деятельности им в ряде случаев экономически более выгодно не приобретать имущество в собственность, а получить его в аренду и использовать для своей деятельности. Например, торговое предприятие, расширяющее объем реализации своих товаров, может нуждаться в дополнительных складских и офисных помещениях и т. п.

В связи с этим наиболее типичными для предпринимательской деятельности являются договор аренды предприятия, договор финансовой аренды (лизинга), договор проката.

Предпринимательскими договорами по выполнению (производству) работ являются в первую очередь различные виды договора подряда – договор строительного подряда, договор подряда на выполнение проектных и изыскательских работ, государственный контракт на выполнение подрядных работ для государственных нужд, договор бытового подряда и т. д.

Большое значение в предпринимательской деятельности имеют предпринимательские договоры по оказанию услуг. Оказание услуг является необходимым в предпринимательском обороте. В связи с этим значительное число договорных обязательств в предпринимательстве связано с оказанием услуг, в которых могут нуждаться как сами предприниматели, так и лица, к ним не относящиеся. В отличие от работ услуги не получают овеществленного выражения, отличного от самой деятельности, в которой они выражены Законодательство предусматривает возможность оказания различных видов услуг в рамках следующих договоров: возмездного оказания услуг, коммерческого представительства, комиссии, агентирования, перевозки, экспедирования, страхования, доверительного управления имуществом, хранения и др.

29 Бланки документов

Бланк - стандартный лист бумаги с нанесенными на него постоянными реквизитами и местом для переменных.

В любой фирме должно существовать два вида бланков организационно-распорядительных документов:

  • бланк письма;

  • бланк для оформления любых видов ОРД, кроме письма («единый» бланк).

Постоянные реквизиты бланка письма(См. прим. 1) располагаются по следующей схеме:

Эмблема организации (03)

Наименование организации (06)

Справочные данные об организации (07)

Код по ОКПО или ОКОГУ (04)

Постоянная часть переменного реквизита «Дата документа»

Постоянная часть переменного реквизита «Регистрационный номер документа»

Постоянная часть переменного реквизита «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»

Эмблема организации (03)

Наименование организации (06)

Свободное поле для реквизита «Наименование вида документа» (08)

Код по ОКУД (05)
(если форма документа унифицирована)

Постоянная часть переменного реквизита «Дата документа»

Постоянная часть переменного реквизита «Регистрационный номер документа»

Место составления или издания (12)
(переменный реквизит может не проставляться)

Постоянные реквизиты «единого» бланка(См. прим. 2) располагаются по следующей Например, постоянные реквизиты бланка письма:

Постоянные реквизиты бланка письма

Постоянные реквизиты «единого» бланка:

Постоянные реквизиты «единого» бланка

30 Справочно-информационные документы



Назначение и состав справочно-информационной документации
В состав информационно-справочных документов входят докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.
Особую группу в информационно-справочной документации составляет переписка — обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение и др.), использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. К переписке прибегают для реализации информационных связей между организациями — как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения. Виды деловой переписки и их названия определяются способами передачи деловой информации, которые разделяются на два основных вида: почтовая связь и электросвязь.
Деловая переписка занимает значительное место в документационном массиве организаций. Являясь связующим звеном между организациями, переписка может составлять до 80% входящей и исходящей документации.
Переписку отличает широкое видовое разнообразие — от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запрос, уведомление, согласие, претензия, требование, разъяснение, подтверждение, просьба, гарантия, приглашение и др.
Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).

Составление и оформление справочно-информационных документов
Докладная записка — это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя — руководителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации.
Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние — на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются наименование организации (для внутренней - наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок тексту, подпись. В настоящее время для успешной работы нашего агентства необходимо увеличение базы данных о потенциальных клиентах. Одним из наиболее реальных путей ее расширения является постоянный анализ средств массовой информации, в частности, прессы (информация о наиболее крупных клиентах агентства была получена из аналитического журнала «Эксперт»).
Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделениях и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.
Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.
Объяснительная записка — это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.
Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.
Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

31 Архивное хранение документов

Обеспечение сохранности документов

Дела кратковременного (до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет) и постоянного срок хранения должны быть сохранены в организации:

  1. до завершения установленного срока и выделения их к уничтожению;

  2. до сдачи дел на государственное хранение;

  3. до ликвидации организации.

В течение всего установленного срока хранения должны обеспечиваться не только учет документов, но и их физическая сохранность и использование.

Это предъявляет определенные требования к обработке самих дел и оборудованию архивохранилищ.

Документы архива подразделяются на документы общего и обособленного хранения, на бумажной и пленочной основе. В состав последних включают не только пленки для фото, видео- и фонозаписей, но и другие компьютерные носители информации, еще не оформившиеся в самостоятельную группу.

Электронные документы в архивах

Срок хранения документной информации на компьютерных носителях данных определяется на общих основаниях по соответствующим статьям перечней.

Согласно принципам архивного дела документ должен храниться на том носителе информации, на котором он был создан. Поэтому хранение офисных документов на компьютерных носителях не запрещено, но и не приветствуется в силу объективных причин.

До настоящего времени более надежного и дешевого, чем бумага (документ на бумаге уже есть, он бесплатен!), носителя с более универсальной и автономной системой записи и чтения информации пока в офисных технологиях не появилось.

Размещение документов в хранилищах

Продуманное размещение документов позволяет рационально использовать помещения, сократить затраты на поиск дел, обеспечить оптимальные условия хранения и возможности эвакуации архива при возникновении чрезвычайных обстоятельств.

В основе размещения архивных документов в организациях лежит:

  1. создание наилучших условий для документов постоянного хранения,

  2. удобства оперативного использования всех документов.

33 Анализ объема и структуры документооборота

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.1

Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.2

Несмотря на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется нормировать и регулировать. Так, например, в разделе "3.1 Организация документооборота" Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) предлагается закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы документационного обеспечения управления (ДОУ). В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:

Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

В каждой организации можно выделить следующие потоки документов*:

  • поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;

  • потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;

  • поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:

  • содержанием или функциональной принадлежностью;

  • структурой;

  • режимом или цикличностью;

  • направлением;

  • объемом.

34 Сроки хранения дел

На хранение в ведомственный архив поступают [3]:

  • законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений или подчиненных ему учреждений;

  • фонды ликвидированных организаций и предприятий, входивших в систему учреждения, а также их предшественников (постоянного срока хранения и по личному составу);

  • документы, необходимые в практической деятельности (со сроком хранения свыше 10 лет);

  • личные фонды деятелей науки, техники, литературы, искусства и наиболее выдающихся новаторов производства, работавших (работающих) в данном учреждении или подчиненных ему учреждениях;

  • служебные и ведомственные издания;

  • страховой фонд особо ценных документов в виде микрофильмов или других копий;

  • научно-справочный аппарат к документам архива.

  • Передача дел из структурного подразделения в ведомственный архив организации осуществляется в соответствии с графиком, составленным архивом. График приема-передачи дел согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем предприятия. Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками структурного подразделения, сдающего документы.

  • Прием-передача дел в архив производится работниками службы делопроизводства и архивистом. Дела постоянного срока хранения и сроком хранения более 10 лет должны приниматься работником архива в присутствии ответственного должностного лица структурного подразделения, сдающего документы по описям.

  • После приема дел на всех трех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи делают заверительную надпись. В ней указываются (цифрами и прописью): количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи дел.

  • Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел организации (или структурного подразделения).

Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров.

35 Альбомы унифицированных форм первичной учетной документации



Альбом унифицированных форм первичной учетной документации разработан НИПИстатинформ Госкомстата России на основании Постановления Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 г. № 835. Формы первичной учетной документации данного альбома утверждены Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

В настоящий альбом включены унифицированные формы первичной учетной документации по учету операций в общественном питании. К формам даны краткие указания по их применению и заполнению.

Рекомендуемый формат форм указан в перечне форм первичной учетной документации.

В формах предусмотрены зоны кодирования информации. Коды, по которым нет ссылок на общероссийские классификаторы, предназначены для обобщения и систематизации информации при обработке данных средствами вычислительной техники и проставляются по системе кодирования, принятой в организации.

Ведение первичного учета по унифицированным формам первичной учетной документации, включенным в настоящий альбом, распространяется на юридические лица всех организационно - правовых форм и форм собственности, осуществляющие деятельность в отраслях экономики.

+-----------+------------------------------------+---------------+

¦ Номер ¦ Наименование формы ¦ Формат ¦

¦ формы ¦ ¦ ¦

+-----------+------------------------------------+---------------+

¦ КМ-1 ¦Акт ¦ ¦

¦ ¦о переводе показаний суммирующих¦ ¦

¦ ¦денежных счетчиков на нули и¦ ¦

¦ ¦регистрации контрольных счетчиков¦ ¦

¦ ¦контрольно - кассовой машины ¦ А4 ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ КМ-2 ¦Акт ¦ ¦

¦ ¦о снятии показаний контрольных и¦ ¦

¦ ¦суммирующих денежных счетчиков при¦ ¦

¦ ¦сдаче (отправке) контрольно -¦ ¦

¦ ¦кассовой машины в ремонт и при¦ ¦

¦ ¦возвращении ее в организацию ¦ А4 ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ КМ-3 ¦Акт ¦ ¦

¦ ¦о возврате денежных сумм покупателям¦ ¦

¦ ¦(клиентам) по неиспользованным¦ ¦

¦ ¦кассовым чекам ¦ А4 ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ КМ-4 ¦Журнал ¦ ¦

¦ ¦кассира - операциониста ¦ 2А4 L ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ КМ-5 ¦Журнал ¦ ¦

¦ ¦регистрации показаний суммирующих¦ ¦

¦ ¦денежных и контрольных счетчиков¦ ¦

¦ ¦контрольно - кассовых машин,¦ ¦

¦ ¦работающих без кассира -¦ ¦

¦ ¦операциониста ¦ 2А4 L ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ КМ-6 ¦Справка - отчет ¦ ¦

¦ ¦кассира - операциониста ¦ А4 ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ КМ-7 ¦Сведения ¦ ¦

¦ ¦о показаниях счетчиков контрольно -¦ ¦

¦ ¦кассовых машин и выручке организации¦ А4 L ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ КМ-8 ¦Журнал ¦ ¦

¦ ¦учета вызовов технических¦ ¦

¦ ¦специалистов и регистрации¦ ¦

¦ ¦выполненных работ ¦ 2А4 L ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ КМ-9 ¦Акт ¦ ¦

¦ ¦о проверке наличных денежных средств¦ ¦

¦ ¦кассы ¦ А4 ¦

+-----------+------------------------------------+---------------+



36 Технологии защиты документной информации на предприятии

Коммерческая тайна- производственная, научно-техническая, управленческая, финансовая и иная документированная информация, используемая для достижения коммерческих целей (получения прибыли, предотвращение ущерба, получение добросовестного преимущества над конкурентами), которую предприниматель считает конфиденциальной. К конфиденциальным сведениям относятся, прежде всего идеи, изобретения, открытия, технологии, индивидуальные детали коммерческой деятельности, позволяющие успешно конкурировать, прибыль фирмы и т. п.

Основами ГК РФ введена защита технической, организационной и коммерческой информации, составляющей секреты производства («ноу-хау»). При этом установлен один общий признак - «коммерческий признак», т.е. способность быть объектом рыночного оборота. К нему относятся любые знания, включая практический опыт специалистов во всех сферах хозяйственной деятельности.

Условия, при которых информация предприятия может быть отнесена к коммерческой тайне, перечислены в статье 139 части Гражданского Кодекса РФ. К ним относятся:

· Действительная или потенциальная коммерческая деятельность информации в силу неизвестности ее третьим лицам;

· Отсутствие свободного доступа к этой информации на законном основании;

· Принятие обладателем информации необходимых мер к охране ее конфиденциальности.

· Обеспечение сохранности конфиденциальной информации коммерческого предприятия требует соблюдения следующих условий:

· Определение сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия;

· Обеспечения порядка их защиты.

Если эти условия не будут выполнены, то у предприятия не будет законных оснований для привлечения к ответственности работников за разглашение или передачу сведений, составляющих коммерческую тайну.

Сведения коммерческой тайны предприятия можно условно разделить на два крупных блока:

· Научно - техническая (технологическая) информация;

· Деловая информация.

Научно - техническая информация включает: сведения о конструкциях машин и оборудования; чертежи; схемы; используемые материалы; рецептуры; методы и способы производства (особенно о вновь разрабатываемых изделиях); новые технологии, направления модернизации известных технологий, процессов и оборудования; программное обеспечение ПВЭМ.

Деловая информация включает:

· Сведения о финансовой стороне деятельности предприятия, за исключением финансовых отчетов (состояние расчетов с клиентами, задолженность, кредиты и т.п.);

· Сведения о размере прибыли, себестоимости произведенной продукции и др.;

· Планы развития предприятия (тактические и стратегические);

· Планы и объемы реализации продукции (планы маркетинга, данные о характере и объеме торговых операций, уровня цен, наличие товаров);

· Анализ конкурентоспособности производимой продукции, эффективность экспорта и импорта, предполагаемое время выхода на рынок;

В тексте документа также может быть оговорена конфиденциальность сведений, права предприятия на них, порядок их использования и т.п.Например, если коммерческая тайна является результатом совместной деятельности с другим предприятием, то необходимость ее сохранения должна быть отражена в контракте. В случае отсутствия грифа «Коммерческая тайна» и указаний на конфиденциальность в тексте предполагается, что автор и лица, подписавшие или утвердившие документ, предусмотрели все возможные последствия от свободной (без ограничения доступа) работы с документом.


Приложение

к приказу директора ЗАО

от 00.00.00 №

ПЕРЕЧЕНЬ СВЕДЕНИЙ,

составляющих КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ

ЗАО «Интегра»

Размер кредитов, которые взяла или собирается взять фирма

Объем производства продукции (в месяц, квартал, год)

Наименование фирм - контрагентов

Размер прибыли, получаемой за месяц, квартал, год

Распределение прибыли

Цели, задачи и тактика переговоров с деловыми партнерами

Условия коммерческих контрактов, платежей, услуг

Степень заинтересованности в приобретении товара или услуг

Заработная плата сотрудников предприятия

Характер и репутация персонала предприятия

Регионы сбыта продукции

Направление маркетинговых исследований предприятия

Директор подпись В.И. Завьялов




37 Требования к содержанию документов

1. Описание комплекса технических средств

2.1.1. Документ «Описание комплекса технических средств» должен содержать разделы:

• общие положения;

• структура комплекса технических средств;

• вычислительный комплекс;

• абонентские пункты;

• аппаратура передачи данных.

2.1.2. Требования к содержанию разделов

2.1.2.1. В разделе «Общие положения» должны быть приведены исходные данные,

использованные при проектировании технического обеспечения АСУ.

2.1.2.2. В разделе «Структура комплекса технических средств» должны быть приведены:

• обоснование выбора комплекса технических средств (КТС), в том числе технических

решений по обмену данными с объектом управления и техническими средствами

других АСУ (в случае наличия указанных связей), использованию технических

средств ограниченного применения (в соответствии с перечнями, утвержденными в

установленном порядке) и ссылки на документы, подтверждающие согласование их

поставки;

• описание функционирования КТС, в том числе в пусковых и аварийных режимах; • описание размещения КТС на объектах управления и на производственных площадях

с учетом выполнения требований техники безопасности и соблюдения технических

условий эксплуатации технических средств;

• обоснование применения и технические требования к оборудованию,

предусмотренному в утвержденных проектах и сметах на строительство или

реконструкцию предприятий и изготовляемому в индивидуальном порядке

промышленными предприятиями или строительно-монтажными организациями по

заказным спецификациям и чертежам проектных организаций как неповторяющиеся,

не имеющие отраслевой принадлежности по изготовлению и применяемые в силу

особых технических решений в проекте;

• обоснование методов защиты технических средств от механических, тепловых,

электромагнитных и других воздействий, защиты данных, в том числе от

несанкционированного доступа к ним, и обеспечения заданной достоверности данных

в процессе функционирования КТС (при необходимости);

• результаты проектной оценки надежности КТС (при необходимости).

2.1.2.3. В разделе «Вычислительный комплекс» должны быть приведены:

• обоснование и описание основных решений по выбору типа ЭВМ;

• описание структурной схемы технических средств, размещенных в вычислительном

центре (ВЦ);

• описание основных решений по выбору типов периферийных технических средств

(ПТС ЭВМ), в том числе средств получения, контроля, подготовки, сбора,

регистрации, хранения и отображения информации;

• результаты расчета или расчет числа технических средств ВЦ и потребности в

машинных носителях данных;

• обоснование численности персонала, обеспечивающего функционирования ВЦ в

пусковом, нормальном и аварийном режимах;

• расчет площадей и технические решения по оснащению рабочих мест;

• описание особенностей функционирования технических средств ВЦ в пусковом,

нормальном и аварийном режимах;

• принятая технология подготовки машинных носителях данных, решения по контролю

данных при вводе в ЭВМ и в процессе их хранения.

2.1.2.4. В разделе «Абонентские пункты» должны быть приведены:

• обоснование и описание решений по выбору технических средств абонентских

пунктов (АП);

• обоснование и описание решений по выбору периферийных технических средств АП,

в том числе средств получения, контроля, подготовки, сбора, регистрации, передачи,

отображения информации и воздействия на объект управления;

• результаты расчета (или расчет) числа носителей технических средств каждого АП и

потребности в машинных носителях данных;

• обоснование численности персонала, обеспечивающего функционирование каждого

АП;

• технические решения по оснащению рабочих мест оперативного персонала АП,

включая описание рабочих мест;

• описание особенностей функционирования АП в пусковом, нормальном и аварийном

режимах.